Как заполнять и вести журнал регистрации платежных ведомостей по форме Т-53а

Когда и зачем используют журнал регистрации платежных ведомостей Т-53а

Порядок заполнения журналов регистрации регулируется постановлением Государственного комитета статистики (№ 1 от 05.01.2004), а необходимость ведения — Федеральным законом 402-ФЗ от 06.12.2011. Для учета первичных документов по выдаче зарплаты бухгалтеру предлагается использовать специальный регистр — журнал регистрации платежных ведомостей.

Может пригодиться: как заполнить платежную ведомость Т-53

Рекомендованная форма — Т-53а, но компания вправе разработать собственный документ. Корректное его ведение:

• обеспечивает прозрачность выдачи зарплаты;
• осуществляет соблюдение норм статьи 136 ТК РФ;
• повышает эффективность внутреннего контроля.

Регистр вправе запрашивать аудиторы. Также ФНС имеет право затребовать данную документацию в ходе проверки правомерности включения расходов на оплату труда в расходы и при проверке расчета НДФЛ и страховых взносов.

Проверка журнала возможна и Федеральной инспекцией труда, задачей которой является подтверждение факта своевременной и полной выдачи зарплаты работникам предприятия.

Из личного опыта: я в 99 % случаев вижу, что компании и ИП продолжают использовать унифицированную форму регистра. Это удобно, так как экономит время бухгалтеров. Готовые формы применяются в специальных учетных программах. Лишь 1 % работодателей вносят в форму коррективы.

Как заполнять журнал по форме Т-53а

Первая страница включает код ОКУД (0301050), регистрационный номер по классификатору ОКПО, официальное название организации (ИП), названия её подразделений, если журнал предназначен для них.

На титульном листе важно отразить следующую информацию:

• наименование журнала учета платежных ведомостей;
• временной интервал, охватываемый документом (чаще всего бухгалтеры выбирают один год);
• ответственное лицо, назначенное за формирование и сопровождение (указываются его должность, фамилия, инициалы и подпись).

Журнал учета платежных ведомостей ведется как в бумажном, так и электронном варианте.

Вторая часть журнала регистрации платежных ведомостей представлена таблицей, состоящей из множества однотипных листов с одинаковыми графами. На каждом последующем листе сохраняются номера предыдущих записей.

В табличную часть включаются столбцы:

• порядковый номер записи;
• номер ведомости и дата её составления;
• наименование выплаты;
• название отдела или структурного подразделения (при необходимости);
• итоговая сумма, подлежащая выплате согласно конкретной ведомости;
• сведения о сотрудниках, работающих с ведомостью (ФИО, подпись).

При условии что обе указанные процедуры проводятся одним сотрудником, объедините подписи в единую запись.

Полезно: как пронумеровать и прошнуровать журнал

Как вести и хранить журнал платежных ведомостей

При ведении регистра учета платежных ведомостей Т-53а, вручную его необходимо прошнуровать и пронумеровать каждую страницу. Это важно сделать, чтобы предотвратить возможное неправомерное удаление листов.

Допускаются поправки в документе, причем вносить изменения разрешено как на титульнике, так и непосредственно в таблице. Недопустимо использование замазывания или стирания прежней записи. Неверная информация перечеркивается, после чего фиксируется новая запись вместе с датой внесения правки, подписью ответственного сотрудника и пояснением причины коррекции.

Число поправок должно быть минимальным, каждая требует соответствующего распоряжения. К примеру, смена сведений о сотрудниках на первой странице сопровождается указанием даты и номера приказа, дающего основание для осуществления подобной процедуры.

Срок хранения формы Т-53а — 5 лет.

Образец журнала Т-53а