Разъездной характер работы

Когда поездки точно являются разъездной работой?

Закон не дает четкого определения РХР, но ведомства и суды выработали четкие критерии (Письма Роструда от 13.11.2024 № ПГ/24733-6-1, от 16.02.2024 № ПГ/01856-6-1, Письмо Минтруда от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047):

1. Постоянство и регулярность. Поездки носят не разовый, а постоянный характер, являются неотъемлемой частью трудовой функции. Цитата из Письма Роструда от 13.11.2024 № ПГ/24733-6-1: «...разъездной может считаться работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории...»
2. Территория. Поездки совершаются в пределах «обслуживаемой территории» (участков), закрепленной в трудовом договоре или ЛНА.
3. Возвращение домой. У сотрудника есть возможность ежедневно возвращаться к месту жительства (хотя, как отмечают суды, отсутствие такой возможности не автоматически превращает поездку в командировку — см. определение Второго КСОЮ от 23.08.2022 № 88-18903/2022).

Какие документы должны быть у вас в компании?

Если вы установили РХР, но не закрепили его документально, налоговики могут переквалифицировать выплаты. Это подтверждает и судебная практика (Постановление 20-го ААС от 11.03.2025 № 20АП-7491/2024). Вам потребуется три обязательных элемента:

1. Локальный акт или коллективный договор. В нем нужно утвердить: перечень работ, профессий, должностей с разъездным характером (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ); размеры и порядок возмещения расходов (проезд, наем жилья, суточные); порядок подтверждения поездок (путевые или маршрутные листы).
2. Трудовой договор (или допсоглашение): прямое указание на разъездной характер работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ); определение «обслуживаемой территории» (например, «Москва и Московская область», «вся территория РФ»). Это критически важно для разграничения с командировками.
3. Документы, подтверждающие факт поездок. Для учета рабочего времени при РХР используйте: путевые листы (для водителей — форма может быть разработана самостоятельно с учетом приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390); маршрутные листы (для курьеров, менеджеров, которые ходят пешком или ездят на общественном транспорте). Форму разрабатываете вы сами и закрепляете в ЛНА.

Табель и оплата: в чем главная разница?

Здесь кроется главная «фишка» и основная экономия для работодателя, но одновременно и зона риска при ошибках.

1. Оплата. В отличие от командировки, где сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ), дни в рамках РХР оплачиваются как обычные рабочие дни (оклад/тариф). Сотрудник получает зарплату, а не средний заработок. Важно: если вы ошибочно поставили в табеле «К» (командировка), но оплатили по окладу, это нарушение. Если не оформили командировку, но поездка ей является, сотрудник вправе требовать доплаты до среднего (определение Шестого КСОЮ от 27.06.2024 № 88-15101/2024).
2. Учет времени. В табеле рабочее время при РХР отражается как обычно («Я» или цифровой код). Отдельной графы для «разъездов» нет. Для подтверждения использования времени служат те самые путевые/маршрутные листы.

Учёт поездок: не только бумага, но и цифра

Мы уже говорили, что для подтверждения РХР нужны путевые или маршрутные листы. Но этого мало. Важно организовать системный учёт.

Журнал выдачи путевых/маршрутных листов. Храните документы не просто в папке, а в реестре (журнале) со сквозной нумерацией и датой выдачи. Форма может быть бумажной (классический журнал) или электронной (Excel, Google Sheets, 1С). Главное — соблюдать хронологию и непрерывность. Отсутствие учёта выдачи листов — прямой путь к тому, что налоговики усомнятся в реальности поездок.

Календари и системы постановки задач. Если ваша компания использует цифровые инструменты (Jira, Confluence, Битрикс24, Directum, «Яндекс.Календарь» и др.) — используйте их для учёта разъездов. Что фиксируем: дату и время выезда/возвращения; маршрут (откуда, куда, через какие точки); цель поездки (со ссылкой на рабочую задачу/проект); подтверждение руководителя. Важно: если система формализована (задачи с дедлайнами, календари с приглашениями), она становится таким же доказательством служебного характера поездки, как и маршрутный лист. Суды принимают такие данные (см., например, определения, где учитывались скриншоты из корпоративных систем).

Возмещение расходов: транспорт бывает разным

Независимо от того, на чём ездит сотрудник, работодатель обязан возместить расходы на проезд (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). Но вот подтверждающие документы зависят от вида транспорта.

