Что делать, если обнаружена недостача при инвентаризации

Бесплатно найти и скачать образцы этого документа в КонсультантПлюс

Скачать образец приказа о списании недостачи при отсутствии виновных лиц

Скачать образец приказа о взыскании ущерба с работника по недостаче

Скачать образец объяснительной о недостаче при инвентаризации денег в кассе

Ответственность работников за недостачу

Недостача — отрицательная разница между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета. Если у бухгалтера числятся по кассе 100 000 руб., а там лежат только 70 000 руб., то речь идет о недостаче в размере 30 000 руб.

Она образуется не только из-за денег. Товары, материалы, оборудование, мебель — все это пропадает с территории фирмы по причине умышленного хищения, непроизвольной халатности ответственных лиц и естественной убыли. В последней никто не виноват, она возникает «природным путем» в результате изменения биологических или физико-химических свойств товара — порча овощей, высыхание краски и т. п. Тем более, существуют нормы допустимой недостачи при инвентаризации в рамках естественной убыли. Они утверждены Приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.

Согласно ст. 232 и 238 ТК РФ, работники обязаны возместить причиненный по их вине ущерб работодателю. Но он должен быть действительным (3 банки краски, 5 кг огурцов), а не предполагаемым типа упущенной выгоды.

В целях подстраховки работодателю разрешено заключать договоры о полной материальной ответственности с работниками, контактирующими с деньгами или ТМЦ. Полная материальная ответственность позволяет работодателю взыскать с работника всю сумму причиненного ущерба. Правда, «повесить» такую ответственность получится далеко не на каждого. Перечень должностей, с которыми работодатель вправе заключить договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 (приложение № 1). К сравнению, кладовщик несет полную ответственность за содержимое вверенного ему склада, а уборщик — нет. Хоть и находится там каждый день и теоретически тоже может совершить кражу.

И тот, и другой будут возмещать убыток. Разница — в размере возмещения. Если с работником не заключен такой договор, то максимум, что вы с него получите, — среднемесячный заработок (ст. 241 ТК РФ). Согласия виновника не требуется, работодатель вправе удержать из его зарплаты сумму недостачи в рамках ст. 248 ТК РФ. Но не более 20% от ежемесячной выплаты (ст. 138 ТК РФ). Поэтому, если сумма крупная, то взыскание длится несколько месяцев, пока не выберется вся сумма среднемесячного заработка.

При полной материальной ответственности с работника получится взыскать всю стоимость причиненного ущерба. Но и здесь не все так просто. Принудительно бухгалтер вправе списать только среднемесячный заработок, остальное — по согласию виновника или через суд.

Когда нельзя взыскать ущерб

Перед тем, как выявить недостачу и «повесить» ее на работника, следует учесть еще один фактор — есть ряд обстоятельств, за которые нельзя винить персонал. В соответствии со ст. 239 ТК РФ, работника не признают виновным, если он испортил (отдал, потерял) товар во время:

• пожара, забастовки, террористического акта, военных действий, стихийного бедствия и прочих обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора);
• вынужденной самообороны, например, при разбойном нападении на магазин;
• отсутствия соответствующих условий хранения;
• нормального хозяйственного риска.

Перед списанием недостачи по результатам инвентаризации за счет работников вспомните, не было ли у вас пожара или разбойного нападения. Когда грабитель нападает на банк и уносит с собой миллионы рублей из кассы, руководство банка не взыскивает эту сумму с перепуганного кассира. Директор обращается в полицию, ждет расследования и приговора суда в отношении грабителя. Кассир, отдавший деньги, тут ни при чем, т. к. действовал под страхом физической расправы.

Аналогично с пожаром. Если сгорела половина склада, нет смысла винить кладовщика. Виноват тот, кто устроил возгорание. Опять же расследовать это дело будут компетентные органы, а не бухгалтерия или служба безопасности предприятия. Если в вашей фирме были подобные случаи, то «повесить» недостачу на работников не получится — они легко оспорят это в суде и еще потребуют моральный ущерб.

При отсутствии нормальных условий хранения тоже бесполезно спрашивать с работника. Если у здания нет запорных механизмов, неподходящая температура воздуха, повышенная или пониженная влажность, то логично, что хранящиеся в таком помещении товары будут выходить из строя и терять свойства. Когда компания закупила мясо, но не позаботилась о холодильниках, персонал не виноват.

