Мост между кадровыми документами и Экспертной комиссией

Именно здесь решается, что уйдёт в архив, что останется в отделе, а что будет уничтожено. И главные действующие лица здесь — Экспертная комиссия (ЭК) и руководитель вашего подразделения.

Кто входит в ЭК и может ли там быть ваш руководитель отдела?

Да, может. Более того, это прямо предусмотрено. Согласно Примерному положению об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43), в состав ЭК включаются представители основных структурных подразделений организации. Это значит, что начальник отдела кадров или иной уполномоченный им сотрудник не просто приглашается «послушать», а является полноценным членом комиссии с правом голоса. Именно он лучше всех знает ценность и потенциальные риски, связанные с теми или иными кадровыми документами.

От инвентаризации к описи: готовим «досье» на каждое дело

Прежде чем ЭК начнёт работу, мы должны подготовить Опись дел структурного подразделения. В отличие от номенклатуры, которая является планом на будущий год («заводим папку с индексом 03-15 для табелей»), опись — это документально зафиксированный факт за прошедший период.

В соответствии с пунктом 62 Правил (Приказ Росархива № 77), составлять опись обязаны работники самого структурного подразделения. То есть, мы сами. На каждое завершённое дело заводится отдельная запись: его точный индекс по номенклатуре, заголовок, крайние даты документов, количество листов и срок хранения. Именно опись, а не просто «список папок», является юридическим основанием для передачи дел в архив организации.

Заседание ЭК: точка «вето» и защита интересов отдела

Итак, описи подготовлены, сроки хранения по некоторым делам истекли. Архивариус или ответственный за архив готовит проект Акта о выделении к уничтожению документов и выносит его на заседание ЭК.

Это самый важный момент. Пункт 23 Правил гласит, что подготовленный проект акта передается в архив организации, где он может быть дополнен или скорректирован. Окончательное решение о выделении документов к уничтожению принимает ЭК.

Что это значит на практике?

Рассматривая проект акта, начальник отдела кадров видит, например: «Дело № 03-20, Графики отпусков за 2025 год. Срок хранения 3 года, подлежит уничтожению».

Имея на это полное право, он может заявить: «Нет. По этим сотрудникам шли судебные разбирательства. Я не разрешаю уничтожать дело, оно необходимо для работы».

Это решение абсолютно законно и оформляется протоколом заседания ЭК. Дело остаётся на хранении в отделе или передаётся в архив на срок, установленный комиссией. Именно здесь работает «вилка»: срок в номенклатуре — это ориентир, а не константа. Если документы значимы и нужны, по решению ЭК они могут продолжить храниться в отделе или через 3 года перейти в архив, несмотря на короткий срок по Перечню приказа Росархива № 236.

Если же возражений нет, акт подписывается председателем и членами ЭК, утверждается руководителем организации. Только после этого происходит физическое уничтожение дел целиком, а не отдельных листов. Уничтожение подтверждается документально, и в учётные документы архива вносятся изменения.

Таким образом, ЭК и опись — это не бюрократические формальности, а ваш реальный инструмент защиты. Они позволяют законно уничтожить ненужное и гарантированно сохранить всё, что может пригодиться.

Есть ли у вас вопросы по архиву? Сложилась ли у вас картина, что мы уничтожаем по правилам Роскомнадзора, а что храним и уничтожаем «папками» по правилам Росархива?