Как составляется заключение инвентаризационной комиссии

Какие документы составляются по результатам инвентаризации

Каждый год организации инвентаризируют имущество и обязательства — перед составлением годовой отчетности. Исключением являются основные средства: их разрешают инвентаризировать раз в три года. Кроме того, инвентаризация обязательна при (п. 27 Приказа Минфина № 34н от 29.07.1998):

• смене МОЛ — материально ответственного лица;
• хищениях;
• пожарах;
• стихийных бедствиях;
• других случаях.

Проверку проводит инвентаризационная комиссия (ИК). Многие организации утверждают постоянно действующую комиссию отдельным приказом. Но формировать совещательный орган для каждой новой проверки тоже не запрещено.

В комиссию включают минимум 3 человека — сотрудника бухгалтерии, технических, профильных работников. Председателем обычно назначают руководителя или главного бухгалтера. А вот МОЛ в состав не входят (п. 2.3 методических указаний из Приказа Минфина № 49 от 13.06.1995).

Сама процедура проходит так: ИК проверяет фактическое наличие основных средств и материальных запасов, изучает возможность их использования по назначению. Если инвентаризируют нематериальные активы, расчеты, деньги на счетах или финансовые вложения, сверяются данные бухгалтерского учета с документами, подтверждающими операции с активами.

Результаты проверки оформляют по унифицированным формам — описям и актам. Отдельного заключения комиссии при инвентаризации, если нет расхождений, не составляют. Бухгалтерская программа автоматически заполнит графы описи или акта. Если ИК выявила расхождения, то фактические показатели вносят в программу вручную, а по итогам составляют сличительные ведомости по основным средствам и материальным запасам.

После проведения годовой проверки формируется протокол. Расхождения — излишки и недостачи — показывают в сличительной ведомости ИНВ-26 (Постановление Госкомстата № 26 от 27.03.2000). Окончательное заключение инвентаризационной комиссии отражается в приказе или распоряжении руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Для чего составляется заключение комиссии по инвентаризации

Описи и акты заполняют для подтверждения данных о фактическом наличии проверяемых объектов инвентаризации, а сличительные ведомости — для отражения расхождений. Кроме того, МОЛ ставят в таких документах расписку о том, что проверку провели в их присутствии (п. 2.5, 2.10 методических указаний).

Изучив все объяснения и материалы проверки, ИК определяет характер и причины выявленных отклонений от бухгалтерских показателей и вносит предложения по регулированию таких расхождений. Заключение отражается в протоколе, который передают руководителю организации для утверждения.

Как правильно оформить заключение

Единого бланка и порядка, как правильно написать заключение комиссии по инвентаризации, нет. Обычно организации используют различные унифицированные формы:

• инвентаризационные описи, акты — ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16;
• сличительные ведомости — ИНВ-18, ИНВ-19.

Описи или акты оформляют отдельно по каждому месту нахождения имущества и по каждому материально ответственному лицу. Их составляют в двух экземплярах: один — для бухгалтерии, второй — для МОЛ. Сличительные ведомости тоже составляют в двух экземплярах. Применяемую форму описи, акта или ведомости надо закрепить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Вот образец, как написать заключение комиссии по инвентаризации в сличительной ведомости:

По итогам проверки ИК проводит заседание. На этом заседании оформляется протокол, в котором и отражают заключение по инвентаризации. Унифицированной формы протокола нет, разработайте ее самостоятельно. В протоколе фиксируют процедурные моменты — дату и время проведения заседания, состав присутствующих, обсуждаемые вопросы и принятые решения.

Вот что еще необходимо отразить в протоколе:

• предложения по зачету излишков и недостач, которые образовались из-за пересортицы. Для этого требуется подробное объяснение материально ответственного лица о причинах возникновения пересортицы;
• письменное и исчерпывающее объяснение, почему обнаруженные недостачи не отнесены на виновных лиц;
• информацию об имуществе, которое надо списать или уценить. Обязательно определяют причины порчи и виновных лиц;
• заключение ИК, ее выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния и обеспечения сохранности основных средств и материальных запасов;
• суммы оценочных резервов по сомнительным долгам, под снижение стоимости и проч. Или указание на то, что резерв не создают, поскольку отсутствуют признаки снижения стоимости актива. Это отражают в протоколе по итогам годовой инвентаризации.

Протокол подписывают все члены ИК, которые участвуют в заседании. Затем его передают на рассмотрение руководителю организации, чтобы он принял окончательное решение. Вместе с протоколом составляют ведомость учета результатов инвентаризации — по форме ИНВ-26 или в произвольном виде. В ведомости обобщают результаты проверки, отражают выявленные излишки и недостачи и предлагают способы урегулирования (п. 5.6 методических указаний).

Руководитель принимает окончательное решение после рассмотрения всех документов и материалов от ИК. Решение принимается в форме приказа или распоряжения, его составляют в произвольной форме и обязательно включают предписание об устранении расхождений. Затем все документы по инвентаризации передают в бухгалтерию.

Приведем пример, что писать в заключении инвентаризационной комиссии — в протоколе по годовой проверке.