7 признаков того, что порядок подготовки КП в компании необходимо срочно менять

1. Подготовка нескольких коммерческих предложений из одного центра

Компания направляет заказчику собственное КП и одновременно помогает собрать остальные предложения: передаёт другим организациям характеристики, цены, шаблоны или уже готовые файлы.

Формально заказчик получает документы от разных поставщиков. Фактически содержание всех предложений может быть сформировано одним лицом. Особенно высокий риск возникает, если эти же компании затем участвуют в закупке.

2. Формирование цен под заранее определённую НМЦК

Сначала определяется сумма, которую заказчик планирует заложить в закупку, после чего под неё формируются несколько ценовых предложений. Цены могут отличаться на заранее выбранный процент или располагаться вокруг нужного значения.

При этом отсутствуют запросы производителям, калькуляции, расчёты логистики, расходы на гарантию и иные документы, позволяющие подтвердить самостоятельное происхождение каждой цены.

3. Использование чужих реквизитов, подписей и печатей

Иногда КП готовит одна компания, а другая только предоставляет бланк, реквизиты или согласие поставить подпись. Встречаются и ситуации, когда сотрудники самостоятельно вставляют в документ изображения чужих подписей и печатей.

Такое предложение не подтверждает независимость поставщика. Необходимо, чтобы организация действительно участвовала в определении цены, согласовала условия поставки и самостоятельно выразила волю направить документ заказчику.

4. Передача заказчику фактически готового технического задания

Поставщик вправе консультировать заказчика по характеристикам товара. Риск возникает, когда направленное описание практически без изменений включается в закупочную документацию и фактически ориентирует закупку на конкретную модель или производителя.

Если после размещения закупки этот же поставщик участвует в торгах, необходимо быть готовым объяснить характер предварительного взаимодействия с заказчиком и подтвердить, что требования не создавались под заранее выбранного участника.

5. Одинаковые формулировки и ошибки в КП разных организаций

Общий шаблон ещё можно объяснить требованиями заказчика или использованием каталога производителя. Значительно сложнее объяснить одинаковые опечатки, нестандартные сокращения, последовательность характеристик, арифметические ошибки и свойства электронных файлов.

Такие совпадения особенно заметны при анализе не одной закупки, а всей истории направления коммерческих предложений.

6. Отсутствие документов, подтверждающих формирование цены

Через год или два недостаточно пояснить, что цена определялась менеджером «исходя из рынка».

Компания должна сохранять запрос заказчика, обращения к производителям и поставщикам, полученные ответы, калькуляции, промежуточные версии документов, внутренние согласования, сопроводительное письмо и подтверждение отправки. Если цена менялась, должны сохраняться основания и история её корректировки.

7. Использование личной почты и неучтённой переписки

Коммерческие предложения направляются с личных электронных адресов, обсуждаются в мессенджерах, а переписка после завершения закупки удаляется.

При проверке исследуется не только итоговый файл. Значение имеет, кто его создал, кому направлял, какие версии документа существовали, кто согласовывал цену и какие указания передавались другим компаниям. Отсутствие системного хранения документов существенно осложняет защиту.