Архив: от создания документа до его уничтожения или передачи в муниципальный архив

Что есть архив

В головах большинства архив — это «специальное помещение, куда документы попадают через много лет либо после увольнения работника». Это опасное упрощение.

С точки зрения Правил (утв. Приказом Росархива № 77), архив организации — это не пункт назначения, а процесс.

Правила в п. 7 определяют:

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации, составляют ее документальный фонд.

А архивный фонд (п. 9 Правил) — это уже часть документального фонда, которая отобрана для постоянного или длительного хранения.

Как это понимать? Всё просто, что когда вы создаете ТД и/или приказ о приеме на работу, эти документы в ту же секунду с момента подписания попадают в сферу действия архивного законодательства. Вы не можете сказать: «Ну, пока работник трудится у нас, мы будем хранить его в документы папке «Личное дело» или в папках: «Трудовые договоры» и «Приказы по личному составу», а архивом займемся через N время, после того, как работник уволится».

Почему создать систему управления документацией не повинность, а выгода и необходимость работодателя? Потому что именно момент включения документа в систему делопроизводства (формирования дела) является точкой «отрыва» от пристального надзора РКН.

Часть 2 статьи 1 Закона № 152-ФЗ говорит нам, что действие закона не распространяется на отношения, возникающие при:

2) организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

Если вы формируете (собираете) документы в дела по нормам приказов № 77 и № 236 — вы работаете по архивному законодательству. Если просто складываете «бумажки» в папки — вы по-прежнему обрабатываете ПДн по № 152-ФЗ с риском нарушить его принципы (например, «не хранить избыточные (лишние) ПДн»).

Подумайте о вышенаписанном и почитайте методические рекомендации Разработки ВНИИДАД.

Номенклатура дел: навигатор, который спасёт и при проверке, и при уничтожении документов

Что такое номенклатура дел и зачем она нужна

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые заводятся в вашем отделе кадров, с указанием сроков хранения (п. 106 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Благодаря ей вы видите как собраны по разным видам документам и их срокам хранения: приказы об увольнении (50 лет), где – графики отпусков (3 года), а где — книга учета движения трудовых книжек (переходящие дела).

Начиная с 1 января года, сразу после окончания делопроизводства минувшего года (31 декабря), ваши документы автоматически становятся архивными. И дальше работа с ними идёт уже по архивному законодательству (приказ Росархива № 77).

Составляем номенклатуру: пошаговая «инвентаризация»

В декабре мы садимся и проводим ревизию всей документации отдела кадров. Наша опора — Перечень типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236). Для кадровой службы это статьи 434–465.

Принцип прост: разные сроки хранения — разные дела. Смешивать документы с 50-летним и годовым сроками хранения (после завершения делопроизводства) в одной папке нельзя — поэтому:

• Дело № 03-11 «Приказы об увольнении» — срок 50 лет.
• Дело № 03-17 «Приказы о привлечении к работе в выходной день » — 5 лет
• Дело № 03-20 «Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий» — 1 год

Форму номенклатуры утвердили в приложении 1 к Правилам № 77. Она состоит из пяти граф:

1. Индекс дела.
2. Заголовок дела.
3. Количество томов (заполняем в конце года).
4. Срок хранения и номер статьи по перечню.
5. Примечание.

Откуда берутся индексы и как они связаны со штаткой

Индекс — это «адрес» дела. Он состоит из двух частей и записывается через дефис (п. 108 ГОСТ Р 7.0.8-2025). Первая часть — цифровой код вашего отдела по штатному расписанию. Вторая — порядковый номер дела в разделе номенклатуры. Например, 03-07: 03 — код отдела кадров, 07 — седьмое по счёту дело. Этот индекс потом переносится на корешок папки и в итоге — на обложку при сдаче в архив. Он однозначно привязывает документ к подразделению и месту в системе хранения.

Тома и переходящие дела: что нужно знать. Номенклатура включает заголовки дел, а точное количество томов мы проставляем только в конце года (графа 3). Если приказов оказалось так много, что завели 2 папки (иначе - 2 тома), в графе 3 потом и напишем «2».

Переходящие дела — это те, что не закрываются календарным годом: трудовые договоры, журналы учёта, личные карточки, журналы инструктажа. В номенклатуре они сохраняют один и тот же индекс из года в год. В примечании делаем запись: «Переходящее с 2017 года». Никаких дополнительных манипуляций не требуется.

Если процесс появился внезапно: резервные строки. Бывает, что в декабре утвердили номенклатуру, а в марте руководитель запустил аттестацию. Появились протоколы заседаний комиссии. Что делать? Вносить как новое дело. Для этого в конце номенклатуры всегда оставляют несколько пустых строк с резервными индексами (например, 03-35, 03-36). Вы аккуратно вписываете туда от руки: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии», указываете срок хранения (10 лет) и статью по Перечню № 236 - 485. Всё — документ учтён по закону.

