Касса для ИП — полное практическое руководство

Какие ИП должны применять онлайн-кассу

Онлайн касса — это модернизированный аппарат для приема платежей, который подключен к сети Интернет и передает данные о продажах в ФНС. С 2017 года онлайн-кассы обязательны, обычные аппараты без фискальных накопителей необходимо было заменить на ККТ нового поколения. Фискальный накопитель — это устройство, которое хранит информацию о расчетах и передает ее в налоговую в режиме онлайн.

Касса необходима, если предприниматель осуществляет расчеты и предоставляет потребителю чек. Имеются исключения.

Требования о наличии ККТ применяются для ИП с сотрудниками и без. Требование о переходе на онлайн-кассу для предпринимателей без работников заработало с июля 2021 года.

Подробнее: правила работы с онлайн-кассами для ИП

Какие ИП могут работать без кассы в 2024 году

Правила использования контрольно-кассовой техники (ККТ) регламентирует закон «О применении ККМ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Его положения устанавливают, в каких случаях предприниматель вправе работать без кассового аппарата:

• если индивидуальный предприниматель продает специфичные товары или оказывает специфичные услуги (п. 2 ст. 2 ФЗ № 54);
• торговая точка находится в отдаленной местности (п. 3 ст. 2 ФЗ № 54);
• применение особого режима налогообложения — ПСН по отдельным видам деятельности.

Без ККТ вправе работать предприниматели, которые оказывают услуги или реализуют товары:

• газеты, журналы и иные печатные издания;
• ценные бумаги;
• продукцию в поездах;
• мороженое в киосках и безалкогольные напитки на разлив;
• пищевые продукты в образовательных учреждениях;
• из цистерн — квас, молоко, керосин, живую рыбу;
• овощи на развалах;
• товары на выставках, ярмарках, розничных рынках (не в павильонах и не в палатках);
• ремонт и покраску обуви;
• прием вторсырья от населения, кроме металлолома;
• аренду жилых помещений;
• изготовление и ремонт ключей и металлической галантереи;
• уход за детьми, престарелыми и больными;
• вспашку огородов и распиловку дров;
• услуги по переноске вещей в аэропортах и вокзалах;
• изделия народного промысла, проданные изготовителем.

Предприниматели, не работающие с населением и оказывающие услуги организациям по договорам с безналичным расчетом, вправе не применять ККТ.

У остальных предпринимателей кассовый аппарат — обязательный атрибут для ведения деятельности.

Нужна ли касса ИП на УСН

ККТ обязательна к применению, если предприниматель не отвечает критериям для освобождения от применения кассового аппарата.

Если бизнесмен использует упрощенную систему налогообложения, то от применения ККТ он не освобождается.

Нужна ли касса ИП на ПСН

ККТ на патенте обязательна, кроме видов деятельности, указанных в подпунктах п. 2 ст. 346.43 НК РФ, среди них:

• ремонт и пошив изделий по индивидуальным заказам населения;
• ремонт обуви;
• услуги фотографии;
• изготовление изделий народных художественных промыслов;
• сдача в аренду помещений и пр.

Нужна ли касса ИП на ЕСХН

Предприниматели на ЕСХН обязаны иметь ККТ, кроме случаев реализации продукции (п. 2, 3 ст. 2 ФЗ № 54):

• на разносах в поездах, с лотков, тележек;
• сезонная торговля овощами в развал;
• в труднодоступных и отдаленных местностях.

Нужна ли касса ИП на НПД

Плательщику налога на профессиональный доход не требуется ККТ. Самозанятые формируют чеки в приложении «Мой налог» — это упрощенный аналог онлайн кассы.

Нужна ли касса ИП без работников

Если работников нет, то предприниматель не освобождается от применения кассового аппарата.

Работа без кассы в труднодоступных и удаленных местностях

Действующее законодательство позволяет предпринимателям, работающим в отдаленных и труднодоступных местностях, работать без ККТ. Это обусловлено тем, что в такой местности отсутствует стабильное подключение к интернету и электрической сети.

Вот условия, при которых разрешено не применять ККТ:

• местность включена в перечень, который формирует региональное профильное ведомство;
• предприниматель выдает покупателю документ, подтверждающий покупку и заменяющий чек.

