Как вести журнал учета работы строительных машин (механизмов) по форме ЭСМ-6
Когда-то я считала, что журнал учета работы строительных машин ЭСМ-6 — обычная бюрократическая формальность. Но подрабатывая в одной некрупной строительной фирме, я увидела, что бывает, когда небрежно относятся к этому документу. После первой же серьезной проверки бухгалтерии и налоговой из-за пары неточностей чуть не завернули фирме оплату аренды техники на полмиллиона. Расскажу, как вести журнал учета без ошибок.
Кто ведет журнал учета работы строительных машин (механизмов) по форме ЭСМ-6
Вести журнал учета работы строительных машин и механизмов необходимо как фирмам, у которых строительные машины стоят на балансе, так и заказчикам, получающим спецтехнику по договору. Этот документ требует строгой дисциплины и знания нюансов учета. Ответственность за ведение журнала лежит на сотруднике, который отвечает за эксплуатацию техники. Конкретного обязательного должностного лица форма не устанавливает. Его назначают приказом руководителя или прописывают в ЛНА.
Чаще всего назначают:
- прораба строительного участка;
- мастера участка, если техника работает на объекте под его началом;
- диспетчера строительной фирмы, если в компании большой парк машин и есть централизованный учет;
- механика, если он отвечает за выпуск техники на линию.
Какую информацию фиксируют в журнале ЭСМ-6
Учет работы сотрудников на строительной спецтехнике и механизмах ведут в журнале по унифицированной форме. Она утверждена в постановлении Госкомстата РФ № 78 от 28.11.1997. С 2013 года эти формы стали необязательными, а рекомендованными, по информации Минфина России №ПЗ-10/2012. Но их по-прежнему активно применяют на практике из-за удобства и наличия в них всех необходимых реквизитов. Если компании используют собственные бланки, то их надо закрепить в ЛНА компании.
В журнале учета ЭСМ-6 фиксируют:
- какие машины работали на конкретном объекте;
- сколько времени находились в эксплуатации;
- какой объем работ выполнен;
- сколько дней и часов отработано;
- какова стоимость выполненных работ и почасовой работы;
- были ли простои и каковы их причины.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие первичные документы подтверждают расходы на услуги спецтехники в целях исчисления налога на прибыль. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как правильно заполнять журнал по форме ЭСМ-6
Журнал учета работы строительных машин состоит из нескольких разделов:
- титульный лист — укажите название компании, код ОКПО, период заполнения;
- четные страницы;
- нечетные страницы.
Как заполнить пошагово четные листы:
Шаг 1. В первом столбце запишите порядковый номер. Для каждого транспортного средства используют отдельную строку.
Шаг 2. В столбцах 2,3,4 и 5 укажите сведения о машине. Сначала отметьте название транспортного средства (например, кран, экскаватор, бетономешалка, каток, бульдозер и т. д.). Затем напишите марку строительной техники, год выпуска и инвентарный номер.
Шаг 3. В шестом столбце отметьте конкретный объект, на котором работает строительная техника, и его точный адрес.
Шаг 4. В седьмом столбце после графы с объектом идут клетки по календарным датам месяца. В каждой клетке поставьте число отработанных часов, а при отсутствии работы — «X».
В нечетных листах подводим итоги. Здесь надо подсчитать общее количество смен и часов, которые отработаны за весь месяц:
- С 8 по 10 столбцы запишите общее количество отработанных машино-дней в месяц (односменных, двусменных, всего).
- В 11 столбце — сколько всего машино-часов машины отработали за месяц.
- В 12 и 13 графе — стоимость почасовой работы (одного машино-часа и всех отработанных часов).
- В 14 и 15 графе — объем выполненных работ (пишут единицы измерения и количество).
- В 16 столбце — стоимость работ, которые выполнила строительная техника в месяц (в рублях).
- В 17 столбце — коэффициент выработки. Для этого объем выполненных строительно-монтажных работ разделите на балансовую стоимость строительной машины. Этот показатель отражает, насколько эффективно используется машина по отношению к объему работ, который на нее возложили.
- С 18 по 29 столбца указывают количество часов простоев по конкретным причинам. В клетке, в которой указана причина, пишут количество часов, которые машина не работала. Среди указанных причин — неисправность или переоборудование машины; техобслуживание; срочный ремонт вне плана; неявка машиниста; отсутствие ГСМ, освещения, иных материалов, конструкций, фронта работ и др.
Пригодится: как пронумеровать и прошить журнал
Если допустили ошибку, например, в суммах, количестве часов и др., то исправьте стандартным способом. Зачеркните ошибочные данные и рядом напишите правильный вариант. А на полях или в нижней части листа напишите «Исправленному верить», поставьте дату и подпись.
Составляют журнал учета работ строительной техники и механизмов в одном экземпляре. Заполняют его и отдают в бухгалтерию. Там его сохраняют не менее 5 лет (п. 147 Порядка, утв. Приказом Росархива № 142 от 28.12.2021).