1. Общественный транспорт: билеты, чеки ККТ, проездные документы. Всё это — основание для компенсации без НДФЛ и взносов.
2. Служебный автомобиль. Если сотрудник использует машину компании, расходы на топливо и содержание тоже нужно подтвердить, иначе налоговики снимут затраты: путевые листы с обязательными реквизитами (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390); чеки АЗС (или топливные карты с детализацией); приказ о закреплении автомобиля за сотрудником (или указание в трудовом договоре). Совет: не ограничивайтесь путевыми листами. Если водитель или менеджер использует служебный авто, закрепите порядок использования и учёта ГСМ в ЛНА. Это обезопасит от претензий.
3. Личный автомобиль: согласие сторон (условие в трудовом договоре или допсоглашении); компенсация может быть фиксированной или по фактическим расходам. Безопаснее — по факту, с чеками и путевыми листами; НДФЛ и взносы не начисляются на сумму документально подтверждённых расходов (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Кстати, если сотрудник использует личный автомобиль, не забудьте прописать в локальном акте или договоре, что он обязан предоставлять чеки и путевые листы/маршрутные листы. Иначе могут посчитать компенсацию частью зарплаты.

Суточные: нормирование по НК РФ и новые правила

Суточные выплачиваются и при РХР, и при командировках. Но есть важные нюансы для целей налогообложения (ст. 168.1 ТК РФ).

1. Основание выплаты. Для РХР суточные платят только в случае, если сотрудник не может ежедневно возвращаться к месту жительства. Если может — суточные не начисляются (это условие нужно прописать в ЛНА).
2. Необлагаемые лимиты (НДФЛ и взносы): по России — 700 руб. в день (как для командировок, так и для разъездов) — п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; за границей — для разъездной работы за пределами РФ необлагаемый лимит с 1 января 2025 года составляет 3 500 руб. в день (для командировок — 2 500 руб.).
3. НДФЛ со сверхлимита. Дата получения дохода различается: для командировок — последний день месяца утверждения авансового отчета (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ); для разъездной работы — день фактической выплаты денег (Письмо Минфина от 07.02.2024 № 03-04-06/10296).

Меры безопасности: на что обращают внимание налоговики?

Недавняя практика (Постановление 20-го ААС от 11.03.2025 № 20АП-7491/2024) показывает, что налоговики внимательно смотрят на:

1. Обоснованность. Можно ли установить разъездной характер работы бухгалтеру или юристу? Формально ТК РФ не запрещает (информация Роструда от 03.03.2023), но если вы платите «разъездную» компенсацию в 35–40 000 руб. при окладе 15 000 руб., а документов (ЛНА, перечня должностей) нет — это почти гарантированные доначисления.
2. Надбавки. Установление доплаты «за разъезды» — это право, а не обязанность (ст. 129 ТК РФ). Если вы ее ввели, помните: она не отменяет обязанность возмещать реальные расходы (проезд, жилье, суточные) по ст. 168.1 ТК РФ. Иначе надбавку могут признать частью зарплаты, а не компенсацией.

Почему важно вести учёт системно?

Отсутствие журналов, бессистемная выдача листов, неформализованные поездки в мессенджерах — всё это:

Запомните: если учёт разъездов у вас «на честном слове», безопаснее оформлять командировки, даже если сотрудник выезжает часто. РХР — это про системность и документальную прозрачность:

• мешает доказать реальность поездок при проверке ГИТ (могут переквалифицировать в командировки и потребовать доплаты до среднего заработка);
• даёт основание ФНС снять расходы по налогу на прибыль и доначислить НДФЛ (как в деле Постановления 20-го ААС от 11.03.2025 № 20АП-7491/2024, где компания не представила документы, подтверждающие разъездной характер бухгалтера и юриста).

Что в итоге:

1. Учёт поездок должен быть системным: журнал выдачи путевых/маршрутных листов (электронный реестр с нумерацией), фиксация в корпоративных системах (Jira, Битрикс, Directum, календари).
2. Возмещение расходов обязано покрывать проезд на любом транспорте. Если используете служебный авто — подтверждайте путевыми листами и чеками. Для личного авто — чётко пропишите условия в договоре.
3. Не забывайте про табель: при РХР ставите обычные рабочие часы («Я»), оплачиваете окладом, а не средним заработком.
4. Суточные — только когда сотрудник не может вернуться домой (пропишите это в ЛНА), необлагаемый лимит 700 руб. по России, для заграничных разъездов — 3 500 руб./день (с 2025).

Вывод. Разъездной характер работы — это удобно и экономично, но только при условии, что вы готовы к системному учёту и документальному оформлению каждой поездки. Если всё пустить на самотёк, налоговики и трудовая инспекция быстро превратят «разъездных» в «командированных» со всеми вытекающими доначислениями.