Как не облажаться с УСН? Советы бухгалтера по ведению отчётности

Видео-советы по работе на упрощенке

Упрощёнка. Часть вторая

Сегодня я вам расскажу, как не допустить ошибок с упрощёнкой. Как сделать так, чтобы вам не насчитали пени? Как часто платить налог по УСН? Как правильно сдавать декларацию? И стоит ли выдыхать после того, как вы сдали декларацию, или всё-таки нужно дождаться окончания проверки?

Всем привет! Меня зовут Женя Мемрук, это канал о бухгалтерии. Поехали!

В прошлом видео я рассказала вам, в чём суть упрощёнки как специального налогового режима, вместо каких налогов мы платим УСН, как формируется налогооблагаемая база, какие по упрощёнке лимиты, ставки. Если вы ещё не посмотрели, то сначала лучше то видео посмотрите, а потом уже возвращайтесь сюда.

Здесь я уже начну рассказывать о том, как часто мы платим налог, что вообще мы на упрощёнке должны делать. Очень часто я встречаю такое заблуждение у предпринимателей: «А что там делать? Да там просто нужно сложить весь доход и умножить его на 6%». Но это на самом деле очень большое заблуждение.

Как и когда сдавать декларацию по УСН?

Налоговый период по упрощёнке — это год, и декларацию по УСН мы действительно сдаём один раз в году. Организации сдают декларацию по УСН до 25 марта, а предприниматели — до 25 апреля. Обратите внимание, что срок сдвинули: раньше организации сдавали до конца марта, а ИП — до 30 апреля.

Многие предприниматели думают, что всего лишь раз в год нужно прийти к бухгалтеру, чтобы он быстренько посчитал весь доход, умножил его на 6%, заполнил декларацию и подал в налоговую. Но не тут-то было.

У нас по УСН есть ещё отчётные периоды: первый квартал, полугодие, 9 месяцев. Раз в квартал мы должны считать, исчислять и платить в налоговую авансовые платежи по упрощёнке. Например, если платим авансовый платёж за первый квартал, мы берём наш доход с 1 января по 31 марта, умножаем его на 6%. Далее применяем вычеты, которые мы можем применить. Например, если мы ИП, то мы вычитаем фиксированные взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Мы также вычитаем 1% на пенсионное страхование с доходов, превышающих 300 000 руб. Но именно те взносы, которые у нас были исчислены в периоде.

И дальше мы не просто перечисляем этот налог. У нас здесь новая сложность 2023 года: мы ещё должны подать в ФНС уведомление об исчисленном налоге. То есть мы должны не просто пополнить наш единый налоговый счёт. Если мы просто его пополним, то налоговая не поймёт, что это за платёж, что это за налог. Мы должны отправкой этого уведомления показать налоговой, что с нашего единого налогового счёта нужно списать авансовый платёж по УСН в таком-то размере.

По сравнению с патентом, здесь можно сказать, что на упрощёнке это история легче: нам не нужно подавать уведомления на уменьшение налога. На патенте мы должны обязательно подавать уведомления на уменьшение налога ПСН на сумму страховых взносов. С упрощёнкой этого делать не нужно. Мы просто в голове у себя налог уменьшаем и подаём уже уведомление на итоговую сумму за вычетом взносов. Потом налоговая это будет по декларации проверять и сверять.

За что могут начислить пени по УСН?

Давайте поговорим, за что вам могут начислить пени. История тоже не самая очевидная для некоторых предпринимателей. Когда они приходят раз в год к бухгалтеру, чтобы тот сформировал декларацию, бухгалтер должен сформировать декларацию не с одной финальной суммой налога. Мы формируем декларацию, где отражаем исчисленные авансовые платежи.

После титульного листа у нас вторая страничка декларации, где мы прописываем платежи по первому сроку, по второму сроку, по третьему сроку и по четвёртому. И это не платежи, которые вы платили, а платежи, которые вы должны были заплатить по расчётам.

В декларации отражается доход за первый квартал, доход за полугодие, доход за 9 месяцев и доход годовой. Также вы отражаете в декларации расходы на уменьшение УСН, на вычет взносов за первый квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за год. Исходя из этого, у нас формируется сумма авансовых платежей, которые вы должны были заплатить и на которые вы должны были подать уведомления.

Если вы не оплачивали эти авансовые платежи в течение года, то за каждый такой платёж налоговая начислит пени. Например, если вы не заплатили авансовый платёж за первый квартал и он у вас был, предположим, 100 000 руб., то налоговая вам начислит пени за каждый день просрочки с первого числа, когда у вас пошла просрочка. То есть вы должны были заплатить до 28-го апреля, и она будет начислять за каждый день просрочки эти пени до тех пор, пока вы не погасите этот долг, пока вы этот авансовый платёж не заплатите.

Ещё раз: мы налог за год должны заплатить до 28 апреля. Но при этом за первый квартал налог мы должны были заплатить до 28 апреля текущего года. Получается, что нам за весь год начисляют пени, если мы не заплатили налог по первому кварталу. То же самое с полугодием.

Получается, что предприниматели, которые хотят сэкономить на услугах бухгалтера и не заключают на ежемесячное сопровождение, потом иногда, если у них хороший доход, даже больше платят пени. У меня были клиенты, которые ко мне приходили раз в год, они по 50 000 платили пени годами. Они не хотели платить бухгалтеру, они не хотели вовремя платить авансовые платежи. Но они по 50 000 руб. платили пени каждый год просто за просрочку этих авансовых платежей.

Почему необходимо вести налоговый регистр?

Ещё один момент, который обязательно нужно помнить на упрощёнке — это то, что вы должны вести налоговый регистр. Налоговый регистр у нас по УСН называется книга учёта доходов и расходов (КУДиР). Если у вас УСН «доходы», то вы ведёте эту КУДиР только в части отражения доходов. Если у вас УСН «доходы минус расходы», то в этой книге вы отражаете и доходы, и расходы.

