Правила обмена единым транспортным документом

Что такое ЕТД и зачем он нужен?

Единый транспортный документ (ЕТД) — это новая форма привычных документов, сопровождающих перевозки различными видами транспорта, объединенных в единый электронный файл. ЕТД обязателен при заключении договора перевозки груза в прямом смешанном сообщении, т. е. при перевозке грузов, пассажиров, багажа различными видами транспорта.

В состав единого транспортного документа включаются сведения, которые раньше вносились в:

• транспортную накладную;
• заказ-наряд (заявку на перевозку, спецификацию и т.п.);
• доверенность на перевозку;
• акт выполненных работ.

Теперь весь пакет этих бумаг заменяет ЕТД — на мой взгляд, это очень удобно.

Подробнее: что такое единый транспортный документ

Обмен ЕТД участники перевозок обязаны осуществлять через специальную государственную информационную систему.

Цель введения единого транспортного документа — сократить бумажный документооборот, ускорить взаимодействие между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, создать единые правила электронного обмена документами для всех участников перевозки, сделать процесс перевозок и обмена бумагами более контролируемым.

Постановлением Правительства РФ № 1036 от 10.07.2025 утверждены новые правила, которые регулируют:

• порядок обмена единым транспортным документом;
• сведения, которые включаются в состав ЕТД;
• порядок, правила его направления в ГИС ЭПД.

Форматы единого транспортного документа в электронном виде утверждены Приказом ФНС от 13.08.2025 № ЕД-7-26/717@.

Ключевые понятия при использовании ЕТД

Прежде чем рассказывать про правила, алгоритм обмена и настройку работы с единым транспортным документом, я поясню основные термины, используемые при этой форме взаимодействия, — так вам будет легче понять, как устроен обмен ЕТД между участниками перевозок.

Информационная система для обмена ЕТД

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — специальная единая государственная платформа, которая обеспечивает безопасный обмен электронными данными в формате ЕТД между всеми участниками транспортных перевозок в соответствии с новыми правилами.

Работать с ГИС ЭПД допускается одним из способов:

1. Напрямую через сайт данной системы. Такой способ я бы рекомендовала небольшим компаниям или ИП, которые осуществляют разовую или редкую отправку единого транспортного документа (например, при отправке разовой партии товара покупателю).
2. Через интеграцию внутренней учетной системы компании с ГИС ЭПД напрямую. Он подходит транспортным компаниям, экспедиторам, грузоперевозчикам, которые применяют ЕТД на постоянной основе, т. к. в этом случае происходят автоматизация и ускорение процесса обмена файлами, устраняются лишние действия (открыть сайт, пройти регистрацию, загрузить файлы и т.д.).

Формат ЕТД для информационной системы

При отправке ЕТД в единую информационную систему, он формируется не просто в электронном формате, а в формате «файла обмена» — XML-файла. Этот формат понятен информационной системе обмена, за счет чего происходит быстрая автоматизация не только обработки, но и всего процесса обмена файлами в целом.

Формат ЕТД структурирован по специальным отделам, которые заполняются сведениями об участниках перевозки (грузоотправитель, грузоперевозчик, грузополучатель) и предмете перевозки (груз, пассажиры, багаж и пр.).

Все технические требования и структуры, которым должны соответствовать формат и файл ЕТД (или «схемы»), размещаются в открытом доступе на сайте ГИС ЭПД.

Операторы информационной системы и их функции

Если компания выбирает способ отправки ЕТД через интеграцию своей системы с порталом, то тогда обмен электронными файлами осуществляет оператор информационной системы. Чаще всего это будет тот же оператор, через которого компания осуществляет иной электронный документооборот (ЭДО).

В процессе обмена электронным транспортным документом участвуют:

• операторы участников грузовых перевозок (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и пр.), они могут быть разные;
• оператор ГИС ЭПД, он работает независимо от операторов участников, заключать с ним договор не требуется.

В правилах содержатся функции, которые выполняют операторы участников обмена, они:

• проверяют соответствие файла обмена единого транспортного документа формату, утвержденному ФНС;
• проводят проверку уникального идентификатора файла на его уникальность;
• осуществляют проверку уникального идентификатора файла на принадлежность пулу (массиву значений) уникальных идентификаторов, выданных ранее участнику обмена в ГИС ЭПД;
• проверяют действительность усиленной квалифицированной/неквалифицированной электронной подписи.