Например, в Ростовской области перечень труднодоступных населенных пунктов утвержден постановлением главы администрации области от постановления правительства Ростовской области № 655 от 19.07.2012:

Перечни труднодоступных местностей публикуют на региональных сайтах.

Какие виды касс бывают, и сколько они стоят

ФЗ № 54 определяет кассовый аппарат как электронную вычислительную машину, иные компьютерные устройства и комплексы, выполняющие функции:

• фиксация и хранение фискальных данных (информации о расчетах) в фискальных накопителях;
• формирование фискальных документов (чеков);
• передача данных о расчетах в налоговый орган через ОФД;
• печать чеков.

Существуют виды кассовых аппаратов:

1. Мобильный. Это небольшой аппарат с маленьким объемом встроенной памяти и упрощенным программным обеспечением. Такая ККТ в применении самая простая и бюджетная. Подойдет предпринимателям с небольшим перечнем товаров и услуг и отсутствием маркированных товаров. Программное обеспечение обновляется вручную. Скорость печати чеков невысокая, не подойдет для потокового обслуживания клиентов.
2. Фискальный регистратор. Такое устройство более гибкое, имеет разные комплектации. Это компактный принтер со встроенной фискальной памятью. Работает при подключении ко внешнему устройству — ПК, планшету. Подключение устанавливают проводное или беспроводное. Большинство моделей стационарные. Регистратор — более дорогой и продвинутый вариант с удобным функционалом и поддержкой маркированных товаров. Регистраторы различаются по способу подключения: сетевые и автономные, по ширине чековой ленты, по скорости печати. Чеки печатаются на базе термопринтера, его не нужно заправлять.
3. Автономная касса. Это продвинутый фискальный регистратор. Терминал не требует подключения к компьютеру, работает автономно и не нужно ручного обновления ПО. Поддерживает чтение маркировки, есть сенсорный дисплей. Он имеет небольшие габариты и внешне похож на калькулятор. Такие терминалы используют службы доставки для принятия оплаты у клиентов. Он работает на базе WI-FI или через сим-карту. В устройство можно загрузить номенклатуру товаров. Недостаток — трудно анализировать продажи и вести учет, поскольку функционал ограничен. Работа с маркировкой ограничена: автономно продать товар можно, а отразить приемку — нет. Для приемки потребуется подключение к компьютеру и 2D сканер.
4. Смарт-терминал. Это усовершенствованная версия автономной кассы. Внешне похож на планшет с сенсорным экраном и встроенным термопринтером. Не требует подключения к компьютеру, личный кабинет находится на облачном хранилище. Функционал позволяет вести товароучет, контролировать продажи, создавать бонусные программы. Работает от проводного или беспроводного интернета, от сим-карты. Модели представлены стационарные и автономные. Подходит для продажи и приемки маркированного товара. Высокая скорость печати чеков.
5. Облачные кассы. Это оборудование, ПО которого хранится на сервере. Приобретение кассового аппарата не требуется, подходит для онлайн расчетов.
6. Касса со встроенной банковской частью. Это аппарат со встроенным эквайрингом — системой приема безналичных платежей. Недостаток — если выходит из строя банковская прошивка, не работает все устройство.

При выборе оборудования ориентируйтесь на:

• мобильность бизнеса;
• товарный ассортимент;
• наличие товаров с маркировкой.

Выбирайте функционал программного обеспечения с учетом:

• базовых бесплатных функций (выдача чека, его копии, просмотр всех чеков);
• платных функций (обновление ПО, работа с чеками);
• стабильность ПО и его распространенность (во избежание проблем с поиском обслуживающего специалиста).

Если товар с маркировкой, то выбирайте ККТ по параметрам:

1. Возможность работы с маркировкой. Автономные аппараты не поддерживают такую функцию.
2. Только сканирование маркировки, без возможности приемки.
3. Оборудование с полным циклом работы с маркировкой.

