А пересдача влечет за собой не только дополнительные бухгалтерские расходы, но и более пристальное внимание (читай: проверки) со стороны контролирующих органов. Нужны ли лишние проверки предпринимателю? Вряд ли. И чтобы не нарываться на них, в работе с документами достаточно соблюдать несколько несложных правил.
НЕ ПРОДАВАЙТЕ ТО, ЧТО ВЫ ЕЩЕ НЕ КУПИЛИ
Здравый смысл подсказывает, что продать то, чего у тебя еще нет на складе (т. е., то, что ты еще либо не купил либо не произвел) нельзя. Тем не менее в малом бизнесе такое происходит сплошь и рядом. Товар отгружен, деньги покупатель перечислил, а документов на его поступление на склад предпринимателя нет. Что с ними произошло, и можно ли их как-то получить (или переделать их дату), сам предприниматель знает далеко не всегда.
У меня например, не один раз работа по подготовке отчетности вставала только потому, что клиент брал тайм-аут на выяснение «документальных» отношений со своими контрагентами. В спокойные «межотчетные» месяцы это еще полбеды, но в отчетный период, когда каждый час на счету, такие ситуации, мягко говоря, не помогают работе и могут привести к ошибкам, исправлять которые будет и сложно и дорого. Поэтому, господа предприниматели, следите за своей «первичкой». Это не так сложно. Если не знаете, как наладить этот процесс, спросите у своего бухгалтера. Этим вы поможете не только ему (ей), но прежде всего себе.
ПРОДАВАЙТЕ ТОЛЬКО ТО, ЧТО КУПИЛИ
Тоже, казалось бы, невозможная ситуация – как можно продать что-то другое, если у тебя есть только то, что ты приобрел у поставщика? Запросто. Вот типичный пример: на склад ставится «костюм рабочий «Монтажник», синий, размер 52», а отгружается «спецовка куртка+брюки». Вроде бы похоже, можно и догадаться. Но если у вас на складе таких «костюмов» дюжина позиций и все разных цветов, размеров и по разным ценам? Как бухгалтеру узнать, что именно вы продаете под названием «спецовка»? Только позвонить вам и спросить, потому что иначе программа учета не позволит ему списать то, чего на складе нет. Когда таких нестыковок одна-две, бухгалтер скорее всего с ними разберется. Но при большой номенклатуре, где есть только общие наименования вроде «костюм» или «микросхема» (без уникального товарного кода) это может оказаться сложно и приведет к задержке с подготовкой отчетности.
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ДОКУМЕНТЫ ОТ ВТОРОСТЕПЕННЫХ ПОСТАВЩИКОВ
Документы от основных поставщиков, как правило, есть всегда. Хуже дело обстоит с теми, чьи услуги или товары вы покупаете лишь время от времени – например, акт от дизайн-студии, которая делала макет рекламного баннера для вашего сайта или счет-фактура от клининговой компании, которая мыла полы на вашем складе. Обычно суммы в таких документах не очень большие, но в совокупности (как принимаемые к учету расходы) они могут существенно повлиять на ваш налог на прибыль. В тех случаях, когда в эти суммы был включен НДС, вы также могли бы принять его к вычету. Без «закрывающих» документов НДС вы просто теряете, а налог на прибыль переплачиваете.
Случаи таких (потенциальных) потерь и переплат я наблюдаю каждый квартал и сообщаю о них клиентам. Кто-то досылает недостающие документы, кто-то машет рукой. И то и другое их право. Для меня, как их бухгалтера важно, чтобы оно было реализовано до подачи деклараций. В большинстве своем так оно и бывает. Но бывает и так, что предприниматель «просыпается» (то есть, присылает счет-фактуру, а иногда и не одну, от поставщика) уже после того, как отчет отправлен.
Скажу честно, узнавать об этом не очень приятно. Вся работа, на которую было потрачено немало времени с одним таким «довеском» идет насмарку. Все приходится пересчитывать заново. И, разумеется, все пересчитывается, потому что интересы клиента превыше всего, но... В общем, господа предприниматели, лучше такого не допускать. И не только чтобы сэкономить нервы вашему бухгалтеру, но и по все той же «контролирующей» причине, для которой каждая ваша «уточненка» это повод для камеральной проверки.