Уничтожение документов: номенклатура как пропуск к простой процедуре

Многие думают, что уничтожать кадровые документы нужно следуя требованиям приказа РКН № 179: составлять акты по каждому работнику, перечисляя все категории ПДн. Но именно здесь номенклатура даёт нам главное преимущество.

Как только документ стал архивным (после завершения делопроизводства 31 декабря), он выходит из-под действия № 152-ФЗ. То есть с номенклатурой дел, к документам будет применяться архивное законодательство.

Пару часов в декабре на составление номенклатуры — архив перестанет быть страшным зверем и станет просто очередным участком работы, который под вашим контролем!

Локальные нормативные акты по ДОУ — ваша защита

Управление документами невозможно без ЛНА. Это внутренние правила игры.

Почему это выгодно в первую очередь самому работодателю? Пункт 3 Правил (Приказ № 77) говорит нам:

В организации должны быть разработаны локальные нормативные акты: положение об архиве, инструкция по делопроизводству и другие.

Это туда нужно включить в идеале:

1. Положение об архиве организации — описываем процесс и документы, где храним, как учитываем.
2. Инструкцию по делопроизводству — самый важный документ. В нем мы прописываем альтернативы.
3. Положение об Экспертной комиссии (ЭК) — состав, полномочия, порядок работы.

Инструкция, как альтернатива для упрощения и польза для работников: в инструкции по делопроизводству вы можете прописать отказ от формирования бумажного «Личного дела». Например, так:

Все документы по кадрам хранятся рассредоточенно: приказы — в деле приказов, заявления на отпуск — в деле отпусков, документы о результатах прохождения внутреннего обучения и повышении квалификации не формируются в личное дело, а хранятся отдельно до минования надобности.

Это законно и упрощает жизнь и не нужно «сшивать портянку» на 250 листов, собирая документы с разными сроками хранения.

Формируйте дела по виду документа, сроку хранения и по месту (отделу) их создания и/ или использования в работе в хронологическом порядке. Например, бухгалтеру проще найти зарплатную ведомость за конкретный месяц, если они подшиты в хронологическое дело, а не разбросаны по личным папкам сотрудников.

Вот как выглядит управление документами. Вы сами решаете, как их группировать, главное — чтобы это было закреплено в ЛНА и не противоречило срокам хранения из приказа Росархива № 236.

Жизненный цикл документа: от создания до «закрытия года»

Для начала рассмотрим пример с оформлением документов в связи с самой обычной ситуацией — приемом на работу работника:

1. Январь 2025: приняли Петрова, заключили трудовой договор и на его основании был оформлен приказ о приеме. Куда легли документы:

• в Дело № 03-11 «Трудовые договоры» вложили трудовой договор Петрова, срок хранения 50 лет,
• в Дело № 03-12 «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 2025», со сроком хранения 50 лет, подшили приказ о приеме Петрова.

2. В течении всего календарного года (ежемесячно) мы собираем ТУРВ:

• в Дело № 03-15 «Табель учета рабочего времени 2025». Так как у Петрова на рабочем месте (и его подразделении) по результатам СОУТ установлены допустимые условия труда, то срок хранения табелей его отдела — 5 лет.

3. Сентябрь 2025: Петров ушел в отпуск:

• Заявление Петрова на ежегодный оплачиваемый отпуск поместили в Дело № 03-22 «Основания к приказам о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 2025» со сроком хранения 5 лет. Храним строго отдельно от приказов (п. 2.1. Метод. рекомендации 2018г. ВНИИДАД по работе с документами по личному составу).
• Приказ Петрова о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска поместили в Дело № 03-23 «Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусках 2025» сроком хранения 5 лет.

И вот наступает 1 января 2026 года. Что происходит? Правила (п. 12) дают нам важнейшую точку отсчета:

Законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел. Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

То есть все дела (папки), которые мы весь год собирали и пополняли документами, закрываются.

На папках: «Дело № 03-12 Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 2025», «Дело № 03-15 Табель учета рабочего времени 2025», «Дело № 03-22 Основания к приказам о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 2025» и «Дело № 03-23 Приказы о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков 2025» пишется дата закрытия (31.12.2025).

С 1 января 2026 года начинается отсчет срока хранения для всех закрытых дел целиком: для ТУРВ, заявлений и приказов на ежегодный оплачиваемый отпуск графиков — 5 лет (31.12.2030), для приказов по приему/переводу/увольнению – 50 лет (31.12.2075)

4. Февраль 2026 г.: Петров уволился:

• Приказ об увольнении войдет в Дело № 03-12 «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение) 2026» до закрытия года (31.12.2026).
• Трудовой договор Петрова после его увольнения будет переложен в Дело № 03-13 «Трудовые договоры работников, уволенных в 2026» до закрытия года (31.12.2026). В нем трудовые договоры (совместно с ДС к нему) уволенных будут располагаться в хронологическом порядке.

