Допустимо ли использование факсимиле для подписания документов ИП

Что такое факсимиле?

Слово латинское, дословно переводится — «делай подобное». Ударение правильно ставить на второй слог.

Говорим мы о факсимильной подписи, которая является копией физической подписи должностного лица (например, директора или индивидуального предпринимателя) и используется вместо оригинала при заверении документов. Также факсимиле — это штамп, который позволяет эту подпись воспроизвести. Сделать такой штамп легко в местах, где изготавливают печати и штампы. Для оттиска потребуется оригинал подписи.

Наличие факсимиле удобно: не надо каждый раз искать самого ИП, чтобы подписать тот или иной документ. Со штампом за него это сделает любой сотрудник. Пользуются факсимиле и сами руководители, ставить подпись с его помощью быстрее и проще.

При работе с факсимильной подписью рекомендуется утвердить локальным актом ИП порядок ее использования и хранения, назначить ответственного сотрудника. Это позволит минимизировать риски подписания документов, которые не должны быть подписаны таким способом, а также утери штампа.

Когда разрешено использовать факсимильную подпись?

Гражданский кодекс разрешает использование в сделках факсимильных подписей, но только тогда, когда данная возможность предусмотрена законом, иными правовыми актами или соглашением сторон сделки (п. 2 ст. 160 ГК РФ).

Вот и нет. Прежде чем использовать факсимиле, важно убедиться, что нормативным документом предусмотрено прямое разрешение, а также установлен порядок применения такой подписи. Это касается любого документа в деятельности ИП: первички, кадровой документации, платежных документов, счетов-фактур, доверенностей и т.п.

С контрагентами. Заключаем соглашение сторон, в котором прописываем, какие документы визируем таким способом. Чаще всего сюда включают договоры, деловые письма, счета между контрагентами.

Включить можно. И в этом случае, если между контрагентами спор по отгрузке возникнет, с большей долей вероятности суды примут накладную (акт выполненных работ) в качестве доказательства отгрузки товара (выполнения работ).

Но необходимо учитывать, что эти документы являются еще документами бухгалтерского и налогового учета. И то, что устроит контрагента, может не устроить контролирующий орган. Поэтому, если контрагенты и подписывают накладные факсимиле, в дальнейшем они стараются обменяться оригиналами.

А зря, даже в сфере закупок факсимильное воспроизведение подписи используется при заключении договоров, если об этом имеется соответствующее соглашение между заказчиком и участником и это предусмотрено положением о закупке. Такие разъяснения дал Минэкономразвития РФ применительно к законам о закупках: № 223-ФЗ и 44-ФЗ (Письмо от 02.09.2016 № Д28и-2252).

Когда факсимильную подпись запрещено использовать?

Как мы уже говорили выше, документы, используемые в бухгалтерском и налоговом учете, не рекомендуется подписывать факсимиле. На эту тему не раз высказывались контролирующие органы.

Так в Письме МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ указано, что не допускается использовать факсимиле подписи на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Такого же мнения придерживается и Минфин РФ. Товарные накладные, акты выполненных работ, товарно-транспортных накладные, счета-фактуры должны быть подписаны собственноручной подписью должностного лица. В случае подписания их факсимиле они не принимаются к налоговому учету (письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946). То есть документы с факсимильной подписью не смогут подтвердить НДС или расходы в целях исчисления УСНО, налога на прибыль.

В подтверждение своего мнения госорган ссылается на законодательные акты. Так, ГОСТ Р 7.0.8-201358 в пункте 58 определяет подпись как реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. А Закон о бухучете требует, чтобы подпись идентифицировала лицо, поставившее ее (п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, не предусмотрено Налоговым кодексом.

Такой же логике придерживается Минтруд РФ. Он говорит о том, что законодательство не предусматривает возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах (Письмо от 15.03.2023 № 14-6/ООГ-1863).

Конечно, все письма госорганов не являются нормативным актом, носят информационно-разъяснительный характер, но позиция надзорного органа ясна, и во избежание споров придерживаемся ее.

Из личного опыта использования факсимиле

Как индивидуальный предприниматель, я использую факсимиле при оформлении счетов контрагенту, при составлении гарантийных писем, писем-претензий, коммерческих предложений и т. п. В большинстве случаев программы учета содержат готовые шаблоны таких документов, где печать и факсимильная подпись ИП добавляются автоматически. Подготовленные документы легко отправить клиенту или поставщику через электронную почту, мессенджеры без утомительного сканирования бумажного варианта.

Соглашения на обмен такими документами у меня прописаны в договоре с контрагентами. Но (!) далеко не со всеми, так как многие клиенты заказывают товар разово, договор и соглашение с ними не заключаются. Счет мы отправляем без опаски, но при отгрузке товара обмен накладными без факсимиле для меня обязателен. Для «правильного» обмена используется электронный документооборот, а бумажные накладные подписать могут работники по выданной им доверенности. Кадровые документы я подписываю собственноручно, но при желании полномочия можно передать приказом кому-то из сотрудников.