Оператор ГИС ЭПД осуществляет:

• круглосуточную обработку ЕТД и сведений, содержащихся в них;
• круглосуточную техподдержку и эксплуатацию программно-технических средств ГИС ЭПД;
• учет уникальных идентификаторов файлов, сформированных и выданных по запросам операторов информационных систем и пр.

Пошаговый алгоритм обмена ЕТД

По новым правилам обмен единым транспортным документом состоит из нескольких последовательных этапов (шагов):

Шаг 1. Создание ЕТД

Начинает обмен единым транспортным документом грузоотправитель, который заключил договор на перевозку прямым смешанным сообщением. Он формирует электронный ЕТД в своей системе, интегрированной с ГИС ЭПД, или на сайте ГИС ЭПД.

Для этого перевозчик заполняет те разделы, которые относятся к оформляемой перевозке: сведения о грузе, точку отправления/получения, сведения о грузополучателе, вид используемого транспорта и пр.

Шаг 2. Подписание и отправка

Система формирует электронный файл в нужном формате, грузоотправитель подписывает его УКЭП. Без подписания единый транспортный документ не имеет силы.

Может пригодиться: как получить УКЭП

После этого оператор грузоотправителя проверяет файл ЕТД. Если файл не проходит проверку на соответствие обязательным требованиям и правилам, то оператор возвращает ЕТД в течение 1 рабочего дня вместе с отчетом об ошибке, с указанием кода ошибки.

После исправления ошибки грузоотправителю необходимо сформировать файл заново и подписать его.

Если файл прошел проверку, то оператор направляет его в ГИС ЭПД.

Шаг 3. Получение и подтверждение

ГИС ЭПД направляет файл ЕТД перевозчику, который взял на себя обязанности по доставке груза, багажа, пассажиров грузополучателю.

Перевозчик получает единый транспортный документ в своей интегрированной системе, проверяет все данные, условия перевозки. Грузополучатель на этом этапе не заполняет никакие обязательные разделы.

Если все правильно, то перевозчик подписывает единый транспортный документ своей УКЭП. Такими действиями перевозчик подтверждает согласие с условиями договора перевозки. Электронный файл направляется через оператора, который проверяет его и передает в ГИС ЭПД.

После этого единый транспортный документ становится доступным как грузоотправителю, так и грузополучателю.

Шаг 4. Исполнение перевозки, закрытие документов

В процессе перевозки груза в единый транспортный документ допускается вносить изменения, которые касаются этапов перевозки (погрузка/разгрузка, смена вида транспорта и пр.). Основные данные не меняются.

После того как груз доставят к грузополучателю, он подписывает единый транспортный документ своей УКЭП, тем самым подтверждая факт получения груза. Также грузополучатель заполняет раздел ЕТД, аналогичный акту приема-сдачи выполненных работ. После этого перевозка считается оконченной.

Может пригодиться:

• как оформить транспортную накладную и ТТН;
• как оформить CMR-накладную;
• как составить договор на оказание услуг по грузоперевозке автомобильным транспортом.

Что делать, чтобы наладить обмен ЕТД?

Компаниям, участвующим в этом процессе, дается небольшой срок, чтобы выполнить техническую настройку этого процесса, ознакомиться с правилами обмена, протестировать и отловить ошибки. Для этого я рекомендую выполнить следующие действия:

1. Оформите УКЭП, если она еще отсутствует. Если оформлением ЕТП будет заниматься конкретный специалист, то потребуется создать на него МЧД и предоставить права доступа в систему.
2. Заключите договор с оператором, установите систему ЭДО, если она еще не используется.
3. Обратитесь к техническим специалистам учетной системы, используемой в вашей компании (например, 1С, СБИС и пр.), чтобы они провели интеграцию системы для начала обмена файлами с ГИС ЭПД. Самостоятельно это выполнить очень сложно. Рекомендую спросить в техподдержке: «Нам нужно обеспечить обмен едиными транспортными документами по новым правилам через ГИС ЭПД. Какие доработки необходимы в нашей конфигурации системы учета, сколько это будет стоить?»
4. После проведения интеграции системы обязательно совершите тестовые операции по обмену единым транспортным документом с вашими контрагентами, чтобы убедиться, что все работает корректно. В процессе тестирования уполномоченный сотрудник сможет ознакомиться с правилами и функционалом ЕТД, выявить ошибки, сбои и своевременно их устранить через техподдержку.