Электронный документооборот ~ Или от бумажного отказываться рано?

Прогресс не стоит на месте. Арифмометры пришли на смену счётам «с костяшками». Затем их вытеснили калькуляторы. Ручное ведение бухгалтерского учёта (это когда сам вручную заполняешь регистры учёта, сшитые в амбарные книги, а затем подсчитываешь по ним итоги, страшась того, что вдруг «баланс не сойдётся») сейчас можно встретить либо где-то в глубинке, либо уж у совсем замшелых ретроградов. Никого уже не пугают бухгалтерские программы, в рамках которых формируется и структурируется информация о хозяйственной жизни организации. Первичные документы от руки теперь тоже составляются не столь часто - компьютерный вариант предпочтительнее. Есть, вот только, небольшая загвоздка. Документы и регистры формируются в электронном виде, но часто для того, чтобы они стали Документами в полном смысле этого слова, их всё равно требуется распечатать на листе бумаги формата А4 и подписать от руки… Так ли? Не совсем. Уже с 10.01.2002, когда был принят Федеральный закон № 1-ФЗ, у организаций появилась возможность формировать документы, которые можно было подписывать не собственноручной подписью, а электронной. Данный Закон так и назывался - «Об электронной цифровой подписи». Действовал он долго (почти 10 лет), пока не был принят новый Закон на ту же тему - Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Как видим, заверение документов с помощью электронной подписи - это вещь не новая и давно разрешённая. Но за столько лет так до конца и не понятая. Худо-бедно организации разобрались с электронными подписями-ключами, предназначенными для подписания бухгалтерской и налоговой отчётности - пришлось поневоле, ведь теперь отчётность принимается сплошь и рядом только в электронном виде (исключений крайне мало). А вот как быть с внутренним оборотом и внешним (с другими организациями)? Давайте посмотрим. Но для этого сначала немного определимся в терминологии.

Пройдемся по понятиям

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 Закона № 63-ФЗ электронная подпись - это информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию. Различают два вида электронной подписи, приведённые в статье 5 данного Закона:

• простая - получается посредством использования кодов, паролей или иных средств, подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом;
• усиленная - подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.

Неквалифицированной электронная подпись становится в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в него после момента его подписания. Создаётся она с использованием средств электронной подписи. Квалифицированная электронная подпись, кроме признаков, установленных для неквалифицированной подписи, должна соответствовать дополнительным признакам: ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом № 63-ФЗ. Довольно сложно для неподготовленного человека, не так ли? А если по-простому? А по-простому получается, что самый высокий уровень подтверждения даёт только усиленная подпись. О том, в каком случае какую подпись нужно использовать, указано в статье 6 Закона № 63-ФЗ. Нас в данном случае не интересуют вопросы, связанные с государственными услугами и предоставлением отчётности, поэтому будем рассматривать только то, что относится к бухгалтерскому документообороту.

Сами не знают

Если обратиться к статьям 9 и 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», то там можно увидеть, что первичные документы и регистры бухгалтерского учёта могут составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Какой именно - не указано. Что делать? Читать Закон дальше...

Вот, нашли! Согласно подпункту 4 пункта 3 статьи 21 данного Закона установлено, что федеральные стандарты, независимо от вида экономической деятельности, устанавливают требования к документам и документообороту, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учёта. То есть если хочешь узнать, какие именно электронные подписи можно использовать в бухгалтерских документах и в каких случаях - федеральные стандарты тебе в помощь. Но! Федеральные стандарты пока не утверждены, и до сих пор применяют ПБУ, в которых ничего не говорится о видах электронной подписи. Что делать? Может быть, финансовые органы нам что-то скажут на эту тему? Скажут, почему бы и нет. В Письме ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 сказано, что при наличии юридически действительного соглашения хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись. Значит, всё о,кей? Как сказать. Минфин РФ, например, придерживается более жёсткой позиции, чем их коллеги из ФНС. На протяжении трёх лет они высказывают мнение, что подтвердить расходы для целей налогообложения прибыли могут только электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью.

Следовательно, первичные учётные документы, составленные в электронном виде, могут подтверждать соответствующие расходы для целей налогообложения прибыли, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Вот так! И какого подхода прикажете придерживаться - мягкого от ФНС или жёсткого от Минфина (обычно, кстати, бывает наоборот)? Что по этому поводу скажешь? С одной стороны, проверки проводит именно ФНС РФ, следовательно, организациям, рискнувшим использовать в хозяйственном обороте простую или неквалифицированную электронные подписи, ничего грозить не должно. С другой стороны, ФНС - это структура, подчинённая Минфину, а, стало быть, должна чётко следовать его требованиям. Точку в этом деле могла бы поставить позиция, сформированная высшими арбитрами в решениях, постановлениях или информационных письмах. Но пока что судебной практики по данному вопросу нет даже на уровне федеральных округов.

Оставить все, как есть?

Обратим внимание, что документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью (согласно пункту 2 статьи 6 Закона № 63-ФЗ), признаётся равнозначным документу в бумажном виде в случаях, установленных законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Однако, с учётом вышесказанного, получается, что хотя хозяйствующие стороны при наличии юридически действительного соглашения и могут организовать электронный документооборот, применяя простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, при наличии вероятности возникновения споров с контролирующим органом, смысл в таких документах просто утрачивается.

Так что же делать организации в таком случае? Существует три варианта действий. Первый - использовать простую или неквалифицированную электронные подписи в своём документообороте, но быть готовым в любой момент к судебным разборкам. Готовы к этому? Ах, не хотите тратить время, деньги и нервы на судебные тяжбы? Отлично, тогда рассмотрим второй вариант. От электронного документооборота мы не отказываемся, но согласны на применение усиленной квалифицированной электронной подписи. Правда, расходы на подобную «электронизацию» могут вырасти, но зато прогрессивно и безопасно! Не подкопаешься. Тоже не нравится? Не хотите нести дополнительные расходы? Пожалуйста, есть третий, самый простой, вариант - по-прежнему использовать обычный бумажный документооборот и собственноручную подпись. И ждать, пока законотворцы и чиновники окончательно расставят все точки над «i».

Дополнительно:

• образец заявления о подключении к электронному документообороту ПФР;
• образец соглашения об использовании электронного документооборота.