Как отражается в бухучете антифриз и другие специальные жидкости для ТС
Горюче-смазочные материалы учитывают в составе запасов компании. Но какого-то общего списка материальных запасов в нормативах нет. Разбираемся, к чему относится масло и тосол и как отражать их в бухучете.
К чему относится антифриз и другие спецжидкости
Горюче-смазочные материалы — это ресурсы, у которых есть материальная форма и которые предназначены для потребления в процессе работы компании. В бухучете ГСМ относят к материальным запасам: операции с ними проводят по нормам ФСБУ 5/2019.
В федеральном стандарте напрямую не указано, к какой категории относятся тормозная жидкость, антифриз и другие спецжидкости. Но в ФСБУ 5/2019 приведены критерии, по которым материалы являются частью запасов, — если их потребляют не больше 12 месяцев или в рамках обычного операционного цикла (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Обычно к материалам относят:
- сырье;
- основные и вспомогательные материалы, при помощи которых изготавливают товары, выполняют работы и услуги;
- полуфабрикаты;
- стройматериалы;
- комплектующие;
- ГСМ;
- канцелярию, хозтовары и другие ТМЦ.
А к горюче-смазочным материалам относится не только топливо (бензин, дизель, керосин), но и различные технические жидкости для транспорта — дизельное и автотракторное масло, тосол или антифриз, сжатый и сжиженный газ для моторного топлива. То есть в группу ГСМ включают все спецжидкости, которые нужны для работы транспорта:
- легковых авто и грузовиков;
- автобусов и микроавтобусов;
- тягачей и самосвалов;
- фургонов;
- кранов, погрузчиков и других специализированных машин.
Как ведут бухучет спецжидкостей для транспорта
Утверждение, что в бухучете тосол можно отнести к запчастям, неверно: антифриз относится к ГСМ. Материалы принимают к учету по фактической себестоимости (п. 9 ФСБУ 5/2019). Если приобрели матценности за плату, в их себестоимость включают все затраты на покупку, но только после вычета НДС и скидок (п. 10, 11, 12 ФСБУ 5/2019).
Теперь разберем, к какому счету отнести антифриз и как его учитывать. Бухучет горючего проводится по определенным правилам:
- необходимо строго соблюдать порядок приемки и отпуска ГСМ;
- показатели оперативно-складского и бухгалтерского учетов должны совпадать.
Кроме того, необходимо вести оперативный количественный учет горючего на складах и в баках машин: этим занимаются материально ответственные лица и вносят сведения в складские карточки и другие регистры. Еще бухгалтеру надо постоянно контролировать места хранения и проверять, как МОЛ готовят документацию и ведут складской учет. Бухгалтеру рекомендуется систематически сверять фактические остатки ГСМ с учетными показателями. Затем бухгалтерия оценивает данные по складу и остатки материалов по бухучету.
Минфин определил, на каком счете отражать антифриз и другие спецжидкости — на счете 10 для материалов (Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000). По плану счетов для ГСМ ввели отдельный субсчет «Топливо» — это субсчет 10.3. По нему фиксируют наличие и движение нефтепродуктов и технических жидкостей.
Вот на какие счета бухгалтерского учета отражают тосол и другие ГСМ в коммерции и в бухучете НКО:
- 10.3.1 «Топливо на складе»;
- 10.3.2 «Топливо в баках»;
- 10.3.3 «Топливо по талонам (топливным картам)».
Для антифриза чаще всего используют субсч. 10.3.1, по нему проводят наличие и движение ГСМ, которые используют для эксплуатации транспорта и механизмов в компании. По дебету отражают приход, по кредиту — списание. Записи прихода делают по первичным документам, которыми МОЛ оприходовали поступление смазочных материалов, списания — по накладным, ведомостям учета выдачи ГСМ, лимитно-заборным ведомостям. Аналитику ведут по материально ответственным лицам, видам и маркам жидкостей.
Подробнее: как вести учет ГСМ в бюджетном учреждении
Как нормируют расходы по ГСМ
И коммерция, и НКО, и бюджетники нормируют затраты на горюче-смазочные материалы для легковых и грузовых машин. Это делается для контроля за фактическим наличием горючего и выявлением перерасходов. Локальные нормы устанавливают отдельным приказом руководителя.
Базовый показатель — норму на 100 км пробега — найдете в Распоряжении Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008. Если не нашли нужное значение, посмотрите документы изготовителя и скорректируйте показатели на коэффициенты с учетом условий эксплуатации.
Если компания добровольно установила локальные нормы ГСМ для контроля за использованием горючего и смазки, сверхнормативный расход для налогообложения прибыли разрешают:
- учитывать в расходах в обычном порядке, если это обоснованно (письмо УМНС по г. Москве № 26-12/7430 от 05.02.2003);
- учитывать во внереализационных расходах после того, как в доходах признают сумму возмещения ущерба (из-за перерасхода, хищения ГСМ) виновным лицом (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина № 03-03-06/2/14611 от 07.03.2018, № 03-03-06/1/9693 от 20.02.2017);
- учитывать во внереализационных расходах, если не нашли виновного. Но это надо документально подтвердить (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, письмо Минфина № 03-03-06/1/63646 от 20.08.2019);
- не признавать в расходах, если безосновательно превысили норму или не подтвердили отсутствие виновного (определение ВАС РФ № ВАС-8327/12 от 09.07.2012, постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа № Ф08-5527/2015 от 25.09.2015).
А для налогообложения по УСН стоимость сверхнормативных затрат, которые учли в расходах на дату оплаты, надо восстановить. Но есть исключение — случай, когда сверхнормативный расход экономически обоснован. На упрощенке убытки от хищений не входят в список расходов по п. 1 ст. 346.16 НК РФ, а в случае отсутствия разумных причин для перерасхода не соблюдается условие для признания затрат (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Если компания установила нормы расхода для топлива и смазочных материалов, при отклонениях от нормативов надо проанализировать причины перерасхода для бухучета. И в зависимости от причин таких отклонений бухгалтер определяет, куда списывать антифриз в размере сверхнормативных затрат (актуально для всех ГСМ):
- в расходы по обычным видам деятельности — если обосновали сверхнормативные затраты (п. 5 ПБУ 10/99);
- на виновных лиц — если их обнаружили;
- на прочие расходы — если сверхнормативные затраты не обоснованы или виновные не найдены (п. 11 ПБУ 10/99).
Надо знать: как рассчитать нормы расхода топлива
Эксперты КонсультантПлюс разобрали нормы и учет ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Какие проводки составляют для спецжидкостей
В таблице — основные проводки по бухучету горючего и смазочных материалов для коммерции и НКО.
| Проводка | Содержание операции |
|---|---|
| Дт 71 Кт 50 | Выдали наличные деньги подотчетному лицу для покупки тосола, масла, бензина |
| Дт 10 Кт 71 | Приняли к учету купленные материалы |
| Дт 20, 23, 26, 44 Кт 10 | Списали горючее и смазку, которые использовали для работы компании |
А вот проводки по бухучету спецжидкостей для бюджетников.
| Проводка | Содержание операции |
|---|---|
| Дт 2 208 34 837 Кт 2 201 11 610, забалансовый счет 18 | Выдали наличные деньги подотчетному лицу для покупки тосола, масла, бензина |
| Дт 2 105 33 343 Кт 2 208 34 737 | Приняли к учету купленные материалы |
| Дт х 109 х0 272 Кт х 105 33 443 | Списали материалы в пределах локальных норм |
| Дт х 401 10 172 Кт х 105 хх 443 | Списали материалы сверх локальных норм, но не нашли виновного |
| Списали ГСМ сверх локальных норм и выявили виновного сотрудника | |
| Дт х 209 74 567 Кт х 401 10 172 | Учли перерасход по справедливой стоимости |
| Дт х 401 10 172 Кт х 105 33 443 | Списали перерасход |
| Дт х 201 34 510, х 201 11 510, забалансовый счет 17 Кт х 209 74 667 | Виновный возместил перерасход в кассу или на лицевой счет в Казначействе |
Может пригодиться: как составить отчет об использовании топлива