Хранить или не хранить: зачем ИП с УСН «доходы» расходные документы?

Вопрос: хранить или не хранить документы, которые не используются в исчислении применяемого налога, непростой. С одной стороны, мы, ИП на доходной упрощенке, ИП с патентом (раньше еще ИП с ЕНВД), знаем, что это необязательно, с другой — каждый раз, когда получаешь требование ФНС предъявить их, начинаешь сомневаться в своих знаниях, а заодно в себе и справедливости этого мира.

Мне кажется, в оригинале говорилось что-то про поиск справедливости, а после — новой работы… Это не про нас, будем не справедливость искать, а нормы закона исследовать.

Почему ИП с доходной УСН может не хранить расходные документы

Налоговый кодекс обязывает хранить документы, которые необходимы для исчисления и уплаты налога, в течение 5 лет. Сюда входят в том числе документы, подтверждающие доходы, расходы и оплату налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Не все документы нужны для исчисления и уплаты. Так, для ИП с доходной УСН расходы в исчислении налога не участвуют, значит, и хранить документы, подтверждающие их, необязательно. Это подтверждается и письмами Минфина от 16.06.2010 № 03-11-11/169 и от 20.10.2009 № 03-11-09/353.

Письма старенькие, но, похоже, рабочие, потому что ссылку на них делают судебные решения текущего года. Так, например, 9-й апелляционный суд в своем постановлении от 13.08.2024 № 09АП-19645/2024 использует письмо в обоснование своей позиции. Суд считает, что налогоплательщику разрешается не подтверждать документально те расходы, которые не влияют на исчисление суммы налога (УСН, патента).

При применении патента у ИП также возникает вопрос: хранить или не хранить документы, подтверждающие расходы. Минфин в 2018 г. не изменил позиции и ответил в письме № 03-11-11/39257, что такая обязанность не предусмотрена.

Добавим, что Закон о бухгалтерском учете обязывает хранить первичные документы тех, кто ведет бухучет (п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Индивидуальные предприниматели освобождены от его ведения, соответственно, не обязаны хранить первичку (п. 1 ч. 2 ст. 6 закона № 402-ФЗ). В отличие от них, все организации обязаны вести бухучет, а значит, хранить документацию независимо от выбранной системы налогообложения.

Не торопись. Я не отказываюсь от хранения документов, подтверждающих расходы. И думаю, так поступают многие. На это есть ряд причин.

Почему расходные документы ИП с УСН «доходы» лучше хранить

Первичные документы необходимы для работы с поставщиками

В работе моего магазина документы от поставщиков (то есть расходные) активно работают. Основные расходы для нас — это покупка товара для перепродажи. Я товар получила, оплатила. В конце месяца или квартала получаю от поставщика акт сверки. При расхождениях в суммах приходится обращаться к накладным, платежным поручениям, сверяться по суммам отгрузок, возвратам, если они были. Без документов не обойтись.

Предполагаю, что, если у ИП суммы расходов невелики, можно не хранить документы, но в моем случае они чрезвычайно необходимы.

Товарные накладные необходимы и в случае возврата поставщику некачественного товара. В акте-претензии необходимо указывать реквизиты документа, по которому совершалась отгрузка, а частенько приходится и сам документ сканировать и отправлять для подтверждения того, что товар пришел от этого поставщика.

Документы необходимы для работы с банком

Банки блокируют подозрительные операции на расчетных счетах ИП — это реальность. В моей практике произошел случай, когда банк заблокировал платеж по карте, поскольку он показался им подозрительно высоким по сравнению с обычными операциями нашего магазина.

Наш восторг от совершенной сделки длился недолго, так как вечером деньги, оплаченные с помощью терминала, не поступили на счет, но зато пришло требование банка представить документы по сделке. Я отправляла расходные накладные на товар, который был продан.

Опять же предполагаю, что, если документа у меня бы не было, я просила бы его у поставщика, но это заняло какое-то время. А так накладную я передала сразу же, деньги на следующий день поступили на расчетный счет.

Документы, подтверждающие расходы, важны при смене режима налогообложения

Если ИП «слетает» со спецрежима или решит самостоятельно сменить объект УСН, то расходные документы очень пригодятся.