Критерии выбора в зависимости от специфики бизнеса:

1. По месту расчетов. Если расчеты происходят через сайт или при выезде к клиенту — подойдет автономная или облачная касса.
2. Автоматизация бизнеса. Для простой продажи достаточно автономной кассы. Для анализа бизнес-процессов, учета эффективности работы сотрудников понадобится смарт-терминал или фискальный регистратор.
3. Габариты помещения. Если нет возможности установить полноценное рабочее место с компьютером — используйте автономную кассу или смарт-терминал. Если есть место для рабочего места — рассмотрите фискальный регистратор.
4. Температура рабочего места. Морозостойкие — автономные терминалы, иное оборудование требует эксплуатации в теплых помещениях.
5. Маркировка. Для работы с маркировкой подходят фискальные регистраторы и смарт-терминалы. Иное оборудование предназначено только для продажи, без возможности приемки.
6. Автономность работы. Мобильные и смарт-терминалы имеют встроенный аккумулятор. Фискальные регистраторы способны работать автономно до двух часов.

Стоимость оборудования составляет от 12 000 руб. — за автономный аппарат, до 25 000 руб. — за смарт-терминал. Итоговая сумма зависит от функционала.

Подробнее: кассовая дисциплина для ИП

За что еще придется платить, кроме кассы

Эксплуатация ККТ требует вложений:

1. Переустановка фискального накопителя. Его срок действия ограничен — 15 или 36 месяцев. За замену необходимо заплатить.
2. Программное обеспечение. Терминал связывают с программой, например, 1С или СБИС. За ПО необходимо оплатить сумму согласно заключенному договору.
3. Ремонт в случае поломки и диагностика неисправностей.
4. Электронная подпись.

Фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель — это элемент учета данных. Он хранит операции, которые совершили на ККТ. Представляет собой устройство с микросхемами:

Фискальный накопитель на 15 месяцев используют предприниматели, которые:

• осуществляют сезонную деятельность;
• реализуют подакцизные товары;
• используют ОСН;
• находятся в труднодоступных районах.

Фискальный накопитель на 36 месяцев применяют ИП, которые:

• применяют УСН, патент, ЕСХН;
• торгуют подакцизными товарами, сезонными, работают в удаленной местности — такие предприниматели вправе выбрать любой ФН.

Стоимость фискального накопителя — от 7000 до 11 000 рублей.

Электронная подпись для кассы

Для ККТ потребуется квалифицированная электронная подпись. Ее оформляют бесплатно в ФНС.

Потребуется приобрести токен (носитель) для записи на него ЭЦП.

Электронная подпись понадобится для регистрации кассового аппарата в налоговой, для электронного документооборота и доступа в личный кабинет налогоплательщика.

Подробнее: как ИП получить электронную подпись

Договор с оператором фискальных данных

Чтобы ККТ начала передавать данные в ФНС, необходимо заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД).

При выборе оператора обращайте внимание на показатели:

1. Компетенции. Оператору необходимо обеспечить бесперебойное функционирование системы передачи данных в ФНС. Уточните, имеет ли оператор опыт разработки высоконагруженных систем, способных в бесперебойном режиме обрабатывать большие массивы электронных данных.
2. Функционал личного кабинета. В личном кабинете хранятся все данные и отчеты об отправке данных в налоговую. Оцените удобство кабинета и работоспособность функционала.
3. Контроль переданных чеков. Обратите внимание, предоставляет ли оператор доступ к просмотру чеков в режиме реального времени через личный кабинет.
4. Оперативность техподдержки. Уточните, какое время реагирования на вопрос установлено договором для техподдержки. В случае сбоя важно получить помощь оперативно.

Стоимость услуг зависит от выбранного тарифа. Тарифы различаются:

• ежедневная оплата;
• оплата за чеки;
• оплата за дни, в которых есть продажи.

Средняя стоимость — от 3500 до 7000 рублей за 15 месяцев.

Дополнительное ПО и оборудование

Дополнительное ПО понадобится в случае работы с ЕГАИС, «Меркурий» и иными отчетными программами. Тарифы устанавливает владелец ПО.

Оборудование понадобится, если потребуются переносные терминалы или сканеры.

Для расчета по картам потребуется терминал для эквайринга (безналичных платежей). Существуют кассовые аппараты с возможностью подключения эквайринга, если такого функционала нет — потребуется дополнительный терминал. Для оплаты карту прикладывают к доптерминалу, он выдает чек о платеже. Основной аппарат печатает кассовый чек, который передает данные в ФНС. Чтобы избежать неудобств с двумя терминалами, выбирайте аппарат с возможностью подключения эквайринга.

