Какие документы нужны для заключения договора поставки

Почему запрашивают учредительные документы

Если не проверить учредительные документы, то последствия могут оказаться очень неблагоприятными, например:

• убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением второй стороной взятых на себя обязательств;
• привлечение интереса налоговой (штрафы, выездные проверки, доначисление налога и т. д.);
• потраченное время на переговоры с ненадежным контрагентом, в результате — упущенная выгода.

Стоит определить, что нужно для заключения договора, для того чтобы избежать негативных последствий.

Общий перечень обязательных бумаг

Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:

• уставные;
• регистрационные;
• налоговые;
• представительские;
• разрешительные;
• правоподтверждающие.

Для юридических лиц: состояние общества и полномочия представителя

При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:

1. Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
4. Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
5. Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
6. Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
7. Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.

Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.

Для индивидуальных предпринимателей: каков чек-лист для заключения соглашения с ИП

Отличие от списка, предоставляемого юрлицами, заключается в большей простоте и меньшем количестве бумаг.

Примерный перечень документов от ИП для заключения договора поставки:

1. Выписка из ЕГРИП. Как и в случае с юрлицами, выписка должна быть актуальной на момент подачи.
2. Копия паспорта. Рекомендуется запрашивать копию вместе с оригиналом для проверки идентичности данных.
3. Копия доверенности представителя ИП, если сделку заключает представитель.

В остальном список документов для заключения договора с ИП такой же, как и для юрлиц.

Для контрагента — иностранной компании: специфика проверки

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

1. О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
2. Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
3. Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Дополнительная проверка: минимизация всех возможных рисков

Избежать маловероятных, но крайне неприятных последствий и упростить преддоговорную проверку позволит предоставление контрагентом дополнительной информации. К ней относятся документы, необходимые для заключения договора с ООО, которые предоставляются по запросу:

• справка в свободной форме с перечислением основных данных (наименование, контактные данные, адрес регистрации и нахождения, банковские реквизиты и сведения о директоре, главном бухгалтере, представителе);
• информация о собственниках юридического лица, его бенефициарах и заинтересованных лицах;
• подтверждение подлинности подписи лица, подписывающего бумаги, и директора (в таких случаях предъявляют копию банковской карты с подписью на обратной стороне).

Что не запрашивают

Предоставление сведений необходимо для проверки надежности контрагента на случай неисполнения им своих обязательств, однако нет смысла сомневаться в благонадежности таких сторон сделки, как:

• орган местного самоуправления;
• орган государственной власти;
• ГУП и МУП.

Проверка этих контрагентов ограничивается запросом у них основных сведений и реквизитов.