Для чего нужна усовершенствованная ЭП, или Как доказать подлинность кадровых документов спустя годы
Трудовые договоры, приказы о переводе и многие другие документы работодателю нужно хранить до 75 лет, а некоторые — бессрочно. Этого требует закон, но и бизнесу важно, чтобы в случае трудового спора можно было подтвердить легитимность своих действий.
При этом жизненный цикл сертификата электронной подписи, который подтверждает юридическую значимость договора или приказа, намного меньше сроков архивного хранения — всего 15 месяцев.
Как по прошествии нескольких лет установить исходного подписанта и его полномочия? Чем рискует компания, если не следить за сроком действия ЭП? Ответы — в статье Руслана Нуриева, методолога‑аналитика компании Directum.
Что такое усовершенствованная подпись и для чего она нужна
Электронная подпись может быть простой и усиленной. Из-за слабой степени защиты простую ЭП нельзя применять в трудовых договорах, согласиях на перевод, заявлениях об увольнении и т. д. (ст. 22.3 ТК РФ). В усиленной же используется криптографическое преобразование информации. С ее помощью можно установить, вносились ли изменения в данные после утверждения документа.
Усиленная подпись, в свою очередь, делится на:
- неквалифицированную (УНЭП). С ее помощью можно подтвердить личность подписанта и неизменность файла;
- квалифицированную (УКЭП). Приравнивается к собственноручной подписи без дополнительных соглашений между сторонами и гарантирует юридическую силу документа.
Если УКЭП уже усилена криптозащитой и обеспечивает юридическую значимость документа, почему ей нужно дополнительное усовершенствование? По сертификату ЭП можно определить только, кто подписывал документ, но он не дает возможности проверить, когда была проставлена ЭП и имел ли сотрудник такие полномочия.
Усовершенствование нужно, чтобы добавить к УНЭП или УКЭП следующие атрибуты:
- подтверждение, что на момент подписания документа ЭП была действительна, а сертификат не был отозван выдавшим его удостоверяющим центром (УЦ);
- метку доверенного времени, которая исключает возможность поставить подпись задним числом.
Через десятки лет при проверках может выясниться, что сертификат ЭП был отозван, а выдавший его УЦ сменился. В этом случае подтвердить легитимность очень сложно и трудоемко. Кадровику или юристу нужно будет искать выписки удостоверяющего центра, поднимать в архиве акты и регламенты.
В каких сценариях это может быть критично и к чему приведет — в таблице ниже.
|
Когда требуется проверка подписи |
Риски при использовании сертификата ЭП без усовершенствования |
Чем грозит работодателю |
|---|---|---|
|
Сотрудник оспаривает законность расторжения трудового договора |
Не удастся подтвердить статус сертификата на дату увольнения |
Проигранным трудовым спором, взысканиями |
|
Проверка Роструда или ПФР |
Документы не проходят автоматическую проверку: нет доказательств юридической значимости ЭП |
Штрафами за нарушение требований к ведению и хранению кадровых документов, предписаниями об устранении нарушений |
|
Подтверждение стажа сотрудника через суд |
Срок сертификата давно истек, нужно вручную собирать доказательства, что он имел юридическую силу на момент подписи приказов о приеме, переводе и увольнении |
Доначислениями и компенсациями бывшему работнику, если суд не посчитает собранные аргументы недостаточными |
Итак, ЭП с усовершенствованием нужна, чтобы документы проходили проверку легитимности даже многие годы спустя. Далее рассмотрим, как именно происходит преобразование подписи.
Форматы усовершенствования электронной подписи
В HR-системах, которые работают с усиленными ЭП, долгосрочная подпись оформляется при помощи международного стандарта CAdES. В зависимости от профиля он может включать метку доверенного времени, данные для проверки сертификата и защиту от подмены.
В стандарте CAdES существует несколько форматов представления усовершенствованной подписи. Каждый последующий формат включает в себя предыдущий слой и расширяет его возможности.
- CAdES-BES. Основной и самый простой формат стандарта, отвечает за базовую проверку подлинности данных и защиту целостности.
- CAdES-T. Подтверждает, что подпись действительно существовала на определенную дату и время. Хранится около 15 лет.
- CAdES-C. Содержит полезные ссылки на сертификаты и списки их отзыва.
- CAdES-XL. Расширенный формат ЭП, включает полные данные о сертификатах, которые могут потребоваться при офлайн-проверках.
- CAdES-A. Архивный штамп времени. Построен на атрибутах из всех предыдущих форматов. Содержит полный набор доказательств подлинности, в том числе цепочку сертификатов.
Усовершенствованные до формата CAdES-A кадровые документы подходят для долгосрочного хранения (75 лет и более) без каких-либо дополнительных действий. Можно представить его в виде большого контейнера, который содержит контейнеры поменьше с атрибутами, необходимыми для подтверждения юридической значимости.
Как преобразовать документ в формат CAdES-A
Обновлять усовершенствованную подпись вручную не нужно. В современных HRM-системах этот процесс автоматизирован и происходит в фоновом режиме. Например, в экосистеме цифровых решений для управления персоналом Directum HR Pro все процессы, связанные с усовершенствованием ЭП, проходят без участия кадрового специалиста или архивиста. Платформа самостоятельно добавляет к документам метки доверенного времени, проверяет статус сертификатов по реестрам отзыва и преобразует подпись в современный формат: CAdES-T, CAdES-XL или CAdES-A.
Главное про усовершенствованную ЭП для кадровых документов:
- Если работодатель ограничивается подписью в базовом формате, пусть даже это будет УКЭП, то фактически он привязывает юридическую значимость документов к жизненному циклу сертификата (15 месяцев). Как только этот срок истек, проверить легитимность становится крайне сложно: при трудовых спорах и проверках требуются дополнительные доказательства, выписки, реестры, которые на момент проверки через 10-15-30 лет и далее могут быть уже недоступны.
- Усовершенствование нужно, чтобы добавить к электронной подписи метку доверенного времени и подтверждение того, что сертификат в тот момент был действителен и не отозван УЦ.
- Формат подписи CAdES-A дает возможность подтвердить целостность и авторство документа, а также подлинность сертификата ЭП на протяжении 75+ лет без дополнительных вмешательств. Удобно, если перевод в формат происходит в вашей системе КЭДО в фоновом режиме.