Как оплатить и оформить уменьшение рабочего времени при жаре

Федеральная служба по труду и занятости на своем 

сайте

разместила 

рекомендации

 работодателям, в которых посоветовала сокращать рабочий день в жаркую погоду, а также

 напомнила об ответственности за невыполнение санитарных норм. 

В связи с этим некоторые работодатели решили просто отпускать своих сотрудников раньше, никак это не оформляя, но при этом выплачивая зарплату в полном размере.

Другие же решили официально сократить рабочий день, и работники, в принципе, с этим согласны.

Но тогда бухгалтерам приходится искать ответы на следующие вопросы:

• каким образом можно уменьшить рабочий день, ведь, по сути, меняется график работы и может поменяться размер оплаты труда работников;
• какими документами оформить уменьшение рабочего времени;
• как оплачивать уменьшенный рабочий день?

Проблема в том, что Трудовой кодекс РФ прямо эту ситуацию не регулирует. Поэтому есть самые разные мнения на этот счет.

Материал по теме

Рабочий день из-за жары могут сократить

ВАРИАНТ 1. Сокращаем рабочее время "по вредности"

Некоторые работодатели, выбрав этот вариант, устанавливают работникам сокращенное рабочее время как занятым во вредных (опасных) условиях труда и при этом не уменьшают им зарплату за недоработку. Такая позиция строится на том, что в помещениях, где превышены допустимые величины показателей микроклимата, в том числе температуры воздуха, условия труда следует рассматривать как вредные и опасные.

Как видно, этот вариант выгоден работникам, ведь зарплата при сокращении рабочего дня у них не уменьшается. Однако "вредники" - это особая категория работников, которым сокращенное рабочее время устанавливается в трудовом договоре по результатам аттестации рабочих мест. Право на сокращенное рабочее время "по вредности" имеют только те работники, чьи должности (профессии) указаны в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (например, шахтеры, машинисты буровых установок). А вот должностей, занимаемых офисными работниками, в этом Списке нет.

Поэтому такой подход не соответствует трудовому законодательству. И, сами понимаете, если вы официально оформите это документами и сократите своим работникам рабочее время с сохранением зарплаты за "часы недоработки", посчитав жару вредным условием труда, то налоговики могут расценить оплату "недоработки" как необоснованный расход. Учитывайте и то, что "вредникам" положен целый ряд льгот, в частности дополнительный отпуск, молоко "за вредность" и т.п.

Отсюда вывод: если хотите сохранить работникам полный заработок, лучше не оформлять это как сокращение рабочего дня "по вредности". Просто отпускайте работников с работы пораньше и выплачивайте им зарплату целиком.

ВАРИАНТ 2. Объявляем простой по вине работодателя

При выборе этого варианта исходят из того, что работодатель сам виноват в том, что не создал нормальных условий для работы (не обеспечил кондиционирование и вентилирование), и потому должен уменьшить рабочее время. Кстати говоря, именно такого мнения придерживается и трудинспекция. В этом случае часы простоя оплачиваются из расчета не менее 2/3 среднего заработка, в соответствии с 

частью 2 статьи 157 ТК РФ

 .

Вместе с тем простой - это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, когда у работодателя просто нет реальной возможности обеспечить своих сотрудников работой (например, из-за поломки оборудования или из-за того, что оно не может работать при повышенной температуре воздуха). В рассматриваемом же случае "фронт работ" и возможности для их выполнения по-прежнему есть, нет лишь нормальных условий работы.

Кроме того, при простое (по общему правилу) работники должны находиться на своих рабочих местах, ожидая окончания простоя (если только работодатель отдельным распоряжением не распускает их по домам). В рассматриваемой же ситуации пребывание в офисе даже без выполнения работы исключено.

Ну и, наконец, бухгалтеру такой подход очень неудобен тем, что часы недоработки в табеле учета рабочего времени нужно отражать отдельно от отработанных часов как часы простоя и также отдельно рассчитывать 2/3 среднего заработка за эти часы, а за остальные платить обычную зарплату. Как видим, это очень трудоемко.

ВАРИАНТ 3. Объявляем простой по не зависящим от работодателя и работника причинам

Этот подход обосновывают тем, что работодатель не виноват в том, что нынешним летом сложились аномально жаркие погодные условия. Он не мог и не должен был предвидеть, что будет такая температура воздуха.

Напомним, что в этом случае время простоя оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки (оклада) работника за время простоя, то есть в меньшем размере, чем при простое по вине работодателя.

Однако, как мы уже сказали, мнение, что уменьшение рабочего времени в рассматриваемой ситуации можно в принципе рассматривать как простой, само по себе неправильно.

ВАРИАНТ 4. Договариваемся о неполном рабочем времени

При таком подходе уменьшается не только рабочее время, но и - пропорционально ему - оплата труда работников. И это наиболее верно с позиции ТК РФ. Ведь, как мы уже разобрались, применение к данной ситуации норм о простое или о сокращенном рабочем времени по причине "вредности" не соответствует ТК.

Однако проблема здесь в том, что неполное рабочее время устанавливается по соглашению между работником и работодателем или в определенных случаях по заявлению работника. Работодатель же может вводить неполное рабочее время только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, к которым аномальная жара сама по себе не относится. Поэтому получается, что ввести неполное рабочее время на период жары можно, только если удастся:

• получить письменное согласие работников на его введение;

• найти связь между жарой и изменением организационных или технологических условий труда, что выглядит весьма маловероятным.

Какие документы нужны, чтобы обосновать уменьшение рабочего времени

Если вы оплачиваете часы простоя или работу во вредных условиях труда, то вам необходимо документально подтвердить эти факты. А это довольно-таки проблематично. Ведь придется мерить температуру на рабочих местах сотрудников каждый рабочий день по несколько раз, причем специальными термометрами. А по результатам замеров нужно будет составлять специальные протоколы замеров температуры на рабочих местах.

Причем замеры желательно поручить вашему специалисту по охране труда или пригласить специалистов из Роспотребнадзора (СЭС) и получить от них справку о повышенной температуре в рабочих помещениях.

Такие документы помогут обосновать включение в "прибыльные" расходы оплаты неотработанных часов.

Как видим, применять варианты с сокращением рабочего времени "за вредность" или с простоем очень хлопотно. Ведь тогда потребуется ежедневно измерять температуру воздуха на рабочих местах сотрудников и составлять кучу бумаг по результатам замеров.

Поэтому по возможности старайтесь договориться с работниками о работе на дому. Тогда и работа будет выполнена, и закон не нарушен.

В любом случае лучше решать эти вопросы с максимальным учетом как интересов работников, так и интересов компании. Ведь трудоспособность в жарком и душном офисе все равно будет минимальной. А значит, организация, игнорирующая требования законодательства, в итоге ничего не выиграет, а вдобавок может нарваться не только на штрафы, но и на повышенную заболеваемость работников.