Трудовая книжка: оформляем правильно

Полемика о том, насколько необходимы трудовые книжки в деятельности организации, идет уже давно. Однако они действуют и по сей день, являясь основным документом, подтверждающим трудовой стаж любого работника. Все это означает, что работодателю необходимо быть в курсе существующих правил ведения и оформления трудовых книжек. Об этих правилах и рассказывает данная статья.

Общие положения о трудовых книжках

Обязательность ведения трудовых книжек возложена на работодателя ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), а также п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек)). Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней. Исключение составляют только работодатели - физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек). На работодателя возлагается обязанность по учету и хранению трудовых книжек как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР 29.07.1983 № 105). Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них главой VI Правил ведения трудовых книжек предусмотрено ведение:

• приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы данных книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Важно вести указанные книги в соответствующей форме, поскольку за неправильное их оформление можно получить штраф от госинспекции труда. Каждая внесенная запись в трудовую книжку должна быть продублирована в личной карточке работника по унифицированной форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек). С 2013 года формальная обязанность ведения работодателем унифицированных форм отсутствует, однако дублирование записей, о котором сказано выше, не отменено. Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Невостребованные подлинные личные документы, к которым относятся и трудовые книжки, хранятся 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Обязательное ведение Книги учета движения трудовых книжек предусмотрено п. 40 Правил ведения трудовых книжек. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Примечание: При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен будет расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Но ни в коем случае нельзя расписываться в самой трудовой книжке, это грубейшее нарушение!

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована. Это требование законодательства. Большинство работодателей пренебрегают этим требованием и за это получают штрафы, предусмотренные Кодексом РФ об административных правонарушениях.

Приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладышей в нее

Обязательное ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, предусмотрено п. 41 Правил ведения трудовых книжек. Согласно указанной норме, в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, который ведется бухгалтерией организации. Также туда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В соответствии с п. 42 Правил, по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. При ведении указанной книги должна быть в наличии не только она сама, но также и отчеты об использовании ее бланков. Между тем, во многих организациях нет ни книги, ни отчетов.

Договор на обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышами к ним

Как следует из п. 46 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), бланками трудовых книжек обеспечиваются непосредственно работодатели. Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н был утвержден Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно пп. 2 - 4 указанного Порядка, работодатели обеспечиваются бланками на платной основе на основании договора, заключенного с объединением «Гознак» (изготовитель) или распространителем, который отвечает требованиям, установленным изготовителем. Изготовление бланков трудовых книжек и вкладышей в них другими предприятиями не предусмотрено законодательством – и, если на это не обратит внимание работодатель, то наверняка заинтересуется Государственная инспекция по труду (далее – ГИТ).

Примечание: Примечание: Продажа бланков трудовых книжек распространителями должна осуществляться только работодателям. В случае реализации бланков иным лицам действия продавца могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как незаконная продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена законодательством, согласно Решению Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007 № А54-3897/2007).

Ведение трудовых книжек и их хранение

Трудовые книжки должны храниться в сейфах, а доступ к ним должны иметь только те лица, которые определены соответствующим приказом (п. 42 Правил ведения трудовых книжек и п. 6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105)

Ошибки при заполнении и ведении трудовых книжек

Безусловно, все ошибки отразить в данной статье нереально. Однако наиболее часто встречаемые будут названы ниже.

1. ведение книг учета:
   • отсутствует сургучная печать или пломба;
   • не все графы книги заполнены;
   • отсутствие книг учета как таковых – грубейшее нарушение законодательства.
2. Отсутствует договор на снабжение бланками трудовых книжек.
3. Трудовые книжки хранятся в открытом доступе.
4. Ошибки/недочеты в ведении трудовых книжек:
   • сокращения. Их быть в трудовой книжке не должно - без разницы, в какой графе;
   • не отражены: смена фамилии, переименование компании, образование и документ, на основании которого вносятся данные о нем, а также переводы работника;
   • отсутствует подпись работника в книжке;
   • не заполнены: титульный лист трудовой книжки или вкладыша;
   • отсутствует номер приказа или дата (приема на работу или увольнения);
   • образование, специальность/профессия не указаны;
   • формулировка об увольнении использована не в соответствии с ТК РФ или Правилами ведения трудовых книжек;
   • запись в трудовую книжку сделана карандашом;
   • некорректно внесены исправления в трудовую книжку.
   • должность в трудовом договоре/приказе о приеме на работу и в трудовой книжке указана по-разному.

В реальности ошибок, повторимся, существует великое множество. Но знание наиболее распространенных позволит не допускать их в деятельности вашей организации.

Примечание: Если у работника есть аттестат или диплом, сведения об образовании указывать обязательно необходимо. Существует следующая градация по видам образования:

• Аттестат об основном общем образовании - запись в трудовой книжке "Основное общее";
• Аттестат о среднем общем образовании - запись в трудовой книжке "Среднее общее";
• Диплом о среднем профессиональном образовании - запись в трудовой книжке "Среднее профессиональное";
• Диплом бакалавра - запись в трудовой книжке "Высшее - бакалавриат";
• Диплом специалиста - запись в трудовой книжке "Высшее - специалитет";
• Диплом магистра - запись в трудовой книжке "Высшее - магистратура";
• Диплом об окончании аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры или ассистентуры-стажировки, диплом кандидата наук - запись в трудовой книжке "Высшее - подготовка кадров высшей квалификации"

Более того, если в процессе работы в Вашей организации работник повышает образование или получает новую специальность – работодатель обязан указать это справа на титуле, а слева сделать запись об основании (диплом, его реквизиты, печать подпись работника кадровой службы, расшифровка).

Рекомендации

• Организовать ведение Книг учета движения трудовых книжек, сопутствующих ведению трудовых книжек.
• Организовать в бухгалтерии ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.
• Работнику кадровой службы (либо иному лицу, исполняющему его обязанности) ежемесячно представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходно-кассовых ордеров.
• Оформить и заполнить Книги в точном соответствии с законом.
• Заключить договор с индивидуальным предпринимателем или юридически лицом, отвечающим требованиям объединения «Гознак», что должно подтверждаться договором между Гознаком и таким лицом (распространителем).
• Внести недостающие сведения (запись об образовании, запись о переводе) в трудовую книжку и вкладышам к ней, предоставить работнику трудовую книжку на подпись, если она в ней отсутствует.

Примечание: Если для проверки правильности ведения трудовых книжек и иных сопутствующих документов необходима помощь специалистов, можно обратиться в компанию, оказывающую услуги по проведению кадрового аудита, например, в Объединенную Консалтинговую Группу. Данная статья основана как раз на нескольких проведенных кадровых аудитах.

Ответственность

Особое внимание следует обратить на то, что с 2015 года ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства серьезно усилена, не только добавились новые составы правонарушений, но и увеличены размеры штрафов. Статья 5.27 КоАП расширена, а также появилась новая статья 5.27.1. Подводя итоги, скажем о необходимости для работодателей регулярно проверять качество ведения трудовых книжек, и всех, документов этому сопутствующих. Да, штрафовать за каждую неправильно оформленную трудовую книжку работодателя никто не будет. А вот оштрафовать отдельно за некачественное ведение трудовых книжек, а также за отсутствие Книги учета их движения, могут совершенно определенно. Поэтому лучше заранее следовать изложенным в этой статье рекомендациям, дабы избавить себя от проблем в будущей работе.

Статья подготовлена совместно с Объединенной Консалтинговой Группой.

Может пригодиться:

• как перейти на электронные трудовые книжки — пошаговая инструкция;
• трудовая книжка: образец заполнения;
• правила ведения трудовых книжек.