Выплата компенсации за использование личного автомобиля: инструкция

В каких случаях платить возмещение за использование личного ТС

Иногда работники используют свою машину в рабочих целях — с согласия или ведома работодателя. А работодатель возмещает сотруднику расходы за использование и износ авто. Порядок компенсации за авто сотруднику определяется соглашением сторон трудового договора: такое соглашение заключают только в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Расходы на использование авто возмещают, если по должностным обязанностям сотрудника характер работы связан с постоянными служебными разъездами. Чтобы получить деньги за разъезды, работник подает руководству заявление и указывает, как часто и для исполнения каких обязанностей использует свою машину. К заявлению надо приложить копию свидетельства о регистрации ТС (оригинал тоже придется показать). Основанием для выплат станет приказ руководителя, в котором установят размер и порядок выплаты возмещения.

Как определить размер выплат

Размер компенсационных выплат стороны определяют самостоятельно и прописывают в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Но работодатели руководствуются общими нормами компенсации за использование личного автомобиля в 2025 году (ПП РФ № 92 от 08.02.2002):

• для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей;
• для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 1500 рублей.

Федеральным госслужащим ежемесячную компенсацию рассчитывают по другим нормативам (п. 1, 4 Правил, утвержденных ПП РФ № 563 от 02.07.2013):

• для легковых авто с объемом двигателя до 2000 см³ — 2400 рублей;
• для легковых авто с объемом двигателя более 2000 см³ — 3000 рублей.

Учет служебных поездок ведут в путевых листах. Работник предоставляет все необходимые документы, которые подтверждают расходы (письма МНС № 04-2-06/419@ от 02.06.2004, № 14-05-07/6 от 13.04.2007). А ГСМ возмещают по фактическим затратам: для их подтверждения в бухгалтерию сдают чеки, квитанции, счета (п. 2, 5 Правил из ПП РФ № 563, письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Использование авто по договору аренды

Работодатели арендуют автомобили работника с экипажем или без экипажа (ст. 632, 642 ГК РФ). При аренде с экипажем машиной управляет и занимается ее техническим обслуживанием сам работник. Аренда без экипажа подразумевает управление и техобслуживание на других лиц.

С сотрудником заключают договор аренды и отражают в нем все особенности сделки — стоимость аренды, оценку услуг по управлению авто. Обычно расходы на эксплуатацию арендованного транспорта несет арендатор. Если машину арендуют без экипажа, то арендатор сам оплачивает содержание и страхование, в том числе и страхование собственной ответственности (ст. 636, 646 ГК РФ).

Владельцу возмещают расходы по эксплуатации машины, если это предусмотрено договором аренды и подкреплено документами: чеками и квитанциями, счетами и счетами-фактурами, копиями путевых листов. Ключевое требование — возможность определить по документам регулярность использования, маршрут движения и время использования арендованного транспорта (письма Минтранса № 03-01/21740-ИС от 28.09.2018, УФНС по г. Москве № 20-12/041966.1 от 30.04.2008, апелляционные определения Московского городского суда по делу № 33-9639/2017 от 10.04.2017, № 33-12103/2018 от 12.04.2018).

Начислять ли НДФЛ и страховые взносы

Компенсация и расходы на топливо не облагаются подоходным налогом и страховыми взносами (письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019). Все виды компенсационных выплат, которые связаны с выполнением трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Налогообложению не подлежит вся сумма возмещения, установленная соглашением работника и работодателя, но ее надо подтвердить документами — свидетельством о регистрации ТС, расчетами компенсаций, платежными чеками и квитанциями.

Страховыми взносами возмещаемые суммы тоже не облагаются — в размере, определенном соглашением сторон, но только в пределах установленных норм (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 125-ФЗ от 24.07.1998, письмо Минфина № 03-15-06/69146 от 23.10.2017).

Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС

По правилам компенсация за использование личного транспорта при УСН или при ОСНО для налога на прибыль учитывается только в пределах лимита (письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018):

• для двигателя до 2000 см³ — 1200 рублей в месяц;
• для двигателя больше 2000 см³ — 1500 рублей в месяц.

Сумму возмещения за использование ТС для рабочих поездок включают в состав прочих расходов, которые связаны с производством и реализацией, учитывая нормы из ПП РФ № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Все, что выше нормы, не учитывается для целей налогообложения (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Для целей налогообложения компенсация за использование личного автомобиля нормируется общей суммой: учитываются и фактические эксплуатационные расходы, и затраты на ГСМ (письмо Минфина № 03-03-06/1/52036 от 14.08.2017). Расходы для целей налогообложения признают, только если они экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Основанием для выплаты возмещения является приказ руководителя, а документальным подтверждением использования авто в интересах компании — путевые листы (письмо Минфина № 03-03-06/1/39406 от 23.09.2013). Компенсационные отчисления признают в составе расходов на дату их выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете обязательно проводят начисление компенсации за использование личного автомобиля — проводки такие:

• Дт 20 Кт 73;
• Дт 26 Кт 73;
• Дт 44 Кт 73.

Затраты признают управленческими расходами по обычным видам деятельности в том отчетном периоде, в котором выплатили возмещение работнику (п. 5, 6, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

Приведем пример.

В трудовом договоре с сотрудником прописано использование его собственной машины в служебных целях и определен порядок возмещения затрат. Размер компенсационных выплат определяют по ежемесячному износу автомобиля — 1500 рублей. Учитывают и расходы на эксплуатацию и ГСМ. Работник ежемесячно подтверждает расходы всеми необходимыми документами.

По итогам отчетного месяца сотрудник предоставил чеки и квитанции. Бухгалтер рассчитал компенсационную выплату, она составила 10 000 рублей. Деньги перечислят на банковский счет сотрудника в следующем месяце.

Объем двигателя ТС — 2000 см³. Для начисления налога на прибыль доходы и расходы признают методом начисления.

Для целей бухучета расходы в виде компенсационных выплат признали в размере 9000 рублей. Эту сумму и заплатят сотруднику по соглашению сторон. А в целях налогообложения расходы учитывают в размере 1200 рублей по нормам ПП РФ № 92. В результате в учете образуется постоянная разница на сумму превышения и постоянный налоговый расход (п. 4, 7 ПБУ 18/02).

В бухучете компенсационные выплаты признают в полной сумме на дату начисления, в налоговом учете — в пределах правительственных нормативов на дату выплаты. Поскольку возмещение перечисляют в следующем месяце после ее начисления, в учете образуется вычитаемая временная разница и признается отложенный налоговый актив (п. 11, 14 ПБУ 18/02). Временную разницу и отложенный налоговый актив погашают на дату выплаты возмещения работнику.

В таблице показали порядок отражения компенсации за использование личного транспорта: проводки в бухгалтерском учете.