Бумажная трудовая книжка у молодого специалиста в 2024 г.: вести или не вести

Добрый день, с вами снова мы, авторы колонки «Катавасия, или Будни ИП» — Наталья Зорина и кот Арсений Бонифаций.

Кратко, о чем выпуск (Спойлерр это...», — муркнул кот):  

Законодательство не разъясняет вопрос, что делать, если устраиваться на работу пришел соискатель с бумажной трудовой книжкой, выданной ему после 31 декабря 2020 г. Это дата, после которой впервые поступающим на работу сотрудникам бумажный аналог ЭТК уже не открывали. Мнение экспертов по вопросу разделились: одни считают, что бумажную книжку вести не надо, а другие — можно и оставить. Отправляем работника к предыдущему работодателю для «работы над ошибками». Если это невозможно, предлагаем перейти на электронную книжку сразу после приема на работу. Также можно обратиться в инспекцию по труду за разъяснениями.

Время чтения: 3 минуты

Содержание

Как ИП недавно столкнулась с непростой кадровой задачкой, в итоге пересмотрела свои представления о том, какой профессиональный опыт лучше. Предположим, в некую компанию требуется кадровик. Рассматриваем два резюме. В одном — у соискателя опыт работы в отделе кадров несколько лет. Другое составлено специалистом, который читал лекции по трудовому праву, кадровому делопроизводству студентам и уже практикующим специалистам, консультировал работодателей по сложным вопросам, но никогда сам не работал кадровиком. Вы кому отдадите предпочтение?

Вот и я всегда думала, что лектору будет труднее устроиться на работу кадровиком. Опыт не тот. Теперь я думаю по-другому. Я читала лекции и консультировала около 15 лет, почти 10 лет работаю ИП, веду все кадровое делопроизводство самостоятельно. Сейчас поняла, что пока я отвечала на чужие вопросы, знала в разы больше, чем сейчас. На одном предприятии не столкнешься со всем разнообразием ситуаций и вопросов, как это происходит при консультировании.

Да, практический опыт ничем не заменишь, согласна. Есть разница: показывать примеры заполнения трудовой книжки на доске или вести настоящую. Но все-таки профессиональный кругозор тоже воспитывает.

К чему это я? Ко мне пришел устраиваться на работу молодой человек, у него на руках бумажная трудовая книжка с двумя записями: о приеме на работу в феврале 2022 года и об увольнении в декабре 2023 г. Об ЭТК (электронной трудовой книжке) ничего не слышал, сведений о трудовой деятельности (формы СТД-Р) на руках нет.

Не то слово. Помню, что сведения о трудовой деятельности передаем в СФР на всех сотрудников, что бумажные ТК на работников, которые устраиваются на работу впервые, не ведутся. С 2020 г.? Или с 2021? Не помню. На пороге 2024 год, и если бы я продолжала увеличивать свой «кадровый кругозор», наверняка знала бы алгоритм действий. А тут пришлось брать паузу, вспоминать матчасть и читать «дополнительную литературу» по вопросу.

В нарушение правил работнику, впервые поступающему на работу после 31 декабря 2020 г., оформлена бумажная трудовая книжка: нормы закона и мнения экспертов

Работникам, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, бумажные трудовые книжки не оформляют (ч. 8 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). А вот что делать, если книжку все-таки выдали? Такой вопрос законодательство не рассмотрело. Будем рассуждать: если есть прямой запрет в законе, продолжать делать неправильно нельзя, даже если изначально ошибка допущена не тобою.

А тут и подтверждение нашлось.

Мнение экспертов 1. Работодатель не обязан вести бумажную трудовую книжку нового работника, если работник принят на работу впервые в 2021 (или позже) г., даже при условии, что трудовая книжка была оформлена на предыдущем месте работы.

Такой позиции придерживается представитель инспекции по труду Пермского края и даже напоминает о штрафе за нарушение для ИП в размере 1000-5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Как бы не так. Специалисты Онлайнинспекции высказали противоположную точку зрения.

Мнение экспертов 2. Следует продолжать вести бумажную трудовую книжку, несмотря на нарушения законодательства, допущенные предыдущим работодателем работника.

Эти эксперты тоже по-своему правы: трудовая книжка на бумаге никому не мешает, отказаться от нее работник может в любой момент.

Где правильный ответ? Придет ГИТ с проверкой, где гарантия, что проверять тебя будет инспектор со вторым мнением, а не первым.

Все такие спорные вопросы решаются следующим образом:

  • либо принимаем решение на свой страх и риск;
  • либо отправляем официальный запрос в ГИТ с вопросом, как поступить в сложившейся ситуации.

Что дает официальное разъяснение контролирующего органа конкретному работодателю? Конечно, это не «правильный» ответ по вопросу, а, скорее, сильный аргумент в спорной ситуации с работником или с проверяющими. В налоговую инспекцию я отправляла письма и получала ответы. Опыта с ГИТ не было. В данной ситуации я могла отправить запрос, но соискатель в последний момент отказался от работы, и его бумажная трудовая книжка перестала быть моей проблемой. Но даже если бы я его приняла на работу, ответ от ГИТ поступает не сразу, а прием на работу требует оформления трудового договора и приказа в первые 3 рабочих дня (ч. 2 ст. 67 ТК РФ, письмо Роструда от 12.04.2024 № ПГ/06177-6-1) и подачи сведений в СФР на следующий день (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

В нарушение правил работнику, впервые поступающему на работу после 31 декабря 2020 г., оформлена бумажная трудовая книжка: что делать

Что можно посоветовать тем, кто столкнется с такой ситуацией? Исправить ситуацию, максимально приблизив ее к тому, как должно быть. У работника, принятого на работу впервые после 2020 г., бумажной книжки не должно быть. Варианты действий:

1. Отправляем работника к предыдущему работодателю, пусть он исправит свои ошибки (уничтожит бумажную трудовую книжку или оформит, как положено, отказ от нее), выдаст работнику СТД-Р.

2. Предлагаем работнику при приеме на работу к нам отказаться от бумажной трудовой книжки.

Лучше бы уговорить, во-первых, есть норма закона, во-вторых, есть будущие работодатели, у которых возникнут вопросы к такому работнику и нежелание его брать. Можно посоветовать ему обратиться в СФР с вопросом, примут ли у него для подтверждения стажа бумажный документ.

Если будущий работник все равно не согласен, ему «дорог» его бумажный документ, а вам дорог соискатель, конечно, не ущемляем его право, соглашаемся с ним, продолжаем вести трудовую книжку. Пишем в ГИТ с просьбой разъяснить, как поступать в сложившейся ситуации.

А как бы вы действовали в этой непростой ситуации, уважаемые читатели? Будем рады вашим решениям, оставляйте их в комментариях или присылайте на почту.

С 2004 года консультирую компании по вопросам трудового законодательства, провожу лекции правовой тематики, работаю с крупными компаниям и госорганами, веду свой бизнес.