Как законно оформить замещение директора, уходящего в декрет, продавцом-консультантом с передачей ему автомобиля и права подписи документов?

Надёжнее всего оформить временный перевод продавца на должность руководителя по ст. 72.2 ТК РФ — с освобождением от прежней работы. Закон не запрещает и вариант временного исполнения обязанностей директора без отрыва от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ), так что оба пути допустимы.

В ЕГРЮЛ изменения вносить не нужно. У женщины в декрете полномочия сохраняются. Право подписи договоров и отчётности передаётся доверенностью от общества (ст. 185 ГК РФ) вместе с машиночитаемой доверенностью.

По автомобилю оформляют приказ о закреплении, акт приёма-передачи и путевые листы по Приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390 — с медосмотром и техосмотром, иначе ГСМ не списать (статья 252 Налогового кодекса РФ). Договор о полной материальной ответственности за машину не заключают: транспорта нет в Перечне Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Какие полномочия можно передать продавцу-консультанту по доверенности от организации, чтобы он мог подписывать договоры и кадровые документы?

Я хочу, чтобы продавец-консультант на время декрета директора мог подписывать договоры с поставщиками, кадровые приказы и первичные документы. Подскажите, как правильно составить доверенность от имени организации? Нужно ли перечислять в ней конкретные виды документов и действия, или можно написать общую формулировку «осуществлять руководство текущей деятельностью»? И нужно ли заверять такую доверенность у нотариуса, или достаточно подписи директора и печати компании?

Отвечает Пастухов Михаил

Через доверенность продавцу-консультанту можно передать подпись договоров, первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) и кадровых приказов — в том числе о приёме и увольнении (ст. 185 ГК РФ). Подпись и такие полномочия закон передавать не запрещает.

Формулировку «руководство текущей деятельностью» рекомендую не использовать. Формального запрета нет, но банки, контрагенты и налоговая нередко отказываются принимать документы с такой размытой записью. В связи с чем полномочия перечисляют поимённо: заключение договоров поставки, подпись актов, накладных, УПД и кадровой документации.

Нотариус не нужен (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Доверенность подписывает действующий директор своей подписью, при наличии печати — заверяет ею. Нотариальная форма требуется только для сделок, где она обязательна по закону (ст. 163 ГК РФ) либо для регистрационных действий.

Как правильно закрепить автомобиль за продавцом-консультантом, чтобы можно было списывать топливо и подтверждать расходы?

У компании есть автомобиль, который раньше использовала директор для поездок к покупателям и поставщикам. Теперь я хочу передать его продавцу-консультанту, который будет решать те же задачи. Подскажите, какие документы нужно оформить, чтобы расходы на топливо и ГСМ можно было законно списывать? Достаточно ли приказа о закреплении автомобиля и акта приёма-передачи, или нужно ещё что-то? И обязательно ли вписывать сотрудника в полис ОСАГО, если он будет управлять машиной?

Отвечает Пастухов Михаил

Одного приказа и акта приёма-передачи для списания топлива недостаточно. Главный документ — путевые листы по Приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390 с обязательными отметками о предрейсовом медосмотре и техосмотре. Без них расходы на ГСМ не подтвердить (ст. 252 НК РФ).

Комплект при передаче машины:

• приказ о закреплении транспорта за сотрудником с указанием производственных целей поездок;
• акт приёма-передачи с фиксацией пробега и технического состояния, регулярно оформляемые;
• путевые листы с подписью врача и подписью механика.

Может ли директор, находясь в декрете, подписывать документы электронной подписью, и не будет ли это считаться выходом на работу?

Директор уходит в декрет, но дома планирует подписывать документы своей электронной подписью (ЭЦП). Я переживаю: не расценит ли СФР это как фактическое осуществление трудовой деятельности в период отпуска по беременности и родам и не потребует ли вернуть выплаченное пособие? Подскажите, законно ли директору подписывать документы ЭЦП из дома, или это создаёт риск для выплат? И можно ли как-то обезопасить компанию — например, оформить передачу полномочий на другого сотрудника?

Отвечает Пастухов Михаил

С одной стороны, нахождение в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком не лишает гендиректора статуса единоличного исполнительного органа: полномочия сохраняются в силу ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Прямого запрета на подпись документов в этот период нет. Суды нередко исходят из того, что разовая подпись отчётности или отдельных бумаг не означает фактического возврата к работе.

Но риск с такой подписью в другом. Если СФР увидит систематическое участие директора в хозяйственной деятельности, возможны споры о правомерности пособия. Чтобы снять вопрос, право подписи и ведение дел передают заместителю по доверенности (ст. 185 ГК РФ) с оформлением МЧД. Сама директор в период отпуска лучше воздержится от применения своей ЭЦП — так факт работы не будет зафиксирован техническими средствами.

Можно ли передать личную электронную подпись директора продавцу-консультанту, чтобы он подписывал документы от её имени?

Продавец-консультант будет выполнять обязанности директора, включая подписание документов. Я слышала, что можно передать ему электронную подпись директора, чтобы он мог подписывать документы от её имени. Но мне сказали, что это незаконно. Так ли это? Если передавать УКЭП нельзя, то как продавцу-консультанту подписывать документы — нужно ли ему оформлять собственную подпись, и как директору выдать на неё машиночитаемую доверенность?

Отвечает Пастухов Михаил

Передача личной УКЭП директора другому сотруднику недопустима. По смыслу ст. 10 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ владелец сертификата обязан хранить ключ в тайне и не позволять третьим лицам им пользоваться. Документ, подписанный чужой подписью, могут не признать надлежаще оформленным (ст. 160 ГК РФ), а расходы по нему — не подтверждёнными для налогового учёта.

Законная схема выглядит так. Продавец-консультант получает в аккредитованном удостоверяющем центре личную УКЭП физлица (ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ). Директор оформляет на него машиночитаемую доверенность от имени общества с конкретным перечнем полномочий и подписывает её своей УКЭП. МЧД регистрируется в едином реестре через ФНС. После этого сотрудник подписывает файлы своей подписью физлица, прикладывая к ним файл МЧД.

Может ли единственный учредитель, уходящий в декрет, сохранить за собой должность директора, или его нужно уволить и назначить нового?

Наш директор — она же единственный учредитель компании. Она уходит в декрет и хочет сохранить за собой должность. Подскажите, может ли она оставаться директором в декрете, или по закону её нужно уволить и назначить нового руководителя? Если она остаётся, то кто будет подписывать документы от имени компании — продавец-консультант по доверенности или нужно назначать временно исполняющего обязанности директора с внесением изменений в ЕГРЮЛ?

Отвечает Пастухов Михаил

Расторгать договор с единственным учредителем, который одновременно занимает должность директора, при уходе в декрет не требуется. Она вправе оставаться руководителем: специфика управления обществом с единственным участником не требует обязательного назначения нового директора на период отпуска. Статус сохраняется, поэтому изменения в ЕГРЮЛ не вносятся. Чтобы компания продолжала работать, регистрировать нового руководителя в реестре не нужно. Достаточно выдать сотруднику, например продавцу-консультанту, доверенность от имени организации (ст. 185 ГК РФ) и оформить машиночитаемую доверенность для подписания документов и взаимодействия с госорганами.