Полный алгоритм подключения кассы по шагам

Подключение кассового аппарата состоит из нескольких этапов. От покупки до запуска в работу проходит 5–7 дней. Основное время занимает регистрация в ФНС и настройка оборудования.

Надо выбрать кассу, ФН и дополнительное оборудование

На начальном этапе необходимо выбрать ККТ, фискальный накопитель и определить, потребуется ли дополнительное оборудование.

Выбор ККТ и ФН зависит от вида деятельности и объема товаров и услуг. Дополнительное оборудование используют при выездном обслуживании.

Оформить электронную подпись

Поскольку данные в ФНС передают удаленно, а для работы с программным обеспечением потребуется электронный документооборот, необходимо получить электронную подпись.

Для предпринимателей ЭЦП оформляют в налоговой. Для получения потребуется носитель — токен, паспорт и СНИЛС.

Заключить договор с ОФД

Когда оборудование готово, ЭЦП получена, заключите договор с оператором фискальных данных.

При выборе оператора обращайте внимание на тарифы, наличие и оперативность техподдержки.

После заключения договора и подключения оборудования переходите к регистрации кассы в налоговой.

Зарегистрировать кассу в ФНС

Регистрация проходит удаленно через личный кабинет налогоплательщика. В личном кабинете необходимо заполнить заявление по форме КНД-1110061. В заявлении указывают данные предпринимателя, место установки ККТ и заводской номер.

Регистрация доступна в офлайн режиме. Для этого заявление подают сотруднику ФНС. При себе рекомендовано иметь паспорт на ККТ.

ФНС регистрирует ККТ в течение 5 рабочих дней.

Операторы ФД предоставляют услуги по регистрации ККТ через личный кабинет ОФД. Такой механизм допустим, однако предпринимателю потребуется скачать отчет о регистрации ККТ и отправить его в ФНС, что делает процедуру регистрации более долгой.

Передать ОФД регистрационные данные из ФНС

Когда ФНС зарегистрирует кассу, в личном кабинете появится уведомление. Оператору фискальных данных потребуются регистрационные данные из уведомления. Их необходимо сообщить для финальной настройки оборудования.

После регистрации ККТ в налоговой и подключения к ОФД касса готова для работы.

Можно ли использовать б/у кассу?

Предприниматель вправе приобрести аппарат, бывший в употреблении. Для этого необходимо снять ККТ с учета по месту предыдущей регистрации.

Перед использованием необходимо сделать технологическое обнуление, чтобы новый фискальный накопитель не подтянул данные прошлого пользователя.

Онлайн-касса для работы с маркировкой товаров

Онлайн-касса для работы с маркировкой — это ККТ, имеющая возможность считывания маркировок на упаковке товаров.

Для этой работы подойдут аппараты с характеристиками:

• совместимость с 2D-сканером;
• поддержка тега 1162 («Код товара»);
• интерфейсы RS-232, USB, Wi-Fi и Bluetooth.

Для крупного бизнеса подойдут POS-системы с быстрым термопринтером. Смарт-терминалы предназначены для среднего объема работ.

Что делать ИП, если отключили интернет или электричество

Если интернет не работает, то чеки, пробиваемые на кассе, не отправляются в ФНС. Они хранятся на фискальном накопителе. После подключения интернета чеки отправят в налоговую.

После подключения интернета проверьте, ушли ли чеки в ФНС. Информация об отправках в налоговую содержится в:

• уведомлениях о переданных ОФД документах, если такой функционал предусмотрен у оборудования;
• личном кабинете ОФД;
• отчете о закрытии смены;
• отчете о текущем состоянии расчетов.

Чеки передают в налоговую в течение двух суток. Если за это время информация в налоговую не ушла, то обратитесь к оператору фискальных данных.

Если пропало электричество — отпускать товары нельзя. Чек недопустимо заменять товарным чеком или иным документом.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Если предприниматель в нарушение закона не применяет ККТ, то ему назначат штраф. Размер штрафа зависит от суммы расчета и составляет 25−50 %, минимум 10 тыс. рублей. При повторном нарушении, если общая сумма расчетов равна или превысила 1 млн руб., грозит приостановление торговли на срок до 90 суток.

Таблица штрафов за ККТ:

Надо знать: ответственность за отсутствие онлайн-кассы у ИП