Как отозвать МЧД уволенного сотрудника и что будет с документами, которые он подписал

Отзыв проходит в три шага: заявление, письмо и распоряжение

Сотрудник подписывает документы компании своей усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) физического лица, а право подписывать от имени компании ему даёт МЧД. Подпись остаётся у него и после увольнения, поэтому отзывают доверенность. Как устроена эта связка и где в ней ошибаются, мы разбирали в статье о пяти ошибках бухгалтера с МЧД.

Все три шага делают в день отзыва. Заявление закрывает доверенность в реестре МЧД, письмо и распоряжение извещают контрагентов. Запись в реестре МЧД сама по себе контрагента извещённым не делает: пока он не знал и не должен был знать об отмене, документы, которые бывший сотрудник с ним подписал, обязывают компанию (пункт 2 статьи 189 ГК РФ).

Шаг 1. Подайте заявление об отзыве

Подайте заявление в сервисе, где доверенность выпускали: на сайте налоговой, в 1С или у оператора электронного документооборота (ЭДО). Подписывает его КЭП руководитель компании или предприниматель: отменяет доверенность тот, кто её выдал, и в той же форме (подпункт 2 пункта 1 статьи 188 ГК РФ). Через другой сервис заявление тоже примут, но отзыв дойдёт позже (раздел III постановления Правительства РФ от 21.02.2022 № 223, далее — постановление № 223). Доверенность, удостоверенную нотариусом, отменяют у нотариуса. Порядок для каждого сервиса разобран в следующем разделе.

Доверенность перестаёт действовать, когда отзыв появится в реестре МЧД. По этому реестру контрагент проверяет доверенность, прежде чем принять документ, и видит, была ли она отменена на момент подписания (подпункт «б» пункта 7 постановления № 223). На запись у системы есть до 12 часов (пункт 14 постановления № 223). Всё это время проверка показывает доверенность действующей, поэтому письмо и распоряжение не откладывают до появления записи.

Когда отзыв появится в реестре, найдите доверенность по номеру на m4d.nalog.gov.ru, войдите через Госуслуги и выгрузите её карточку в PDF или XML. В споре выгрузка подтвердит, с какого часа отзыв был виден контрагенту.

Шаг 2. Отправьте письмо сотруднику и контрагентам

Напишите бывшему сотруднику и всем, с кем он работал от имени компании (пункт 1 статьи 189 ГК РФ). Отправьте письмо каналом, где можно доказать получение, например через ЭДО. Если получение письма можно подтвердить, контрагент уже не сошлётся на то, что не знал об отмене. Письмо можно составить так:

Если сотрудник представлял компанию в суде, направьте уведомление об отмене и в суд: прекращение полномочий суд принимает только после него (пункт 132 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Шаг 3. Внесите распоряжение в реестр распоряжений об отмене доверенностей

Распоряжение защищает компанию там, где письмо не дошло или где вы не знали о контрагенте: со следующего дня после записи извещёнными считаются все (пункт 1 статьи 189 ГК РФ). Реестр ведёт Федеральная нотариальная палата для доверенностей, не удостоверенных нотариусом, в том числе для МЧД. Идти к нотариусу не нужно: распоряжение заполняют в личном кабинете на портале notariat.ru, указывают компанию, сотрудника, номер и дату доверенности и кратко, на что она выдана, затем подписывают КЭП руководителя. Письма известным контрагентам распоряжение не заменяет.

Заявление подают в сервисе, где выпускали доверенность

Кто подписывает заявление в каждой системе и когда отзыв появится в реестре МЧД, показано на схеме.

Доверенность выпускали на сайте налоговой:

1. Откройте сервис МЧД на сайте m4d.nalog.gov.ru, раздел отзыва доверенности.
2. Укажите доверенность, которую отзываете, и причину отзыва.
3. Подпишите заявление КЭП руководителя компании или предпринимателя и отправьте.
4. Статус доверенности проверьте на том же сайте по её номеру.

Доверенность выпускали в 1С:

1. Откройте МЧД со статусом «Зарегистрировано» и нажмите «Отозвать» в командной строке формы.
2. В открывшемся «Заявлении об отзыве машиночитаемой доверенности (ФНС)» укажите причину отзыва. Поле обязательное, но его формулировка на законность отзыва не влияет.
3. Подпишите заявление КЭП руководителя и отправьте его на регистрацию в ФНС.
4. Следите за статусами. Заявление получает статус «Отправлено в ФНС», доверенность — «Отправлено заявление на отзыв», затем «Отозвано». Справка 1С:ИТС «Отзыв МЧД» от 13.01.2025 предупреждает, что иногда отзыв появляется в реестре МЧД только через два рабочих дня, поэтому письмо контрагентам из 1С отправляют, не дожидаясь статуса «Отозвано».

Доверенность, которой нет в этой базе 1С, отзывают через закладку «Уведомления»: кнопка «Создать», то же заявление, реквизиты доверенности загружают из XML-файла или вводят вручную.

