Трудовые книжки – отменят или нет

Трудовые книжки в данный момент есть и остаются важным документом для подтверждения стажа. Однако появляются предпосылки того, что их век в будущем будет недолог. Так, в 2015 г. подготовлен проект закона, позволяющий малым предприятиям не заводить трудовые книжки на сотрудников, впервые принимаемых на работу. Время от времени тема отмены поднимается в прессе, создавая впечатление, что вопрос практически решен и совсем скоро трудовых книжек не станет. Но не стоит торопиться с выводами и пренебрежительно относиться к главному документу работника, подтверждающему его трудовой путь.

Сведения из трудовых книжек

Информация из трудовой книжки полезна по нескольким причинам.

Во-первых, это достоверная история о периодах работы и статьях увольнения кандидата на вакансию. Резюме часто бывает приукрашено, записи в трудовой – это уже документ, которому можно верить.

Во-вторых, это пока единственный документ, по которому производится расчет стажа. Невозможно представить себе, как рассчитать стаж для больничного листа, если действительно отменят трудовые книжки. Это, пожалуй, самая важная функция трудовых на сегодняшний день.

Конечно, информация о стаже и периодах работы, благодаря техническому прогрессу, с недавних пор дублируется в Пенсионном фонде. Однако доступ к таким данным невозможен, и будет ли когда-либо предоставлен, пока непонятно. К тому же нельзя забывать, что у многих возрастных сотрудников стаж работы подтвержден только записями в трудовой, и при выходе на пенсию эти записи становятся ценными в прямом смысле слова.

Виды трудовых

Итак, принимаем трудовую книжку у нового работника. Обычные серые книжечки нового образца уже давно не вызывают вопросов, но есть и другие разновидности трудовых.

Какие виды трудовых книжек можно и нужно принимать и продолжать вести:

• Новые трудовые книжки образца 2003 года;

• Трудовые книжки советского образца 1938 г. и 1973 г., заведенные в советский период;

• Трудовые книжки советского образца 1938 г. и 1973 г., предъявляемые гражданами стран – бывших республик СССР.

Перечисленные бланки привычны, и зачастую именно они предъявляются работником при приеме на работу. Но иногда можно столкнуться с документом, вызывающим сомнения в правомерности дальнейших записей в нем. К ним относятся:

• Трудовые книжки иностранного образца, выданные в странах – бывших республиках Советского Союза;

• Трудовые книжки колхозников.

Если предъявлен один из таких бланков, работодатель обязан завести новую трудовую книжку, а старую принять лишь для учета трудового стажа.

Журнал учета

Журнал учета трудовых книжек есть в каждой организации, это обязательный документ. Но не каждый кадровик знает, что по п. 41 Правил N 225, утвержденных в 2003 году, журнал должен быть не просто пронумерован и прошит, но и скреплен сургучной печатью. Или же опломбирован. Эти меры принимаются, чтобы исключить возможность замены или удаления листа в журнале.

Рассчитываем стаж

Величина страхового стажа требуется главным образом для заполнения больничного листа

 и назначения пособия в соответствии с ним.

Как рассчитать стаж по трудовой книжке? Для начала нужно выписать периоды работы с датами приема и увольнения. Важно не забывать, что период обучения, иногда вписанный в трудовую книжку, не входит в страховой стаж по Правилам, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91.

Далее суммируем периоды, переводя дни в месяцы, а месяцы – в годы. Например, при расчете стажа для больничного листа в сумме получилось 5 лет 19 месяцев и 40 дней. 19 месяцев равны 1 году и 7 месяцам, 40 дней равны 1 месяцу 10 дням. Итого стаж равен 6 годам 8 месяцам 10 дням.

Для подсчета стажа можно также использовать специальные программы или формулы в Excel.

Кроме трудовой книжки, информацию о стаже могут содержать трудовые договоры и справки с мест работы. У военных, уволенных в запас, срок службы также входит в стаж. Это относится и к срочной службе, и к службе по контракту (ч. 1.1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ).

Кто может проверить трудовые книжки

Порядок учета, хранения и ведения трудовых книжек может проверить, в первую очередь, трудовая инспекция. Если ожидается проверка, нужно подготовить следующие документы:

• Трудовые книжки

• Журнал учета трудовых книжек

• Приходно-расходную книгу движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Также нужно проверить наличие всех записей о приеме и переводе. Если кто-то из уволенных вовремя не явился за трудовой книжкой, ему должно быть отправлено уведомление о необходимости забрать свои документы.

Кроме трудовой инспекции, запросить трудовые книжки сотрудников может ФСС при проведении проверки. Так проверяющие хотят удостовериться, что стаж подсчитан правильно и пособие назначено обоснованно.

Возможно, через какое-то время трудовые книжки, действительно, станут пережитком прошлого, устаревшим бумажным носителем. Но в настоящий момент их отмена привела бы к усложнению работы и бухгалтерии, и кадровых работников. Хорошо бы было, если бы средства массовой информации не муссировали эту тему, подталкивая работников пренебрегать таким важным документом, как трудовая книжка.