Как правильно провести ревизию в продуктовом магазине?
Я работаю в продуктовом магазине и столкнулся с задачей проведения ревизии. У нас есть данные по приходу, расходу, остаткам с прошлой ревизии и долгам покупателей. Как правильно провести ревизию, чтобы понять, есть ли у нас недостача?
Уточните у бухгалтера, в каких ценах отражен остаток прошлой проверки, — в розничных магазинах он, как правило, рассчитывается по продажным ценам.
Прибавьте к итоговой сумме прошлой инвентаризации (в денежном выражении) стоимость поступивших товаров и торговую наценку на них.
Вычтите сумму наличной и безналичной выручки, поступившей с момента прошлой инвентаризации, по дату вновь назначенной и долг покупателей в продажных ценах.
Остаток товара на начало + приход - долг - выручка = остаток товара на конец.
Вам понадобится инвентаризационная опись по форме ИНВ-3 на дату вновь назначенной ревизии. Форма описи утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Ее сделает бухгалтер или иное лицо, ответственное за документальное оформление движения товара.
Далее приступайте к пересчету товарных остатков: считайте, взвешивайте, замеряйте все, что есть в торговом зале и на складе, если он имеется. Данные вносите в инвентаризационную опись.
Сравните данные, полученные в результате пересчета, с данными ИНВ-3. Идеально, когда фактические и учетные цифры совпадают. Факт больше, чем учет = излишек. Факт меньше, чем учет = недостача. Еще один возможный вариант — пересортица.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть недостачи, выявленные при инвентаризации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как учитывать систему долгов в магазине при ревизии?
В нашем магазине есть система долгов. Как эти долги должны быть учтены при проведении ревизии? Могут ли они влиять на результаты?
Долги учитываются при ревизии, без их учета результаты будут недостоверны. Из вопроса неясно, в какой момент вы принимаете долги в состав выручки.
Вариант 1 — предпочтительный. Долг учитывается в составе выручки в момент передачи товара покупателю. Тогда:
Остаток товара на конец = остаток на начало + приход - выручка - долг.
Вариант 2 — долг учитывается в составе выручки в момент погашения. Это более сложный случай, потому что передача продукции покупателю может состояться в одном периоде, а оплата за него — в другом. Значит, в остатках на начало периода проданный в долг товар уже не числится. Тогда и поступившая в счет погашения долга оплата вычитается из выручки текущего периода, ведь она относится к продажам прошлого периода.
Остаток товара на конец = остаток на начало + приход - (выручка - долг на начало) - долг на конец.
Какие цены использовать для оценки товаров при ревизии?
При проведении ревизии важно знать, какие цены использовать для оценки товаров. Следует ли использовать закупочные или розничные цены
Предприятия розничной торговли учитывают приобретаемые для продажи товары по закупочной или розничной цене с применением счета 42 «Торговая наценка» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Таким образом, результаты инвентаризации отражаются в учетных ценах, то есть по той цене, по которой они отражены в бухгалтерском учете.
Начиная проверку, уточните у бухгалтера, какие цены указаны в инвентаризационной описи ИНВ-3 — закупочные или розничные. Результаты ревизии рассчитываются по этим же ценам.
Как учитывать фактический остаток товара на день ревизии?
При проведении ревизии как правильно учитывать фактический остаток товара на день ревизии? Этот параметр необходим для точного расчета.
Товар имеет как количественную, так и суммовую оценку, поэтому учитывать необходимо оба параметра.
Фактический количественный остаток каждого товара определяется путем его прямого счета, взвешивания, измерения — в зависимости от учетной единицы. Учетную единицу уточните в бухгалтерии: штука или набор, килограмм или тонна, сантиметр или метр и т. п.
Фактический суммовой остаток определяется путем умножения фактического количественного остатка на учетную цену — закупочную или розничную.
Итоговая цифра стоимости остатка товара в магазине определяется как сумма фактических суммовых остатков всех товарных позиций.
Как синхронизировать данные по точкам продаж при ревизии?
У нас есть несколько точек продаж внутри одного магазина. Как синхронизировать данные по всем точкам для точного проведения ревизии?
Для синхронизации данных ревизию проводят одновременно во всех торговых точках. Удобнее это делать в нерабочее время, особенно при дефиците персонала. В любом случае, правильным решением будет остановить продажи и прием новых поступлений во всех точках, пока инвентаризация полностью не завершится.
Учтите, что ревизия, в любом случае, чревата расходами. Если процедура проводится в нерабочее время, персоналу придется заплатить за сверхурочную работу. Если останавливаются продажи, то магазин не получит выручку. Но проводить инвентаризации необходимо в целях контроля за сохранностью имущества и своевременным выявлением случаев ошибок, злоупотреблений, а также хищения или порчи товаров.
Как при ревизии учитывать товары с истекшим сроком годности?
В магазине есть товары с истекшим сроком годности. Как их учитывать при проведении ревизии? Нужно ли их списывать?
«Закон о защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 не допускает реализацию продукции с истекшим сроком годности (п. 5 ст. 5). Но при ревизии такие товары включите в инвентаризационную опись ИНВ-3, ведь, по факту, они никуда не делись.
Затем все позиции с истекшим сроком хранения необходимо изъять из торгового зала, холодильника, витрины, со склада и т. п. Для списания просроченной продукции составляется акт по форме ТОРГ-16, утвержденной Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Акт составьте в 3 экземплярах, по одному — для бухгалтерии, подразделения, где обнаружена просрочка, и для материально ответственного лица.