Доверенность выпускали в сервисе оператора ЭДО

В Saby при увольнении сотрудника сервис сам создаёт задачу «Отзыв» по его доверенности. В задаче выберите вариант «Отозвать». Если задачи нет:

1. Откройте раздел «Доверенности» (в части конфигураций он называется «Подписи») и выберите МЧД.
2. В меню нажмите «Отозвать» и подтвердите.
3. Подпишите заявление КЭП руководителя: носитель подписи вставляют при отзыве. После подписи Saby сам отправляет заявление в госорганы.

В Контур.Доверенности порядок похожий: кнопка «Отозвать», причина, подпись руководителя, после чего заявление уходит в ФНС автоматически.

Бывает, что МЧД выпускали в одном сервисе, а документы по ней подписывают в другом, например в Диадоке. Заявление и в этом случае быстрее подать там, где доверенность выпускали. Пункт 10 постановления № 223 разрешает отправить его и через другую систему, но её оператор только передаёт заявление в реестр МЧД, и на это у него ещё до четырёх часов (подпункт «б» пункта 13 постановления № 223).

Доверенность удостоверял нотариус

Такую МЧД нотариус подписывает своей КЭП (статья 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»), и отменяют её тоже у нотариуса:

1. Руководитель компании обращается к нотариусу с заявлением об отмене, и тот удостоверяет отмену.
2. Нотариус вносит сведения об отмене в реестр нотариальных действий.
3. Отмену проверяют на сайте Федеральной нотариальной палаты reestr-dover.ru.

Со следующего дня после записи нотариуса контрагенты считаются извещёнными, даже если письма не получали. Так пункт 1 статьи 189 ГК РФ истолковал Верховный суд в определении Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 14.11.2023 № 49-КГ23-15-К6. Дело касалось бумажной доверенности. Прямых разъяснений для МЧД нет, но норма об извещении через реестр нотариальных действий в статье 189 ГК РФ одна для обеих форм.

Спорные случаи с документами бывшего сотрудника

Документ подписали после заявления, но до записи в реестре МЧД

Директор подписал заявление об отзыве МЧД менеджера по закупкам в десять утра. В три часа дня поставщик прислал универсальный передаточный документ (УПД), проверил доверенность менеджера и увидел, что она действует. Менеджер документ подписал.

Поставщик не знал и не должен был знать об отмене: реестр на момент подписания показывал доверенность действующей, а письма он не получал. По пункту 2 статьи 189 ГК РФ такой УПД сохраняет силу для компании: товар придётся принять и оплатить по цене из документа.

Если бы письмо дошло до поставщика к трём часам, документ можно было бы оспаривать. Поэтому письмо отправляют сразу после заявления и каналом, где видна дата получения.

Отзыв уже в реестре МЧД, но письмо контрагенту не отправили

Компания отозвала МЧД менеджера через 1С, отзыв появился в реестре на следующее утро, а письмо поставщику забыли отправить. Через неделю менеджер подписал с этим поставщиком дополнительное соглашение о предоплате, например на 1,8 млн рублей.

Если поставщик проверил доверенность перед подписанием, реестр показал ему отзыв (подпункт «б» пункта 7 постановления № 223), и об отмене он знал. Сложнее, если поставщик доверенность не проверял. Запись в реестре МЧД не входит в перечень пункта 1 статьи 189 ГК РФ, поэтому сама по себе она не делает поставщика извещённым. Компании придётся доказывать, что поставщик должен был знать об отмене, и прямых разъяснений Верховного суда на этот счёт нет. Если не докажет, предоплату придётся вносить. Если письмо забыли, отправьте его и внесите распоряжение сейчас: документы, подписанные после этого, компания сможет оспорить.

Бухгалтер подписывает документы по передоверию уволенного главбуха

Главный бухгалтер по своей МЧД с правом передоверия выдал доверенность бухгалтеру на подписание УПД с поставщиками. Главбух уволился, компания отозвала его доверенность, а бухгалтер продолжает подписывать документы.

С прекращением основной доверенности теряет силу и передоверие (пункт 3 статьи 188 ГК РФ). Защита добросовестного контрагента при этом действует так же, как для основной доверенности (пункт 131 постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Значит, пока поставщики не знают об отмене, документы, подписанные бухгалтером, обязывают компанию. Напишите и бухгалтеру, и поставщикам, с которыми он работал, и укажите в письме номера обеих доверенностей. Передоверенную МЧД проверяют в реестре так же, как основную.

Если отозвать только передоверие, основная доверенность сохраняет силу: по пункту 6 статьи 187 ГК РФ представитель, передавший полномочия, сам их не утрачивает, если в доверенности или законе не сказано иное.

Сменился директор, который выдавал доверенности

Участники назначили нового директора. Он находит в 1С десяток МЧД, которые подписал его предшественник, и не знает, действуют ли они.

Действуют. Смены руководителя нет в перечне оснований прекращения доверенности в пункте 1 статьи 188 ГК РФ, и налоговая служба подтверждала, что доверенности прежнего директора продолжают действовать. Лишние доверенности новый директор отзывает сам, в той системе, где их выпускали.