Как выбрать оператора электронного документооборота

Операторы ЭДО: кто это такие

Операторы электронного документооборота, или ЭДО, — это лицензированные организации, которые помогают осуществить электронный документооборот между компаниями.

Вот список операторов электронного документооборота:

• Контур.Диадок;
• Такском;
• СБИС;
• Калуга астрал;
• ЭДО.Сбербизнес и т. д.

Например, вы подписали договор с вашим поставщиком или покупателем об обмене ЭДО (универсальные передаточные документы, счет-фактуры, договоры и т. д.). Документ загружается в систему оператора, на нем проставляется подпись организации-отправителя, и он передается, например, клиенту. Получив его, клиент проставляет свою подпись и направляет вам. Преимущества сервиса электронного документооборота очевидны: документы «летают» в системе, что позволяет в кратчайшие сроки получить оригиналы, снижаются затраты на почтовые услуги.

В чем заключаются функции оператора ЭДО

На платформах электронного документооборота осуществляется следующий функционал:

• проверяют абонентов, доступны сервисы проверки контрагентов. Например, собирается полная информация о контрагентах и выводится на печать отчет о должной осмотрительности;
• отправка отчетности в налоговые органы, ФСС, статистику и т. д. При этом в них имеется и удобный календарь, благодаря которому невозможно пропустить срок сдачи;
• получение требований от инспекций: тем, кто подключен к системе, всегда оперативно приходят запросы контролирующих инстанций. Система помогает отслеживать сроки оправки квитанций о получении требования и ответа;
• осуществляют электронный документооборот онлайн с клиентами и поставщиками. ФНС активно утверждает новые форматы обмена, например, из последних утвержден формат предоставления акта сверки взаимных расчетов (Приказ ФНС России № ЕД-7-26/405@ от 13.05.2022);
• все формы отчетности автоматически обновляются и отсутствует риск сдать отчетность по некорректной форме;
• оператор хранит документы, например счет-фактуру, в течение 5 лет;
• иные функции, связанные с ЭДО, например, является посредником между организацией и ФНС в вопросах выпуска электронной цифровой подписи.

Крупные компании давно перешли на ЭДО, например, электронный документооборот Яндекс.Маркет осуществляет через Диадок и СБИС.

Удобным является взаимодействие по прямым выплатам ФСС. Больничные приходят в систему без участия работника, не нужно следить, принес бумажный вариант в отдел кадров или нет. Данные подгружаются автоматически с уже заполненными реквизитами, не нужно заполнять бланки в бумажном виде. Это значительно экономит рабочее время бухгалтера по заработной плате и сотрудника отдела персонала. Не нужно занимать место для хранения больничных листов. Заполнив данные со своей стороны, компании в 1 клик отправляют их в ФСС.

Удобен и календарь, который поможет не забыть и не перепутать сроки сдачи отчетности в налоговую, Пенсионный фонд, статистику и Фонд социального страхования. В перечне отчетов показаны те, которые уже сданы, а также те, которые необходимо сдать. Например, в СБИС они отмечены бледно-серым цветом. А то, что уже сдано, — черным. Визуально сразу оценивается объем предстоящей работы.

Как выбрать и подключиться

Перечень функций у всех почти одинаковый, поэтому в вопросах подключения к электронному документообороту опирайтесь и на более выгодные ценовые предложения.

Тарифы операторов ЭДО

При выборе тарифов необходимо ориентироваться на документооборот вашей компании: оцените примерное количество накладных, планируемых к отправке клиентам.

Например, оператор электронного документооборота Диадок предлагает следующий порядок подключения:

1. Оплатить пакет услуг.
2. Войти в сервис по сертификату подписи (ЭП).
3. Принять условия лицензионного договора (в случае отсутствия подписи предоставляют услуги по оформлению).
4. Начать работу (добавить бизнес-партнеров, начать отправку документов).

Например, цена электронного документооборота для юридических лиц составляет 1900 рублей за 250 исходящих документов. За входящие платить не нужно, достаточно наличие ЭЦП. Если ваш контрагент обслуживается у другого оператора, подключите роуминг, цена исходящих документов не изменится.

Среди услуг по документообороту — получение документов, их хранение, техподдержка 24/7, использование в мобильных приложениях и т. д. Для старта использования достаточно зарегистрироваться по ЭЦП, на бумаге договор не заключается, а само подключение к Диадоку бесплатно.

Сравним ценообразование различных операторов.

Оператор электронного документооборота Контур.Диадок

Предоплатная система расчетов Контур.Диадок:

Тарифы на организацию рабочего места Контур.Диадок:

Дополнительные услуги Контур.Диадок:

СБИС

Например, базовый пакет СБИС предполагает сдачу отчетности в ФНС, ПФР, ФСС и органы статистики. Для ООО будет стоить 12 000 рублей. Если вы не предоставляете отчетность в Росстат, то выбирайте тариф «Легкий», стоимость составит 7900.

Выбирая внешний документооборот с контрагентами, обратите внимание на пакетные тарифы. Например, по Московской области отправка 1000 документов стоит 5000 рублей, поэтому перед выбором тарифа проанализируйте количество отправляемых УПД, договоров и другой документации клиентам.

ЭДО от Сбербанка

На первый взгляд, самым выгодным тарифом станет ЭДО от Сбербанка. Самый дорогой тариф стоит 595 рублей в месяц (в год 7140). Он предполагает получение и отправку документов контрагентам, обмен с ПАО Сбербанк, отправку отчетности в госорганы и т. д. Но огромным минусом является отсутствие подключения роуминга для обмена с другими операторами ЭДО. Отправлять и получать счета-фактуры, договоры и т. д. вы сможете только от клиентов Сбербанка. В настоящее время Сбер активно переводит клиентов на свой ЭДО для обмена с клиентскими менеджерами и специалистами кредитного мониторинга. Компаний, у которых открыт счет в Сбербанке, миллионы, но, исходя из практики, в качестве ЭДО они выбирают других операторов.

Астрал

На сайте компании размещен приказ об установлении рекомендованных розничных цен. Например, стоимость тарифа за 1500 отправлений составит 5000 рублей.

Стоимость тарифа для сдачи отчетности для юридических лиц в 4 контролирующих органа на год составит 6900 руб. (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС). На 2 года — 11 050.