Порядок списания ГСМ в бюджетных учреждениях

Учет горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы — это топливо (бензин, дизтопливо, керосин и т.д.) и различные жидкости и масла, применяемые для работы двигателей и механизмов. Как определено в приказе Минфина России от 29.11.2017 № 209н (ред. от 29.09.2020), это расходные материалы, которые полностью вырабатываются и подлежат постоянному списанию. В бухучете они относятся к материально-производственным запасам, учет ГСМ в федеральном учреждении или бюджетной организации имеет ряд особенностей и отличий от учета в коммерческих организациях. Это связано с особым порядком приобретения и списания ТМЦ и специальным планом счетов, действующим для бюджетников.

Для учета ГСМ обязательно применяются первичные документы, которые составляют бухгалтеры, механики, водители, кладовщики и другие уполномоченные лица:

• путевые листы;
• ведомости;
• акты списания;
• товарно-транспортные накладные.

Бюджетные и казенные учреждения учитывают топливо, масла и другие жидкости на обособленном счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы». Горюче-смазочные материалы принимают к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. Порядок определения затрат, включаемых в фактическую стоимость материальных запасов, и учет ГСМ в казенном учреждении установлены п. 52 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (ред. от 14.09.2020). Этим же приказом утвержден Единый план счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти, местного самоуправления, государственных (муниципальных) учреждений.

В зависимости от направлений использования горюче-смазочных материалов (транспортное обеспечение, отопление, работа производственных механизмов) предусмотрен их раздельный учет. Все расходы на ГСМ в казенных учреждениях учитываются по установленным нормативам. Порядок действий прописывают в учетной политике.

Закупка ГСМ в бюджетном учреждении

Для того чтобы учесть топливо, масло или смазку, их необходимо приобрести. Бюджетные учреждения приобретают ГСМ:

• за наличный расчет через подотчетных лиц;
• за безналичный расчет с учетом требований № 44-ФЗ.

Применение норм Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ (ред. от 01.07.2021) допускается только при приобретении ГСМ за счёт собственных средств или грантов и при условии утверждения специального положения по закупкам.

Для того чтобы организация или учреждение могли закупить топливо и масла, у них на балансе необязательно должны находиться транспортные средства или иные механизмы, для работы которых требуется топливо или иные жидкости. Закупка допускается для отопления помещений и других нужд.

Для удобства учреждение или организация вправе приобрести не само топливо, а талоны или топливные карты на его получение. В этом случае осуществляется учет ГСМ по талонам в казенном учреждении или бюджетной организации. Талон или топливная карта являются эквивалентом определенного количества топлива, но отличаются по типу учета. Талон — это денежный документ, который учитывается и выдается в кассе, так как имеет номинальную стоимость. Топливная карта не имеет номинальной стоимости, ее разрешается пополнять по мере надобности, поскольку не приравнивают к денежным средствам и не учитывают на счете 020135000.

При отпуске топлива по картам или талонам поставщик регулярно выставляет единую накладную или счет-фактуру за определенные периоды времени — раз в неделю или раз в месяц, в которой суммирует отпущенные ГСМ. На основании этого документа осуществляется оприходование материальных ценностей. Водители предоставляют документы, подтверждающие получение топлива, — чеки электронного терминала. После оприходования полученных объемов происходит списание ГСМ в бюджетной организации на основании путевых листов или актов, составленных о расходовании материалов на определенные цели.

Применение КОСГУ и КВР в бухучете

Бюджетники учитывают материальные ценности, к которым относятся и горюче-смазочные материалы, на основании:

• инструкции, утвержденной приказом Минфина от 01.12.2010 № 157н;
• инструкции, утвержденной приказом Минфина от 16.12.2010 № 174н;
• приказа Минфина от 29.11.2017 № 209н;
• федерального стандарта «Запасы», утвержденного приказом Минфина № 256н от 07.12.2018.

Кроме счетов бухучета, используются коды КОСГУ и КВР. При закупках ГСМ в бюджетной бухгалтерии увеличение стоимости отражается по КОСГУ 343 и применяется КВР в зависимости от типа операции:

• 221 — обеспечение топливом в рамках гособоронзаказа;
• 244 — прочая закупка товаров, работ и услуг.

Распределение по КВР и КОСГУ осуществляется по инструкции — в позициях 1517 к счету 010533 применяются коды 221 или 244 в зависимости от источника средств на приобретение.

Нормы расхода горюче-смазочных материалов

Списывать горюче-смазочные материалы бюджетникам разрешено по нормам, утвержденным в распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Они устанавливаются для каждого вида расходного материала и для каждого транспортного средства и механизма отдельно. На основании данных Минтранса составляется собственное Положение о нормировании ГСМ, которое утверждает приказом руководитель.

Для транспортных средств используются путевые листы, в которых указывают фактический и нормативный расход. Если фактический расход превышает нормативный, то учитывают установленную норму. Если он меньше, то списывают по фактическому расходу.

Проводимая регулярно инвентаризация ГСМ в бюджетных учреждениях в случае постоянного превышения фактического расхода над нормативным выявит недостачу. Ее спишут на виновных, если они будут найдены, или руководитель примет решение об источнике покрытия ущерба.

Списание горюче-смазочных материалов

Бухгалтеры списывают израсходованные ГСМ на основании документов — путевых листов, ведомостей или актов, составленных уполномоченными лицами. Как часто происходит эта операция, определяет порядок списания ГСМ в бюджетных учреждениях, установленный в учетной политике. В небольших организациях, в которых нет автопарка и расход топливных материалов небольшой, удобно делать это ежемесячно. Вот так выглядят основные проводки:

При составлении бухгалтерской отчетности осуществляется проверка списания ГСМ в бюджетных учреждениях за весь период и при необходимости делаются корректировки.

Подробнее: как списывать бензин по путевым листам