Как получить электронную подпись для онлайн-кассы

Зачем нужна ЭЦП для кассы

Онлайн кассы начали свое существование в 2017 году и активно используются по сей день для:

• повышения прозрачности торговой деятельности;
• автоматизации анализа розничных операций.

С 2019 года, благодаря изменениям в законе 54-ФЗ, все организации и ИП, за редким исключением, вынуждены использовать ККТ при расчетах с физлицами (не ИП) вне зависимости от способа их проведения: наличными или безналично, с р/с и через кассу банка.

К примеру, даже если ООО, не имеющее никакого отношения к розничной торговле, разово продает служебный автомобиль физическому лицу, оно все равно должно выдать ему чек. А для этого ему необходимо что? Правильно — касса.

Каждый новоиспеченный коммерсант, начав работу в облачном пространстве, задается вопросом, как же она организована на практике. Первостепенно следует определить, нужна ли электронная подпись для онлайн-кассы при регистрации и эксплуатации и как ее получить.

Ответ, по сути, лежит на поверхности. Упоминаемый ранее закон 54-ФЗ, регулирующий в том числе работу онлайн-касс, обязывает бизнес направлять сведения о совершенных и проведенных по такой кассе операциях напрямую в налоговую в онлайн-режиме.

Логично, что каждый такой документ удостоверяется. Для придания сведениям легитимности понадобится электронная версия оригинальной подписи ИП, руководителя или работника — представителя организации.

Таким образом, при открытии кассы делают электронную подпись для того, чтобы подтверждать и отправлять отчеты по ней.

Если организация или ИП практикуют электронный документооборот, в том числе с налоговыми органами, то имеющейся у них ЭЦП достаточно. Ее используют как для регистрации онлайн-кассы, так и для передачи фискальных данных в налоговую.

С помощью такой ЭЦП подписывается и договор с оператором фискальных данных (ОФД) — посредником между пользователем кассы и налоговиками. При передаче данных онлайн-кассы, электронная подпись ОФД несет те же функции.

Для сведения: как работают онлайн-кассы

Какая электронная подпись подходит для регистрации кассы

По общему правилу электронная подпись для кассы для ИП и организаций представляет собой зашифрованную информацию о должностном лице организации или физическом лице (ИП). Хранится она на цифровом носителе и действует, как правило, год. Если такой цифровой ключ привязать к онлайн-документу, то это равнозначно тому, что он фактически подписан указанным лицом. Прежде чем начать оформление, стоит определиться, какая электронная подпись для регистрации онлайн-кассы подойдет, так как их несколько видов:

• простая — имеет низкий уровень защиты и лишь подтверждает факт создания и использования электронной подписи конкретным лицом;
• усиленная неквалифицированная — имеет средний уровень безопасности, использует средства криптозащиты, идентифицирует подписанта и определяет, вносились ли в документ изменения после его подписания;
• усиленная квалифицированная — имеет высокий уровень защиты, сходна с предыдущим видом, но дополнительно имеет квалифицированный сертификат, созданный по требованиям ФСБ России.

Несложно догадаться, что самой надежной из них является усиленная квалифицированная ЭЦП. Только с ней работают госорганы. Также должна выглядеть и электронная подпись для ККТ, чтобы передаваемая информация была качественно защищена.

В настоящее время идет серьезная революция в механизме выдачи ЭЦП:

• с января 2022 года ИП, руководители организаций и лица, действующие по доверенности, вправе оформить УКЭП только в налоговой службе или в удостоверяющих центрах, в том числе и коммерческих, которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям;
• с марта 2022 года предлагается (с 1 сентября 2023 года это станет обязательным) оформлять УКЭП исключительно на руководителя организации, который представляет ее интересы без доверенности. Такой ключ не поддается копированию для использования иным специалистом. На всех остальных сотрудников, если это необходимо, выдаются личные сертификаты ЭЦП физического лица (без привязки к организации) и машиночитаемые доверенности (МЧД) в виде файла в формате XML, позволяющие подписывать закрепленный список документов компании. Это, по сути, электронная версия бумажной доверенности. Машиночитаемые доверенности либо заранее предоставляются в соответствующие органы, либо направляются одновременно с заверяемой документацией.

С июля 2021 года у предпринимателей и руководителей юрлиц была возможность получить УКЭП совершенно бесплатно непосредственно в удостоверяющем центре ФНС России. Однако проект приостановлен, но на официальном сайте ФНС размещена информация о том, что сейчас налоговиками вновь прорабатывается возможность безвозмездного предоставления средств ЭЦП, о чем они сообщат в ближайшее время.

Как получить электронную подпись для онлайн-касс

В настоящее время существует два пути.

Первый

Непосредственно в налоговом органе (или удостоверяющем центре ФНС России).

План такой:

1. Записаться в налоговую или удостоверяющий центр ФНС России. Тут представлен их перечень: «Порядок выдачи электронных подписей».
2. ИП и физлица, действующие от имени организации без доверенности, подают заявление онлайн через личный кабинет налогоплательщика.
3. Явиться в назначенное время и собственноручно заполнить и подать заявление о выпуске УКЭП. При себе иметь:
   • паспорт;
   • СНИЛС;
   • ИНН заявителя;
   • ИНН организации;
   • ОГРН ИП или организации;
   • документ, подтверждающий правомочность действовать без доверенности;
   • документы, подтверждающие полномочия (если вы получаете подпись представителя организации).
4. Пройти идентификацию — лично.
5. Взять с собой USB-носитель (типа А) для записи ключевой информации, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ России.

Второй

Электронная подпись онлайн-кассы для ИП и организаций оформляется в коммерческом удостоверяющем центре, если они прошли аккредитацию по новым правилам (к таким относятся Контур, Тензор, СБИС, 1С и др.). Для этого необходимо:

• подать заявку;
• направить документы в сканах или принести лично;
• забрать носитель с УКЭП лично или через курьера, заплатив за услугу.

После 1 сентября 2023 года коммерческие центры смогут выдавать только индивидуальные УКЭП физического лица (без привязки к конкретной организации).

Для сведения: все об онлайн-кассах для ИП

На руководителей без доверенности и ИП ЭЦП будут выдаваться только в налоговой и только при личном визите. То есть поручить получение сертификата УКЭП на руководителя или ИП третьему лицу по доверенности (например, секретарю или курьеру) уже не получится. Это запретят, даже если доверенность нотариально заверить. Заявление не примут, а УКЭП другому лицу не отдадут.

Подробнее: как составить доверенность на получение ЭЦП

Если все сделать корректно, своевременно получить УЭКП, пройти регистрацию кассы и наладить обмен данными, то работа с физлицами не доставит больших хлопот.