Главный практический вывод: не нужно «передавать документы Петрова в архив» на следующий день после его увольнения в марте 2026. Дело должно «дозреть» до конца года.

Что происходит с делом после закрытия года

1 января все дела за предыдущий календарный год «закрываются» и с этого дня начинается отсчет их срока хранения. Главный вопрос: где эти папки лежат ближайшие несколько лет, кто решает их судьбу и почему просто выкинуть их нельзя.

Где хранятся дела после закрытия года? Сроки хранения — это не просто цифры, а судьба документа.

1. Документы до 10 лет включительно

• Табели (5 лет), графики отпусков (3 года) согласно п. 47 приказа Росархива № 77 (далее — Правила), хранятся в отделах и по истечении срока хранения прямо там же готовятся к уничтожению. В архив организации их можно передать, только если в отделе нет условий для хранения (по решению руководства, п. 47 Правил).

По решению руководителя … документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) в случае отсутствия в структурных подразделениях условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.

Во всех остальных случаях документы «живут» в отделах, пока не истечет их срок.

2. «Переходящий» срок — 10 лет и «Постоянно»

• Именно этот рубеж чаще всего обозначают как «архивный». Но с точки зрения правил, 10 лет — всего лишь минимальный срок хранения для документов негосударственных организаций, если в перечне указано «Постоянно». Сама передача физических папок в выделенное помещение (архивохранилище) происходит в промежутке от 1 года до 3 лет после завершения дела в делопроизводстве.

Что это значит?

Наш график отпусков за 2025 год закрыт 01.01.2026. Храним его в отделе кадров до 01.01.2029 (истекает срок 3 года) и затем уничтожаем. А вот Приказы по личному составу (срок 50 лет) закрыты 01.01.2026 и должны быть переданы из отдела кадров в специальное помещение (архив) не позднее 01.01.2029.

Передача всегда идет по описям. Это ключевой документ, о котором нужно сказать отдельно.

Что такое опись и зачем она нужна?

Опись дел — это юридически значимый перечень (таблица), в котором зафиксированы: порядковый номер, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, крайние даты, срок хранения и количество листов. Ее назначение — официально закрепить состав и объем передаваемых (или выделяемых к уничтожению) дел. Без утвержденной описи ни одна папка не может покинуть отдел (п. 62 Правил):

Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях.

Когда появляется опись? Не в момент закрытия дела, а когда приходит время его передачи, либо когда срок хранения истек и готовится акт о выделении к уничтожению. Именно тогда работник подразделения формирует опись дел структурного подразделения и представляет ее работнику архива не позднее чем через один год после завершения дела (п. 62 и п. 47 Правил).

Делают ли описи для дел, которые пойдут на уничтожение (сроки 1–3–5 лет)?

Да, и это принципиально. Уничтожать такие дела «просто так» нельзя. Сначала в подразделении составляют предложения к акту о выделении к уничтожению. Эти предложения также являются результатом экспертизы ценности и по сути выполняют функцию «описи для уничтожения». Пункт 23 Правил гласит:

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются: предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

То есть для любой партии дел, чей срок истек, готовится перечень — будь то передача в архив или уничтожение.

Кто и как может запретить уничтожать дела со сроками 1/3/5 лет?

Решение об уничтожении не принимает один человек. Его рассматривает Экспертная комиссия (ЭК) — коллегиальный орган при руководителе. В комиссию обязательно включают начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста, специалиста ответственного за архив.

Как это работает:

1. Ответственный за архив представляет проект акта о выделении к уничтожению.
2. На заседании комиссии члены ЭК просматривают перечень и могут наложить мотивированное «вето». Например, начальник отдела персонала говорит: «По этой категории дел у нас идет судебный спор — уничтожать нельзя».
3. Решение оформляется протоколом заседания ЭК. Дела остаются на хранении, пока основания для запрета не отпадут.

Если же возражений нет — акт утверждается руководителем организации, и только после этого дела уничтожаются.

Когда и как дела передаются в архив организации

После того как описи утверждены, акт о выделении к уничтожению подписан, а документы прошли полную экспертизу, наступает момент физической передачи дел в архив организации. Правила (п. 47) дают четкий временной коридор:

Архивные документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Для большинства кадровых и бухгалтерских документов это означает, что дело, закрытое 01.01.2026, должно оказаться в архиве не раньше 01.01.2027 и не позже 01.01.2029.

Вывод: документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков уничтожаются в том же порядке, но без обязательной передачи в архив (п. 47).