Переход на УПД в 2026 году: инструкция

Универсальный передаточный документ (УПД): что изменилось с 2026 года

Главное изменение про переход на УПД не связано с тем, что УПД стал обязательным с 2026 года для всех категорий бизнеса. С 1 января 2026 года перестали действовать формализованные электронные форматы:

• ТОРГ-12;
• акта о выполнении работ, оказании услуг.

Изменение внесено Приказом ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Разъяснения ФНС предоставила на сайте позже в информации от 10 сентября 2025 года.

Что изменения несут на практике:

1. Обмен ТОРГ-12 и актами через ЭДО с 2026 года формализованно невозможен.
2. ФНС прямо рекомендует участникам ЭДО перейти на обязательный электронный УПД, т.к. это стандартный формализованный электронный документ, который закрывает потребность в первичке и НДС-части (при нужном статусе первички).

Рекомендованная форма универсального передаточного документа установлена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Обратите внимание, что в блок, отвечающий за «зону» счета-фактуры, не один раз вносились изменения. Например, добавили обязательную строку 5а, а с 2026 года внесена новая обязательная строка 5б. Форма счета-фактуры установлена в постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. ФНС 26 декабря 2025 г. выпустила Письмо № СД-4-3/11730@ о рекомендованной форме счета-фактуры, где описывается новый реквизит строки 5б. Если в счет-фактуру включается новая обязательная строка, то и в УПД указанный реквизит должен присутствовать. Налоговая рекомендует использовать форму счета-фактуры с новой строкой из указанного письма, пока не внесут изменения в основное постановление Правительства РФ № 1137.

Образец заполнения УПД со статусом «1»:

Подробнее:

• как заполнить УПД;
• надо ли ставить печать на УПД.

Где и как используют УПД

УПД — это универсальный передаточный документ, который применяют:

• как первичный учетный документ (подтверждение отгрузки товаров, передача результата услуги, работы);
• как счет-фактуру (для исчисления НДС);
• в двух ролях одновременно (это сокращает количество бумажной документации).

Для того чтобы универсальный передаточный документ работал как первичка и счет-фактура, выбирается статус «1». Если требуется только первичный документ (без счета-фактуры), то выбирается статус «2».

Если УПД используется со статусом «1» (то есть выполняет роль и первичного документа, и счета-фактуры), то на него распространяется срок, установленный для первичных учетных документов, — день совершения операции (например, день отгрузки). Нельзя воспользоваться льготным 5-дневным сроком, который предоставлен исключительно для составления счета-фактуры (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, ООО «PPT.ru» выписывает первичку на реализацию услуги с НДС. Тогда в универсальном передаточном документе выбирается статус «1», и он становится актом и счет-фактурой одновременно.

Кто должен перейти на УПД

Переход на универсальный передаточный документ в 2026 году должны осуществить те, кто ведет обмен документами через ЭДО.

Например, это компании на ОСНО с НДС или УСН с НДС, которые обмениваются с партнерами документацией в электронном виде.

Если вы не используете ЭДО и работаете на бумаге, то вправе и дальше оформлять бумажную ТОРГ-12 и бумажные акты. С 2026 года можно продолжать работать с бумажной первичкой. ФНС сообщает, что отмена форматов старых унифицированных форм не обязывает всех осуществлять переход на ЭДО. Организации вправе по-прежнему создавать и обмениваться с контрагентами накладными и актами как на бумаге, так и в виде простых электронных файлов (например, в формате PDF). Если вы используете бумажные акты вместе с электронными счетами-фактурами, то такой смешанный порядок разрешено сохранить.

Может пригодиться: как правильно заполнить счет-фактуру

Мы перешли на УПД еще в 2016 году с целью минимизировать хранение первички. Но не все наши партнеры сделали так. Некоторые компании принципиально выписывали ТОРГ-12 и счета-фактуры отдельно и в 2025 году, т.к. им так удобно. С 2026 года все мои знакомые бухгалтеры перестали использовать товарную накладную и осуществили переход на обязательную форму электронного УПД.

Универсальный передаточный документ подходит не для всех хозяйственных операций. Его применение законодательно ограничено в ряде случаев. Приведем примеры операций, где УПД использовать нельзя или где он не заменяет специализированные формы:

1. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки, который подтверждается транспортной накладной. Транспортная накладная — это обязательный документ, форма дана в приложении № 4 к постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. УПД не может ее заменить, так как транспортная накладная является самостоятельным документом, удостоверяющим договор перевозки. Но если договором предусмотрено оформление дополнительного передаточного акта к транспортной накладной, то УПД может выступить в этой роли (Письмо ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@).
2. Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1108 обязывает некоторые категории плательщиков при операциях с прослеживаемыми товарами использовать универсальный передаточный документ в электронной форме. Это касается плательщиков, освобожденных от уплаты НДС, а также спецрежимников. Но пп. «г» п. 13 постановления содержит перечень операций-исключений, когда УПД необязательно составлять в электронной форме: продажа прослеживаемых товаров физлицам для личных нужд, самозанятым, при экспорте прослеживаемых товаров за пределы ЕАЭС, при экспорте в ЕАЭС.
3. УПД не выставляют при получении аванса от клиента, т.к. он совмещает в себе 2 назначения: и счет-фактуру, и первичный документ. При получении аванса выставляется счет-фактура на аванс (ст. 168 НК РФ).

