Принимаем сотрудника на работу — основные моменты

Все сотрудники, работающие в организации или нанятые частным предпринимателем, должны быть оформлены согласно законодательству.

Это подразумевает под собой несколько моментов:

1. оформление трудового договора;

2. издание приказа о приеме на работу;

3. внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

4. подготовка других кадровых документов.

Разберем эти пункты.

Порядок заключения трудового договора

Трудовой договор подписывается с новым сотрудником сразу же после выхода его на место работы. Закон дает кадровику 3 дня на оформление этого документа.

Другой вариант, допустимый в России, — заключить трудовой договор заранее, но в тексте документа указать дату начала работы. То есть ситуация, когда дата подписания договора (дата, когда он подписан сторонами) и дата выхода на работу различны, — абсолютно нормальная.

Неправомерно оформлять контракт с работником без опыта намного позже, чем он начал трудиться на благо компании (например, через месяц). Это касается, в том числе, периодов стажировки и испытательного срока. И то, и другое не может стать причиной отсутствия договора с сотрудником. Законом предусмотрено, что порядок заключения трудового договора един для всех случаев приема на работу, и никакие периоды не могут быть из него исключены.

Приказ о приеме на работу

Среди форм кадровых документов имеется бланк приказа о приеме на работу нового сотрудника. Его номер — Т-1. В приказе обязательно содержится вся ключевая информация о сотруднике - имя, должность, отдел будущей работы, оклад или ставка, срок испытания (если он предполагается).

Трудовая книжка

Новый сотрудник обычно приносит трудовую книжку с собой. По крайней мере, этого требует статья 65 ТК РФ, устанавливающая перечень документов, которые кадровик может потребовать.

Но если устраивается молодой специалист, у которого трудовая книжка отсутствует, то оформить ее обязана организация. Это, кстати, касается и СНИЛС. При этом заставить работника приобрести трудовую книжку за свой счет и принести ее в кадровую службу, работодатель не имеет права.

После оформления приказа о приеме на работу кадровый сотрудник должен внести соответствующую запись в трудовую книжку. Здесь есть свои правила и требования:

• Заполнять трудовую книжку разрешается только синими или черными чернилами. Никаких карандашей, красной пасты или нетрадиционных письменных принадлежностей.

• В записи нельзя сокращать слова.

• В трудовой книжке печать ставить не надо.

В остальном — все просто: в нужных графах указываются наименование компании/ИП, сведения из приказа о приеме на работу, дата первого рабочего дня и должность. Все записи в трудовой книжке нумеруются, и пропуск строк недопустим.

Другие кадровые документы

Личная карточка работника (форма номер Т-2) - бумажный или электронный документ. Заполнять ее удобно с помощью специальной программы кадрового учета, а потом распечатывать окончательный вариант. Причем, распечатывать документ надо обязательно, ведь, он содержит, в том числе, подпись работника.

Лицевой счет (форма номер Т-54) — документ, где отражаются все финансовые взаимоотношения с сотрудником: сведения о зарплате, отпускных, рабочем времени и так далее. Этот документ ежемесячно пополняется и обновляется. Как правило, его также распечатывают из специальной программы бухгалтерского или кадрового учета.

Налоговый регистр по НДФЛ — форма, где ведется учет подоходного налога каждого сотрудника. Что и когда выплачено, каков размер перечисленного налога, сроки перечисления в бюджет — вся эта информация вносится в этот самый налоговый регистр.

Подготовив и оформив все перечисленные документы, кадровик может быть уверен, что полностью выполнил требования в области трудового законодательства. Теперь по кадровому учету у проверяющих не возникнет ни одного вопроса.