К случаям нормального хозяйственного риска относят, например, хищение товаров покупателями в магазинах самообслуживания (решение ВАС РФ от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). Когда руководство магазина выкладывает в свободный доступ товары, оно оценивает риск и заведомо предполагает, что покупатель возьмет пару обуви и выйдет без оплаты. Работники магазина не виноваты, что применяется такой тип торговли. Виноваты лица, совершившие кражу. Если полиция таковых установит, то суд их заставит возместить ущерб. Если нет, то продавцы все равно не понесут чужую ответственность. Поэтому дорогостоящие товары типа элитного алкоголя всегда располагаются в закрытой витрине или за спиной у кассира.

Взыскание ущерба с виновных лиц при недостаче

После того как инвентаризационная комиссия зафиксирует отрицательные расхождения, не стоит сразу делить выявленный ущерб на персонал. В соответствии со ст. 247 ТК РФ, работодатель обязан провести проверку — установить размер ущерба и причины его возникновения.

С причастных лиц в обязательном порядке запрашиваются объяснительные о недостаче при инвентаризации ТМЦ, в которых они излагают свое видение ситуации. Например, если к концу года директор забыл о недопоставке досок в июне и теперь ищет их на складах, то работники ему напомнят, что такой-то поставщик привез товара в меньшем количестве. И что в настоящее время ему направлена претензия.

Объяснительная составляется работником (без оказания давления) в свободной форме на имя директора предприятия. Но иногда работники и сами не хотят давать пояснения или всячески уклоняются от этого. Тогда директору придется оформить соответствующий акт — в знак того, что свою обязанность по требованию объяснений он выполнил.

Размер ущерба определяется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости, отраженной в бухгалтерском учете с учетом степени износа (ст. 246 ТК РФ). Взыскание среднемесячной суммы происходит по распоряжению директора, но оно должно быть сделано не позднее одного месяца с даты окончательного установления размера ущерба. Если опоздаете, то взыскивать придется через суд (ст. 248 ТК РФ).

Если сумма ущерба больше, чем среднемесячный заработок, то с работника следует получить согласие на ее удержание. В случае отказа подавайте иск. Если вина работника очевидна, он может и согласиться вернуть деньги, например, чтобы не доводить до суда, не понести уголовное наказание, не получить огласку, не потерять репутацию и т. п.

При этом стороны вправе договориться о рассрочке платежей. Тогда виновник оформляет письменное обязательство о добровольном возмещении с указанием конкретных сроков платежей. А если он уволится до окончания полного возмещения, то работодатель, опять же, сможет взыскать остаток через суд. Возмещение ущерба часто происходит не только деньгами. По договоренности сторон работник вправе принести равноценное имущество или за свой счет устранить причиненные повреждения.

В бухгалтерском учете себестоимость недостающих ценностей отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Проводка, если обнаружена недостача материалов, выглядит следующим образом: Дт 94 Кт 10. А если утрачены товары, то по кредиту указывают так: Дт 94 Кт 41. Потом сумма отправляется на дебет счета 73, с которого частями или полностью списывается на зарплату работника в дебет счета 70. Итоговое удержание суммы ущерба, возникшего из-за недостачи материалов при инвентаризации, отражается проводкой Дт 70 Кт 73.

Рассмотрим, как оформить недостачу при инвентаризации в бухгалтерском учете, на примере.

По результатам проверки наличия спортивного инвентаря на складах выявлена недостача футбольных мячей общей стоимостью 3000 руб. Вина кладовщика доказана. С ним заключен договор о полной материальной ответственности, но поскольку сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка, обойдемся без суда. Зарплата кладовщика за вычетом НДФЛ — 15 000 руб. В соответствии со ст. 138 ТК РФ, мы вправе удержать с этой суммы только 20%: 15 000 × 20% = 3000 руб. Это как раз сумма причиненного ущерба. Получается, что кладовщик уже с первой зарплаты «покроет» всю недостачу.

Бухгалтер составит такие проводки списания при инвентаризации.

Если виновные не найдены или ущерб нанесен в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение), то сумму утраченных ценностей списывают как прочие расходы на основании приказа руководителя.

Получив распоряжение директора, бухгалтер отразит стоимость утраченных ценностей на счете 94 (Дт 94 Кт 10), а затем спишет убыток на прочие расходы — Дт 91.2 Кт 94. Аналогично поступают, когда суд оправдал работника и отказал во взыскании ущерба. В таких случаях основанием станет решение суда (п. 5.2 методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).