В Письме ФНС России от 07.02.2017 № ЕД-4-15/2172 разъяснено, что УПД со статусом «1» может использоваться как счет-фактура для подтверждения данных в заявлении о ввозе товаров при экспорте в ЕАЭС. Однако УПД не заменяет международные транспортные или товаросопроводительные документы (например, CMR), которые необходимы для подтверждения факта вывоза товаров за пределы России.

Узнайте, как заполнить CMR-накладную

Для подтверждения экспорта за пределы ЕАЭС, налоговые органы будут ждать классический счет-фактуру (приложение 2 к Приказу ФНС России от 26.12.2023 № ЕД-7-15/1003@), а не УПД. Теоретически УПД можно попытаться представить по коду «12» (иной документ), но это создает риски споров с инспекцией.

Как перейти на УПД: алгоритм

Рассмотрим алгоритм, который я использую как методолог, когда нужен переход на обязательный УПД.

Шаг 1. Разработка формы

Возьмите за основу рекомендованные ФНС формы и определите нужную модель для бизнеса (по статусам 1 или 2). Проверьте обязательные реквизиты первичного документа по ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и обязательные реквизиты счета-фактуры из ст. 169 НК РФ (в т.ч. наличие строки 5б с 2026 года).

Шаг 2. Закрепите применение УПД официально в учетной политике

Поскольку универсальный передаточный документ по статусу приравнивается к первичке, переход зафиксируйте в учетной политике. Что необходимо указать:

1. Компания применяет универсальный передаточный документ.
2. С какого числа (идеально — с начала года).
3. Какую первичную документацию заменяет (товарная накладная, акт, счет-фактура).
4. Порядок документооборота (в т.ч. указание на обязательное или необязательное применение ЭДО).
5. Порядок хранения и подписи ответственных лиц.

Читайте: как составить учетную политику организации

Заранее оповестите сотрудников о переходе на новую форму обязательной первички, особенно отдел продаж и бухгалтерию. Не забудьте обновить учетные программы и «встроить» актуальную обязательную форму в систему.

Образец приказа о переходе на обязательный УПД с 2026 года:

Шаг 3. Утвердите инструкцию по проверке УПД

Инструкция нужна, потому что обязательный бланк универсального передаточного документа объединяет зоны ответственности разных специалистов (кладовщику интересен факт количественного поступления товара, а бухгалтеру важно понять, что вся форма заполнена корректно и НДС правильно исчислен).

В инструкции закрепите:

• кто формирует первичку в учетной системе;
• кто проверяет обязательные поля;
• кто подписывает (со стороны продавца, покупателя);
• сроки подписания;
• что делать при расхождениях (не тот товар, цена, количество);
• порядок исправлений и корректировок (когда нужен УКД).

Шаг 4. Настройте ЭДО и учетную систему (1С и аналоги)

Если вы используете современные обновляемые программы 1С, то форма уже прекрасно работает с 2026 года и содержит новую строку 5б.

Что надо проверить в настройках:

• поддерживается ли актуальный формат обязательного электронного универсального передаточного документа оператором ЭДО;
• корректно ли выгружаются, загружаются статусы;
• маршруты согласования;
• полномочия подписантов (МЧД, если применяете);
• архив и поиск документации.

Шаг 5. Уведомите контрагентов и закрепите условия в договорах

Направьте партнерам письмо, с какой даты компания переходит на электронный универсальный передаточный документ. При необходимости оформите дополнительное соглашение к договору.

Образец уведомительного письма партнеру о переходе на обязательный универсальный передаточный документ:

Что будет, если не перейти на УПД в 2026 году

Если вы не перейдете на обязательный электронный универсальный передаточный документ (вместо ТОРГ-12 и актов), то не сможете отправить первичный документ электронно. Придется выбирать: или неформализованный формат (скан на почту клиенту), или осуществлять переход на УПД. Ну и самый неблагоприятный исход — это «откат» операций на бумагу, что неудобно многим организациям.

Минусы неформализованных документов:

• сложнее автоматическая обработка и сверка;
• выше риск ошибок в реквизитах;
• по требованию ИФНС нельзя направить первичку «как есть» (нужно распечатать, сканировать, заверять и тратить время на иные действия по подготовке, электронные документы достаточно выгрузить из системы ЭДО с подписью);
• больше времени у бухгалтерии на каждую поставку, акт.

УПД: частые вопросы