Какие документы используются при проведении ревизии?
Для проведения ревизии какие документы необходимо подготовить? Нужны ли какие-то специальные формы или бланки?
Удобно применять унифицированные формы, указанные в ст. 9 Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88: ИНВ-22, приказ о проведении инвентаризации; ИНВ-3, 4, 5, 6 и т. д. – инвентаризационные описи различных видов ТМЦ; ИНВ-19 — сличительная ведомость и т. д.
В настоящее время использование унифицированных форм при проведении ревизии не является обязательным. Предприятие или ИП вправе разработать и утвердить собственные бланки.
Главное, чтобы самостоятельно разработанные формы имели все необходимые реквизиты: наименование предприятия, его подразделения, в котором проводится инвентаризация, МОЛ, дата начала и сроки проведения ревизии и т. п.
Не забудьте перед началом проверки получить расписку МОЛ о том, что все документы на получение и расход ТМЦ сданы в бухгалтерию.
Какие документы нужны для проведения ревизии на продуктовом складе?
У нас в магазине существует отдельный склад для товаров. Я хочу понять, какие именно документы должны быть подготовлены и использованы при проведении ревизии на складе. Какие формуляры и отчетные формы являются обязательными?
Ревизия отличается от инвентаризации тем, что проверяет только документы. В вашем случае — документы складского учета, их наличие, правильность оформления, хранения и учета. Порядок проведения ревизии законодательно не установлен, поскольку эта процедура не является обязательной (это еще одно отличие от инвентаризации) и проводится только по решению собственников или руководителя организации.
Это значит, что порядок назначения проверки и оформления ее результатов предприятие устанавливает самостоятельно. Если ревизионные мероприятия планируется проводить на регулярной основе, то разрабатывается и утверждается соответствующее положение или инструкция. Если процедура разовая или редкая, то достаточно приказа, в котором подробно прописываются цели, задачи, сроки проверки и назначаются проверяющие.
В общем случае можно порекомендовать такой порядок:
- Приказ о проведении ревизии (объект, цели, сроки, применяемые методы).
- Приказ о назначении ревизора или ревизионной комиссии с указанием полномочий.
- По итогам проверки составляется акт (итоговый протокол, заключение комиссии и т. п.).
На основании акта:
- разрабатываются мероприятия по устранению выявленных ошибок, нарушений, злоупотреблений;
- принимаются решения о дисциплинарных взысканиях, назначении углубленной проверки, инвентаризации и даже передаче материалов в следственные органы (в случае необходимости).
Как избежать конфликтов с сотрудниками при проведении ревизии?
При последней ревизии некоторые сотрудники выразили недовольство процедурами и проверками, что вызвало напряжение в коллективе. Как правильно выстроить коммуникацию и процесс ревизии, чтобы избежать конфликтов и непонимания среди работников?
Отвечает Дорофеева Ирина
Ответственные собственники и руководители бизнеса регулярно проверяют бизнес-процессы на своем предприятии. Это нормально, и не должно вызывать какого-либо неудовольствия персонала.
Ревизии, особенно внезапные, позволяют своевременно выявить ошибки, нарушения и даже злоупотребления. На основании выводов ревизоров разрабатываются мероприятия, направленные на совершенствование производственных процессов и повышение эффективности работы.
В то же время, процедуры проверки следует выстраивать так, чтобы избегать конфликтов в коллективе.
Если сотрудники недовольны самой процедурой, то полезным станет проведение опроса, анкетирования с целью выявления точек напряженности.
Полученная информация позволяет скорректировать процесс проверки, учесть причины, приводящие к конфликтным ситуациям. Анализ причин недовольства должен быть объективным, нельзя идти на поводу у всех недовольных сотрудников. Конструктивные же замечания и предложения следует учесть при разработке или корректировке порядка проведения контрольных мероприятий.
Как эффективно планировать ревизию, чтобы минимизировать влияние на продажи?
Проведение ревизии часто сбивает рабочий процесс и негативно сказывается на продажах. Какие методы и графики проведения ревизий можно использовать, чтобы процесс инвентаризации проходил с наименьшими потерями для бизнеса?
Отвечает Дорофеева Ирина
Ревизия, как и инвентаризация, — это полноправная часть рабочего процесса. Зачастую ее проведение занимает большое количество времени и нарушает привычный режим работы.
Что касается инвентаризации, то ее организовывают либо традиционным способом — вручную пересчитывая товар и составляя описи, либо автоматизируют процесс.
Любая бухгалтерская программа позволяет сформировать инвентаризационную опись, затем ввести фактические остатки и получить результат — наличие излишков или недостатков ТМЦ. Автоматизация значительно ускоряет и упрощает процедуру сверки.
Для проведения сверки торговую точку, склад, иное место хранения ТМЦ закрывают (и теряют выручку) либо назначают проверку на выходной день (и тогда доплачивают персоналу). То есть финансовые потери неизбежны.
График работ составляют, исходя из их объема. Небольшую торговую точку или склад целесообразно закрыть на день-два и провести полную ревизию (или инвентаризацию).
Крупные торговые предприятия предпочитают проводить процедуру поэтапно — по отделам, складам, точкам продаж и т. п., чтобы не останавливать торговлю ни на один день.
По теме: