Инструкция: как составить акт о списании бланков строгой отчетности

В каких случаях списывают бланки строгой отчетности

Учреждения часто применяют бланки строгой отчетности — документы унифицированной формы с серией и порядковым номером. Для разных направлений деятельности используют разные БСО. Среди них:

• трудовые книжки, вкладыши к ним;
• удостоверения;
• дипломы и аттестаты;
• путевые листы;
• путевки, талоны;
• абонементы, билеты;
• квитанционные книжки и проч.

Неиспользованные БСО остаются в организации на весь срок их хранения, то есть минимум 5 лет. После того как закончится срок хранения, неиспользованные, выданные или испорченные бланки списывают. Для этого проводится специальная процедура уничтожения: выбрасывать ненужные БСО нельзя.

По правилам, бланки строгой отчетности списывают:

• если закончился срок их хранения;
• если обнаружили брак, порчу, утерю или хищение документов.

Рекомендации, как списать испорченные бланки строгой отчетности, закреплены в Приказе Минфина № 52н от 30.03.2015. Сотрудник, который испортил БСО, фиксирует непригодность документа. В испорченном бланке не трогайте наименование, серию, номер и сведения об учреждении — они должны читаться.

По теме: учет БСО в бюджетных учреждениях

Порядок списания бланков строгой отчетности

По теме: где и сколько хранить бланки строгой отчетности

После окончания срока хранения проводится инвентаризация БСО, после чего документы списываются и уничтожаются. Общий порядок списания таков:

1. Издайте приказ о проведении инвентаризации.
2. Сформируйте комиссию, которая проведет проверку и составит инвентаризационную опись.
3. Отдельным приказом руководителя создайте комиссию по списанию бланков строгой отчетности: у многих учреждений она совпадает с инвентаризационной.
4. Проведите процедуру уничтожения бланков.
5. Подготовьте акт о списании (для кассовых БСО — п. 26 приложения № 2 к протоколу заседания ГМЭК № 4/63-2001 от 29.06.2001).

Приказ

Приказ об инвентаризации обычно издают по унифицированной форме ИНВ-22 (Постановление ГКС № 88 от 18.08.1998). Приказ о списании БСО составляют в свободной форме. Таким распоряжением руководитель назначает комиссию по выбытию бланков и определяет основание для их уничтожения. Кроме того, в приказе прописывают перечень полномочий и устанавливают ответственность за его исполнение.

Комиссия проверяет целевое использование документов. Для подтверждения предоставляются корешки бланков, копии квитанций, расписки работников о том, что они получили документы. Подтверждением являются и различные журналы — выдачи путевых листов, трудовых книжек, учета БСО.

Акт

Учреждениями применяется унифицированная форма акта о списании бланков строгой отчетности (0504816) из Приказа Минфина № 52н от 30.03.2015 (приложение № 1 к Приказу № 52). Коммерческие и некоммерческие организации используют любую форму акта — унифицированную или собственной разработки с учетом требований ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от 06.12.2011. Применяемый первичный документ закрепляют в учетной политике.

Актовую форму 0504816 составляет комиссия минимум в двух экземплярах. Руководитель утверждает акт своей подписью. Для казенных, бюджетных, автономных учреждений правила заполнения ф. 0504816 одинаковы.

В акте о выбытии БСО отражают:

• название учреждения;
• реквизиты организации — ИНН, КПП, ОКПО;
• Ф.И.О. ответственного работника;
• Ф.И.О. членов комиссии, реквизиты приказа о назначении комиссии;
• список бланков для списания;
• дата выбытия (уничтожения);
• подписи всех, кто участвует в процедуре выбытия.

В завершении ставится дата оформления актовой формы 0504816.

Сразу ли списывают испорченные БСО

Испорченные бланки строгой отчетности регистрируют в специальном журнале учета — форме 0504045 (приложение № 3 к Приказу Минфина № 52н). И БСО с ошибками, и корешки действующих бланков хранят 5 лет. Благодаря такому учету, систематизируется документооборот БСО учреждения.

Если испортили бланк строгой отчетности, сразу списать его не получится. Даже несмотря на ошибку или порчу, БСО надо оставить до конца периода хранения, и только потом уничтожить испорченные документы. Бланки списывают через месяц после их инвентаризации.