Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Преимущества электронной трудовой книжки:
- удобство доступа к информации и её использования;
- надёжность и сохранность сведений;
- оформление пенсии без дополнительных подтверждений.
Минусы тоже есть, но немного и в основном временные.
Что такое ЭТК
Электронная трудовая книжка — это название раздела в общей электронной базе данных Пенсионного фонда Российской Федерации «Сведения о трудовой деятельности». Система содержит информацию о каждом работнике: место работы, период, должность, квалификацию, внутреннее совместительство (если есть), причину увольнения и т.д. То есть данные те же, что и на привычных бумажных носителях; исключение — информация о награждениях и поощрениях за успехи, её в новой форме нет. В остальном то, как выглядит электронная трудовая книжка в 2024 году, ничем принципиально не отличается — графы остались прежними.
Переход в цифровой формат стартовал 1 января 2020 года. Соответствующие изменения в ТК внесены Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ. С этого времени работодатели начали подавать сведения в единую базу данных ПФР. Сроком принятия решения работниками о переходе на новую форму указывалось 31.12.2020. Те, кто так и не определился, какие трудовые книжки лучше: бумажные или электронные, выбрали сразу обе или не написали заявления о переходе на ЭТК вообще. В первом случае специалисты по кадрам заполняют и старую, и новую версии. Во втором — те, кто заявления не оформил, вправе сделать это в любое время, а пока их ТК ведутся в прежнем порядке (на бумаге). У тех, кто впервые трудоустраивается в 2024 году, ЭТК — единственный вариант.
Плюсы для работника
Сомнения в том, стоит ли переходить на электронную трудовую книжку, понятны — не утекут ли данные неизвестно куда, не потеряются ли, какая от этого польза и т.д. Для того чтобы все выгоды и удобства новой системы стали ощутимы, потребуется время, но некоторые очевидны уже и сейчас.
В чем плюсы:
- данные в базе ПФР невозможно потерять или испортить, ведомство гарантирует высокий уровень безопасности;
- информация (выписка СТД-ПФР) в нужный момент всегда под руками: есть два основных сервиса, где можно посмотреть электронную трудовую книжку, — в личном кабинете ПФР и на Госуслугах.
- сведения из ЭТК доступны для получения различных услуг от государственных органов и являются основанием для назначения социальных пособий и выплат.
По сути, для работника нет особой разницы в формате документа. Но в ПФ РФ разъясняют, что с ЭТК проще устроиться на дистанционную работу: для подтверждения стажа работодателю отправляют выписку СТД-ПФР (получает работник сам) или сведения СТД-Р (их выдает предыдущий работодатель). Кроме того, унификация отчетных бланков по ЭТК приводит к снижению ошибок со стороны работодателей: страхователи отправляют отчетность СЗВ-ТД по единой форме и реже ошибаются, чем при заполнении бумажной трудовой книжки. А это — несомненный плюс для работника.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какой порядок исправления записей в электронных трудовых книжках, в том числе об увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Плюсы для работодателя
В этом случае плюсы и минусы электронной трудовой книжки тоже очевидны. Главные преимущества — снижение затрат на приобретение бланков ТК и отсутствие ответственности за хранение бумажных носителей. Кадровики заполняют все сведения в цифровом виде по унифицированной форме (СЗВ-ТД) — снижается вероятность механических ошибок.
Не требуется уведомлять увольняемого работника с ЭТК (если он отсутствует на работе) о необходимости явиться за бумажной книжкой или дать согласие на ее отправку по почте (ст. 84.1 ТК РФ). Кроме того, с цифровыми документами разрешается не вести книгу выдачи ТК (если все ТК электронные).
Минусы ЭТК
Для работодателей, а ещё больше для специалистов по кадрам, главная сложность — переходный период, когда придётся делать двойную работу (заполнять и электронный, и бумажный варианты), так как многие предпочтут сохранить традиционный вариант ТК. Для страхователей увеличится количество отчетов: о любых кадровых перемещениях (прием, увольнение, перевод) надлежит уведомлять ПФР, используя форму СЗВ-ТД.
Ещё одна сложность — необходимость дополнительной защиты баз данных и возможные сбои в работе интернета, серверов ПФР и т.д. Это же и основные минусы электронной трудовой книжки для работника — общее недоверие к безопасности и надёжности цифровых систем.
В форму ЭТК включили СНИЛС работника, но убрали сведения о его наградах и поощрениях. Нет в документах в интернете и информации о стаже до 2020 года. Сведения о рабочем стаже до этого периода служащие подтверждают бумажной книжкой либо могут сами обратиться в ПФР для включения сведений о трудовой деятельности в индивидуальный лицевой счет за периоды работы до 1 января 2020 года, предоставив ТК (см. пункт 2 статьи 12 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).