Представительские расходы - оформляем правильно

Сразу хотелось бы обратить внимание на то, что Минфин России (см. письмо от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 ) считает, что налоговые органы имеют право требовать представления, во-первых, отчета о понесенных на представительские цели расходах, а во-вторых, соответствующих первичных документов. Это все. Больше вам ничего не потребуется: ни акта, ни сметы по расходам, ни программы прошедших мероприятий.

Настоятельно рекомендую оформлять отчеты по каждому мероприятию, на организацию которых отнесены представительские расходы. Так вам будет легче объясняться с фискальными органами. Как его составлять? Вид такого отчета – произвольный. А его содержанием должна стать вся информация, включённая в те документы, которые требовались раньше (акт, сметы и т.д.). А вот первичные документы, напротив, следует оформлять максимально обстоятельно, так как больше у вас ничего нет, и это – единственное обоснование понесенных вами расходов.

Требования к примерной форме отчета

Итак, представьте, что мы составляем представительский отчет, в котором будет указано, что на основании приказа руководителя компании (дата, номер) был проведен официальный прием. Сторонами приема являются представители нашей компании и компании-контрагента. Указана цель проведения приема - для проработки условий договора (наименование договора, сроки действия договора). Обязательны дата, место, состав участников, перечень мероприятий (например, ознакомление с ассортиментом товаров). Далее указано, что во время проведения официальных мероприятий их участники обслуживались в буфете. Затем, например, происходило вручение сувенирной продукции.

Обозначим результат: после проведения указанных мероприятий заключён договор (наименование, номер, сроки). В заключение отчета – указываем перечень и размеры представительских расходов. В приложении - соответствующая "первичка". Дата, подпись, печать. Теперь это можно давать на ознакомление сотрудникам налоговой службы.

Структура и содержание отчета

В первую очередь, конечно, обязательно всегда указывайте цель проведения представительского мероприятия. У налоговиков не должно быть и тени сомнений по её поводу. Не просто погуляли на корпоративном застолье - а обсуждали детали важнейшего соглашения. Цель должна максимально подробно конкретизирована: какой договор предполагалось или предполагается заключить, его предмет, сроки, ответственность сторон, периодичность поставок, специфика предлагаемой продукции (выполняемых услуг),личное знакомство с непосредственными исполнителями, презентация проекта с организацией соответствующего слайд-шоу... В общем, цели проведения мероприятий могут быть самыми разными – но все они непременно должны отражать специфику бизнеса и носить деловой характер.

Вместе с тем, кристальную честность необходимо проявлять не везде и всюду - а только лишь в нужное время и в нужном месте. Налоговым органам вовсе не обязательно знать о том, что заключительная часть переговоров проходила в сауне (это прямо запрещено п.2 ст.264 Налогового кодекса РФ), а сам договор был подписан высокими сторонами на зеленом сукне бильярдного стола. Фискальные органы в этом случае отнесут ваши расходы к числу необоснованных, и будут правы.

Конечно, проведение официального мероприятия может состояться и в ресторане, и на базе отдыха. Это законом прямо не запрещается. Важно только соответствие дат, указанных в первичных документах и сроков, отражённых в отчете. Обратите внимание на дату, которая пробита в ресторанном чеке. Она должна соответствовать отчетной до последней цифры, иначе у налоговиков могут возникнуть сомнения. Если оплата проводилась безналичным способом – необходимо специально указать в первичных документах, что таким образом оплачены мероприятия, проведённые такого-то числа. Также следует непременно отразить в отчете, если ваше мероприятие затянулось на несколько дней. В противном случае проверяющие могут обоснованно предположить, что речь идет не об одной, а сразу о нескольких встречах.

Маленькие, но важные мелочи

С одной стороны, закон не требует от налогоплательщика детально отражать в отчете все элементы представительской программы. Но практика показывает, что фискальные органы могут предъявить проверяемой организации претензии по поводу обоснованности тех или иных расходов. Конечно, такие придирки можно оспорить в суде и российская Фемида, как правило, в таких ситуациях становится на сторону налогоплательщика. Но все же, если вам не нужны лишние хлопоты – перестрахуйтесь на всякий случай. И не скупитесь на важные детали.

Вы, разумеется, должны обозначать в отчете состав участников представительского мероприятия. Поэтому необходимо следить за тем, чтобы это количество было пропорционально размеру затрат на проведение встречи. Согласитесь, если четыре человека тратят в не самом роскошном ресторане сумму, которой должно хватить на десятерых – это может вызвать обоснованные сомнения налоговиков в разумности подобных трат.

Далее, результатом мероприятий, которые влекут за собой представительские расходы, в идеале должна быть какая-то договоренность. А если она не достигнута - сочтут ли фискальные органы в этом случае затраты на представительство обоснованными? И здесь надо учесть, что хотя проверяющие и могут задать вам не самые удобные вопросы, но на вашей стороне будет Минфин России (см. письмо от 10.04.2013 № 03-03-06/2/11897).

Для того, чтобы споры с налоговой инспекцией не зашли слишком далеко, можно в вашем отчете сослаться не на итоговый договор (тем более, если он не заключен), а на какой-то другой документ - например, на совместное коммюнике участников, в котором обозначены промежуточные итоги встречи, выявлены намерения сторон, представлены перспективы дальнейших отношений. Можно предложить вниманию проверяющих и протокол разногласий, который покажет им, в силу каких причин договор по итогам встречи всё-таки заключен не был (к примеру, если контрагента не устроила ваша цена). Главное, чтобы подобный документ нельзя было счесть офертой в гражданско-правовом смысле. Тогда он не будет ни к чему обязывать подписавшие его стороны, зато послужит важным доказательством для налоговиков.

Наконец, еще одна вроде бы мелочь, но крайнне важная: не ленитесь проводить детализацию расходов, указывая, что и на какие цели потрачено. Цветы, транспорт, "сувенирка" – всё должно быть отражено в первичных документах". Сохранить копии этих документов (кассовых либо товарных чеков, актов выполнения работ и оказанных услуг, накладных и т.д.) в ваших интересах даже в том случае, если этого формально не требуют правила учета. Вы же не представляете себе, какие дополнительные сведения от вас могут потребовать проверяющие - а потому нужно быть готовым ко всему. Именно детали зачастую и избавляют нас от лишних и никому не нужных хлопот.