Как улучшить результаты тендерного отдела? Реальный кейс: внедрение ИИ и перестройка процессов

Всем привет! Меня зовут Ася Муфтахина. Я строю тендерные отделы. В этом видео хочу рассказать, как мы работали над одной ситуацией в тендерном отделе — увеличивали его результат.

Сейчас это звучит абстрактно, но на деле всё сложнее. Производственная компания изготавливает изделия по чертежам. Тендеров достаточно много, но есть региональные ограничения: если изделие крупное, везти его через всю страну логистически невыгодно, поэтому компания работает только с несколькими регионами. При этом тендеров в этих регионах немало — сотни в месяц, в основном коммерческие. Тендерный отдел из нескольких человек обрабатывает тендеры и передаёт их технологу; технолог принимает решение и возвращает тендер обратно — тендерный отдел подаёт заявку.

В чём была сложность?

Мы начали наблюдать процесс и выяснили: из пятидесяти тендеров, которые получил технолог, он вернул 48 в корзину и два — в подачу. Из этих двух до подачи заявки дошло ноль. И это всего за две недели наблюдения. Когда компания обратилась ко мне, было видно: статистика какая-то не такая — тендеров много, а результата почти нет.

Мы начали с того, что настроили прозрачную статистику: сколько тендеров вообще проходит через отдел, успевает ли отдел их обрабатывать или, наоборот, тендеров слишком мало. И вот тут стало понятно: самая острая проблема — узел передачи тендера технологу. Технолог один, он уникален, заменить или клонировать его нельзя — это дорого и долго, а производство нужно загружать уже сейчас.

Ситуацию усложнило и то, что в конце прошлого года рынок немного изменился: прежние заказчики компании либо ушли с рынка, либо перестали заказывать активно. Пул клиентов производственного завода фактически поменялся полностью, и компании пришлось перестраиваться на работу «вхолодную» вместо привычной работы «втёплую». Это серьёзное стратегическое изменение: процессы, которые работали при постоянном потоке тёплых заказов, могут не сработать, когда заказы приходится добывать самим. Именно тогда особенно остро встаёт вопрос эффективности процессов.

Мы начали выстраивать прозрачную систему — до этого было совершенно непонятно, что происходит на каждом этапе: как сотрудник работает на площадке, успевает ли обрабатывать заявки, что происходит с тендером дальше. Единственной точкой контроля были контракты, которые в итоге приносил сотрудник, а всё, что было до этого, оставалось «чёрным ящиком». Разобравшись, мы увидели: узкое горлышко — именно этап передачи технологу, куда приходит много тендеров, а выходит мало, да и то не доходит до подачи заявки.

Полностью обойти технолога нельзя — решение о технологической возможности всё равно должно приниматься на этом этапе. Поэтому мы стали думать, как изменить сам процесс передачи. Раньше специалист печатал пакет чертежей и техническое задание и нёс их технологу целиком. Мы решили пойти двумя путями, чтобы специалист приносил технологу не 50 тендеров, а хотя бы 20 — и у того появлялось нормальное время на обработку. При этом нагрузка частично переходит на тендерный отдел, что не идеально, но иначе с ограниченными ресурсами не обойтись.

Первый путь — резюме тендера

Раньше тендер просто распечатывался и передавался технологу целиком, теперь тендерный специалист готовит краткое резюме по нескольким ключевым характеристикам, по которому технолог принимает решение — смотреть тендер дальше или нет.

Второй путь — искусственный интеллект

Тема сейчас модная, и я продолжаю работать над этим направлением. В этом проекте мы действуем немного иначе, чем обычно, поскольку тендеры коммерческие: не вся информация отражается в открытой части площадки, её нужно скачивать, поэтому и инструменты ИИ применяются по-другому. Сейчас я тестирую, как ИИ обрабатывает чертежи в PDF: понимает ли материал, тип обработки, насколько верно распознаёт данные. Это ещё одно направление, которое может снизить нагрузку на технолога: тендерный специалист не разбирается в технологической части, но если настроить ИИ безопасно и надёжно — а для этого нужно много тестирования, итераций, калибровки и перепроверки, а не просто один промпт «на, держите», — это тоже поможет разгрузить узкое место.

Это одна из веток, над которой я сейчас работаю в тендерном отделе. Всего у меня порядка семи клиентов, плюс-минус, поэтому я сильно загружена и редко здесь появляюсь. Но сейчас я взяла себя в руки и готова записать четыре-пять видео по разным проектам, мыслям и идеям. Так что смотрите следующее видео — надеюсь, вам будет интересно.