Кто ответственный за оформление факта хозяйственной жизни

Кто такой ответственный за ФХД

Итак, прежде чем определить, кто является ответственным за правильность оформления факта хозяйственной жизни, выясним, а что же представляет собой сам ФХД?
Согласно ст. 7 «Организация ведения бухгалтерского учёта» № 402-ФЗ от 06.12.2011 раскрывает, что ФХД — это любое действие внутри организации, которое приводит в движение денежные средства и оказывает влияние на финансовое положение и результаты деятельности предприятия.
События или действия, которые приводят к таким важным последствиям, всегда документально оформляют. Называются эти бумаги «Первичными учетными документами».
К ним относятся:

• товарные накладные;
• счета на оплату;
• договоры;
• акт выполненных работ или оказанных услуг.

Любой из этих бланков подписывает ответственный за факт оформления хозяйственной жизни организации. Такой сотрудник имеется в каждом учреждении, а иногда это не одно лицо, а несколько. Определяет и утверждает список ответственных и предоставляет разрешение подписывать — руководитель предприятия. Иначе в последующем все бумаги в соответствующей строке ему придется подписывать самому. На основании п. 14, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», список ответственных лиц согласовывается в обязательном порядке с главным бухгалтером.
Порядок определения ответственных лиц никак не установлен и не определен законом, т. к. организация вправе регулировать всё самостоятельно и по своему усмотрению. Обычно эту обязанность отражают в должностной инструкции.
Однако, чтобы лицо, ответственное за факт хозяйственной жизни, имело разрешение подписи, необходимо оформить доверенность или же приказ — например, такой:

Прежде чем принимать к учету документы, необходимо выяснить: это факт хозяйственной жизни или мнимая операция? Информация в бланках должна объективно отражать факты хозяйственной деятельности, т.к. к бухгалтерскому учету не допускается принятие документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кто и как подписывает УПД

ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первички, составленной на основе счета-фактуры» (согласованном с Минфином России письмом от 07.10.2013 № 03-07-15/41644) предложила налогоплательщикам новый способ оформления ФХД — УПД. Вместе с новой формой были представлены разъяснения по порядку заполнения его показателей и перечень операций, для оформления которых он используется.
Универсальный передаточный документ позволяет объединить информацию, которая отражена в первичках и счете-фактуре, не нарушая налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учете.
Форма УПД носит рекомендательный характер, т.е. каждый налогоплательщик сам решает, стоит ли ему применять этот новый образец в целях бухгалтерского учета и расчетов с бюджетом или правильнее использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичек и отдельно оформленные счета-фактуры.
Для применения УПД не нужны какие-либо изменения в законодательстве, поэтому его разрешается использовать для отражения фактов хозяйственной жизни и расчетов по НДС.
Эта форма предусматривает наличие сразу пяти подписей. Но далеко не во всех случаях необходимо именно такое количество. Следует заранее уточнить, кто подписывает факт хозяйственной жизни в УПД:

• руководитель организации (ИП). Руководитель передает свое право подписи уполномоченному/ответственному лицу. Данные полномочия должны подтверждаться приказом (доверенностью);
• главный бухгалтер. Разрешение подписывать УПД тоже может передаваться другому лицу на тех же основаниях, что и у руководителя.

Подписи руководителя и главбуха организации-поставщика должны расшифровываться. Если расшифровок нет, то возможны проблемы. Инспекторы имеют право посчитать, что документы подписаны неустановленными лицами, а это значит, что сделка фиктивная, и вычеты по НДС незаконные.
Количество лиц, которые должны подписывать бланк, как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кому необходимо ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной организации распределены правовые полномочия.
Место, где будут расписываться разные стороны, закреплено в бланке и не меняется. Общий вид бланка, в котором содержатся реквизиты для счёта-фактуры, нельзя удалять или пропускать. Этот блок следует заполнять по всем правилам.
Первоначально заполнять обязаны продавец и его представители. Они отражают в бланке, что все загружено и подготовлено и соответствует требованиям закона в полном соответствии с договором.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

Надо ли ставить печать в УПД

Наличие печати на УПД необязательно. Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Однако из разъяснений по заполнению документа следует, что печать необязательно ставить (Приложение 4 к Письму ФНС России № ММВ-20-3/96). Этот реквизит для первички необязателен. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.