Все операции, которые у вас формируют налоговую базу, налоговая может запросить в рамках камеральной налоговой проверки. Например, если налоговая видит, что у вас по счёту прошло по списанию, допустим, 20 млн, а вы заявляете расходов на 30 млн, то налоговая хочет увидеть, откуда вы ещё 10 млн расходов нашли. То есть вы, наверное, оплачивали как-то наличными поставщикам. Соответственно, налоговая у вас запросит КУДиР и подтверждающие документы, чтобы вы эти расходы показали.

С УСН «доходы минус расходы» возникает много проблем. Некоторые предприниматели и бухгалтеры ведут учёт «на коленке». Они просто считают расходы по банку: «Я заплатил поставщику, и всё — это мой расход». Хотя на самом деле у нас расход в налоговом учёте должен быть не только оплачен, но ещё и по приходу. То есть мы должны товары или материалы, или услуги получить от поставщика или от исполнителя.

По сути, вести учёт при УСН «доходы минус расходы» невозможно без специального программного обеспечения. Как минимум, это должна быть программа 1С. Хотя лучше, конечно, чтобы это была программа, в которую вы будете вносить первичную документацию. Программа будет смотреть, есть ли оплата по этому договору, по этой накладной. Она будет ставить эту часть в расходы, отражать в КУДиР. И вот тогда у вас проблем никаких не будет.

Если вы будете декларацию по «доходы минус расходы» просто рисовать, и потом налоговая вам в рамках камеральной налоговой проверки пришлёт требование и скажет: «А покажи, откуда у тебя столько расходов», что вы ей покажете? КУДиР у вас нет, подтверждающие документы вам придётся очень долго искать. Не факт, что вы их все найдёте, и не факт, что реально те расходы, которые вы себе придумали, которые вы нарисовали в декларации, реально у вас будут. Поэтому это вам будет грозить уточнённой налоговой декларацией и доначислением налогов. То есть вы больше заплатите. Поэтому лучше сразу всё делать правильно.

За неведение книги учёта доходов и расходов у нас предусмотрены штрафы. Эти штрафы у нас регламентируются статьёй 120 Налогового кодекса. Там самый маленький штраф — это 10 000 руб. Но если выяснится, что отсутствие КУДиР или ошибки в КУДиР привели к занижению суммы налога, там уже штрафы будут выше: минимум 40 000 руб. и 20% от суммы неуплаченного налога.

Поэтому по закону вы обязаны вести КУДиР, и бухгалтер тоже обязан вам вести КУДиР. Мне иногда очень непонятно, почему многие бухгалтеры сами обесценивают нашу профессию и говорят: «А что там делать? А зачем ему вести КУДиР? Ну вот придёт налоговая, ну вот тогда мы и будем её делать». Хотя на самом деле, если мы говорим не про налоговую, а про какие-то другие сферы жизни предпринимателя, то нам КУДиР всё равно может понадобиться.

Например, когда я покупала свою первую квартиру в ипотеку, там была достаточно большая сумма кредита — около 25 млн. Я индивидуальный предприниматель, и многие банки мне отказывались выдавать ипотеку, потому что я на тот момент была на патенте, но я совмещала патент и упрощёнку. Банки не очень любят давать ипотеку индивидуальным предпринимателям. Я думаю: «Что это такое? Я должна понять, как спокойно получить ипотеку, потому что я имею на это право. У меня есть доход».

Я нашла банк, который запросил у меня мою управленческую отчётность. Я делала свой отчёт о финансовых результатах, предоставляла книгу учёта доходов и расходов, предоставляла книгу доходов на патенте. В совокупности это подтолкнуло банк выдать мне такую большую сумму по ипотеке, ещё и с нормальной ставкой для того вида недвижимости и для моего статуса ИП.

Когда я получала вторую ипотеку на офис, мне уже не просили предоставлять КУДиР.

Где ещё могут КУДиР запросить? Если у вас льготный регион, тоже ФНС может КУДиР запросить. Если, например, вы платите алименты, КУДиР у вас будет подтверждением вашего дохода, потому что мы алименты платим с финансового результата, а не с валовой выручки. Если у вас УСН «доходы минус расходы», именно КУДиР будет первым документом, который подтверждает ваш финансовый результат. Если мы говорим про УСН «доходы», то вы там тоже предоставляете КУДиР, показывая свои доходы, и дополнительно ещё предоставляете первичные документы на расходную часть.

Поэтому на самом деле очень много где может книга учёта доходов и расходов понадобиться, и я всё-таки вам предлагаю не обесценивать бухгалтеров, не обесценивать их труд. Работайте с ними на абонентской системе, не прибегайте к ним раз в год и просите, чтобы они вам составили декларацию. Хотя такая услуга тоже имеет место быть, она достаточно востребована.

Заключение

Теперь вы немного больше знаете про упрощёнку. Мы ещё обязательно сделаем отдельный выпуск про УСН «доходы минус расходы», потому что там вообще чёрт ногу сломит, и многие бухгалтеры больше любят общую систему с расчётом НДС и налогом на прибыль, чем УСН «доходы минус расходы». Поэтому об этом мы тоже с вами обязательно поговорим.

Подписывайтесь на мой канал, чтобы быть в курсе всех последних актуальных новостей, чтобы смотреть такие классные ролики, как этот. Ставьте лайки, колокольчики. На сегодня у меня всё. Всем спасибо за внимание!

Полезные материалы от Евгении Мемрук:

• YouTube-канал «Подслушано в бухгалтерии».
• Telegram-канал для бухгалтеров.
• Онлайн-школа «Бизнес и налоги».