Если ИП переходит с объекта налогообложения «доходы» на «доходы минус расходы», то при соблюдении некоторых условий он сможет списать траты на товары, которые приобрели на «доходной» УСН (Письмо Минфина от 31.12.2020 № 03-11-11/116881).

Документы пригодятся, если предприниматель принудительно перейдет на общий режим. НДФЛ нужно исчислять исходя из доходов и документально подтвержденных расходов. Без документов ИП потеряет деньги на налогах.

Некоторые «расходные» документы влияют на исчисление дохода при УСН 6 %

При УСН «доходы» ИП имеет право уменьшить налог на взносы за себя и за работников, подтверждение уплаты этих сумм у меня, например, налоговая запрашивала. Я отправляла реестр платежных поручений по оплате. Могли запросить и платежки. Есть и еще расходы, которые уменьшают налог: покупка ККТ, торговый сбор, расходы на выплату больничных пособий за дни, которые оплачивает работодатель, — если такие расходы у ИП есть, то хранить документы, подтверждающие их, необходимо.

Другие причины хранить первичку

Недавно мы получили предложение от нашего конкурента купить его магазин. В процессе переговоров мы просили доказать, что приобретенный им товар — официальный. Документов мы так и не увидели, сделка не состоялась, конечно, не только поэтому, но отсутствие документов на товар играет в таких историях не последнюю роль. Если хотите продать бизнес подороже — храните документы, подтверждающие закупки.

Предполагаю, что есть и еще причины, по которым первичку на расходы желательно хранить. Поделитесь своими примерами, уважаемые читатели!

Что делать, если налоговая требует документы, подтверждающие расходы

В моей практике запрос документов, связанных с расходами, происходит всегда в связи со встречными проверками. Например, в сентябре этого года пришло требование представить документы в связи с проверкой правильности исчисления НДС у моего контрагента.

Я предоставила документы, которые у меня есть и дала пояснения, каких документов у меня нет и почему (например, сделка была разовая, мы не заключали с поставщиком договор, и, конечно, у меня не было актов услуг, так как поставщик продавал товар, услуг мне не оказывал).

У меня есть право не высылать документы и дать пояснения об отсутствии обязанности хранить «расходные» документы со ссылкой на письма, о которых мы говорили выше. Но я выполняю требование проверяющих: почему?

Во-первых, проверка моего контрагента пройдет с большей долей вероятности успешнее, если все стороны, участвующие в проверке, представят документы. В том случае, если контрагента вы своего цените, дорожите партнерством с ним, то документы лучше представить.

Во-вторых, я документы храню, значит, они у меня есть. Если налоговая поймет, что «документов» у меня нет только для нее, то я получу штраф.

Примером служат судебные решения, где налоговая доказывала, что документы есть у предпринимателя, но он их не представляет:

В деле № А70-10972/2017 предприниматель проиграл спор во всех судах, в том числе и в Верховном Суде (Определение от 23.10.2018 № 304-КГ18-16394). ИП на требование налоговой показать документы заявил, что запрашиваемых документов у него нет, в итоге его оштрафовали за непредставление документов (информации). И в судах налоговая доказала, что ИП располагал документами, но не захотел их представить. Доказательством послужило, например, то, что часть запрашиваемых документов ранее представлялась бизнесменом в МО МВД России. Кроме того, суды подчеркнули, что документы истребованы у ИП «не как у налогоплательщика, а как у лица, располагающего документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого». И это есть право налоговой в силу п. 1 ст. 93.1 Налогового кодекса.

Последняя фраза вселяет надежду, что при выездных и камеральных проверках самого предпринимателя, проверяющие запросят только документы, относящиеся к исчислению налогов. При встречных проверках — во избежание штрафов — важно не заниматься «отписками» («документов, дескать, нет, а вы не имеете право просить, я на доходной УСН»), а представлять то, что возможно представить, и давать пояснения, почему каких-то документов нет.

Я так делаю из года в год, все проверки были пройдены без дополнительных контрольных мероприятий, чего и вам желаю.