Как составить налоговый регистр по НДФЛ

Вести налоговый регистр — одна из обязанностей налогового агента, неисполнение которой ведет к наложению серьезных штрафов. Предлагаем скачать регистр по учету НДФЛ в целях избежания ошибок при его формировании.

Содержание

Как составить налоговый регистр по НДФЛ

Налоговое законодательство регламентирует обязанность работодателей в специальных налоговых регистрах/карточках вести учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • всех доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
  • предоставленных им налоговых вычетов и сумм, которые уменьшают налогооблагаемую базу;
  • налога исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов.

Законодательно утвержденной формы НДФЛ-ной карточки нет.

ВАЖНО!
Организация самостоятельно разрабатывает регистр по НДФЛ и порядок отражения в нем данных.

Утвержденную форму рекомендуем закрепить в качестве приложения к учетной политике.

При разработке такого отчета за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив необходимыми реквизитами и убрав информацию, которая не требуется организации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать о НДФЛ налоговому агенту. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как ведется регистр налогового учета

Вести учет в регистре необходимо отдельно по каждому физлицу, в отношении которого работодателем производятся выплаты и в отношении которого он является налоговым агентом по НДФЛ по:

  • трудовым договорам;
  • гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
  • авторским договорам;
  • договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если не предусмотрено иное.

Данные отражаются по налогоплательщику за весь календарный год помесячно нарастающим итогом с начала года:

  • доходы — отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
  • вычеты — отдельно по каждому коду.

Отражение доходов и вычетов в регистре производится в рублях и копейках, также как и показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ. Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

  • по доходам — на дату их фактического получения;
  • по вычетам — на дату фактического осуществления расходов.

Способ ведения НДФЛ-ной карточки законодательно не регламентирован, поэтому допускается ведение как в бумажном, так и в электронном виде.

Сведения из карточки по НДФЛ используются для заполнения расчета 6-НДФЛ. В связи с этим при разработке формы документа сведения бланка аналитического регистра налогового учета по НДФЛ необходимо сгруппировать наглядно и информационно емко в соответствии со структурой формы 6-НДФЛ для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ.

Возможный вариант структуры представлен в таблице.

Раздел сведений, отражаемых в регистре Перечень отражаемых данных
Налоговый агент
  • наименование;
  • ИНН/КПП;
  • ОКТМО организации
Налогоплательщик
  • Ф.И.О. физического лица;
  • ИНН (при наличии);
  • дата рождения;
  • гражданство (с кодом страны);
  • вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
  • статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) на начало года
Доходы
  • вид и код дохода;
  • сумма дохода: до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ; за минусом вычетов, до налогообложения
Предоставленные вычеты
  • вид и код вычета;
  • размер вычета;
  • реквизиты уведомления, подтверждающего правомерность вычета, код ФНС, которая его выдала
НДФЛ:
исчисленный сумма налога
удержанный
перечисленный
излишне удержанный
возвращенный налоговым агентом
  • сумма налога;
  • дата возврата налога
неудержанный сумма налога
Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев
  • платеж, на который уменьшается исчисленный налог;
  • реквизиты уведомления, подтверждающего правомерность уменьшения налога на фиксированные авансовые платежи, код ФНС, которая его выдала
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ размер налога

Если работодатель не ведет налоговый учет по НДФЛ, то инспекция вправе оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. 120, 216 НК РФ). Размеры штрафов указаны в таблице.

Размер штрафа Нарушение
10 000 руб. Нет регистров за один календарный год
30 000 руб. Нет регистров более чем за один календарный год
20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. В результате отсутствия документа произошло занижение налогооблагаемой базы по НДФЛ (п. 3 ст. 120 НК РФ)
От 20 до 40 % от суммы недоимки Неуплата/неполная уплата налога (ст. 122 НК РФ)
200 руб. за каждый не представленный в установленный срок документ Непредставление документов по требованию ФНС (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ)
Административная ответственность: от 300 до 500 руб. должностных лиц (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Образец регистра налогового учёта НДФЛ

Образец оформления НДФЛ-ной карточки рассмотрим на следующем примере:

В 2022 г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ежемесячно начисляло работнику Петрову П.П. (резидент РФ) зарплату в размере 50 000 руб. Выплаты производятся два раза в месяц (22-го числа текущего месяца и 7-го числа следующего месяца).

Выплаты за февраль — в размере 36 842,11 руб., работник брал больничный с 8 по 14 февраля (7 дней); за август — в размере 28 260,87 руб., работник в отпуске с 8 по 21 августа (14 дней).

Дополнительно работнику выплачены следующие доходы:

22.02.2022 — пособие по временной нетрудоспособности в размере 4931,52 руб.;

07.04.2022 — материальная помощь в размере 7000 руб.;

05.08.2022 — отпускные за август в размере 23 422,56 руб.

Работнику предоставляется стандартный вычет на ребенка в размере 1400 руб. Прав на иные стандартные вычеты у сотрудника нет.

Вот каким образом следует заполнять бланки налогового учета по НДФЛ по условиям примера. Показываем только заполненные разделы. Полный вариант документа предлагаем скачать в формате Word.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.