Порядок перевыставления транспортных услуг: оформление и учет

Как работает перевыставление транспортных расходов покупателю

Самые простые способы включения доставки в стоимость товара – это самостоятельная доставка силами поставщика или покупателя.

Но зачастую приходится прибегать к услугам транспортных компаний, и тогда существует два варианта компенсации произведенных продавцом транспортных расходов:

• заключение агентского (посреднического) договора;
• изменение стоимости товара.

Первый вариант более распространен, хотя считается более трудозатратным в части оформления документов. Многие мои коллеги (и я с ними солидарна) предпочитают заключать агентский договор, а не изменять стоимость товара.

Да, это требует заключения дополнительного агентского договора на организацию транспортных услуг, стоимость которых затем агент перевыставляет принципалу (покупателю). Однако, ничего недоступного в этом нет, все решается достаточно просто. Как – расскажу ниже.

Второй вариант предполагает указание в договоре поставки возможности изменения стоимости товара на основании п.3 ст. 485 ГК РФ. Строго говоря, при этом варианте перевыставления расходов не происходит, а происходит пересмотр цены товара в соответствии с условиями договора. Т.е. речь, скорее, идет о возмещении затрат на доставку. В этом случае стоимость товара в ТОРГ-12 сразу включает в себя стоимость доставки.

Узнайте, как заполнить товарную накладную по форме ТОРГ-12

Оба варианта имеют плюсы и минусы, так что, как всегда, выбор за вами. А зависит он от многих причин, которые темой данной статьи не являются.

Мы же сосредоточимся на процедуре перевыставления транспортных расходов от агента принципалу.

Как оформить перевыставление транспортных расходов

Итак, покупатель заказал у поставщика определенный товар и поручает поставщику организовать его доставку, действуя от своего имени, но в интересах и за счет покупателя.

Как прописать условие в договоре

В договоре поставки в этом случае наличествует раздел (или пункт) о том, что продавец обязуется взять на себя все хлопоты по организации доставки – поиск перевозчика, заключение с ним договора, контроль за исполнением договоренности. Покупатель же обязан оплатить услуги перевозчика и принять товар.

В развитие ситуации заключается агентский договор с поставщиком, конкретизирующий его задачи по данной поставке.

Какие первичные документы оформлять

Продавец (он же в нашем случае агент), заключает с перевозчиком договор транспортной экспедиции, копию которого он направляет заказчику (принципалу).

Как правило, перевозка грузов осуществляется на условиях предоплаты (частичной предоплаты). Условие прописывают в договоре, а для верности транспортная компания выставляет счет на предоплату на имя агента. Этот последний, в свою очередь, выставляет счет заказчику, приложив копию документа, полученного от перевозчика.

Может пригодиться: как прописать предоплату в договоре

Получив от заказчика деньги, агент вносит предоплату транспортной компании. Если я представляю компанию покупателя, то требую от агента исполненное платежное поручение. Это так, между строк.

По исполнении договора транспортной экспедиции посредник оформляет для заказчика отчет агента, в котором детализирует произведенные расходы и фиксирует размер своего вознаграждения.

А теперь в качестве вишенки на торте займемся самым интересным – счетами-фактурами.

Как оформить счет-фактуру

Процесс начинается с получения агентом счета-фактуры на свое имя, выписанного компанией-перевозчиком. Однако, указанные в документе суммы никак не связаны с деятельностью компании-агента. Это транспортные расходы покупателя (заказчика, принципала), им и полученные, и оплаченные. Следовательно, расходы перевыставляются ему.

Полученный от перевозчика счет-фактуру агент фиксирует в журнале, но в книгу покупок не включает по изложенным причинам.

Затем он оформляет счет-фактуру для заказчика, изменяя при этом информацию в строках:

Если доставка заказана в рамках одного агентского договора, то табличная часть перевыставленного счета-фактуры полностью повторяет данные перевозчика.

Случается, что агент перевозит товары силами одной транспортной компании за одну поездку для нескольких принципалов. Тогда при перевыставлении расходов придется разделить указанную в документе перевозчика сумму. Сколько заказчиков объединяет доставка, столько счетов-фактур создаст бухгалтер фирмы-агента. Разделение по-братски здесь не подойдет – только в соответствии с агентскими договорами и отчетами агента.

Подробнее: как заполнить счет-фактуру

Перевыставленный счет-фактуру агент фиксирует в журнале полученных и выставленных сч/фактур, в книгу продаж не заносит.

В книге продаж появляется только счет-фактура на агентские услуги.

И еще: как провести перевыставление услуг в программе 1С

Перевыставление транспортных расходов: частые вопросы