Электронная доверенность: что это и как оформить

Что такое ЭД

Закон не дает четкого определения, что такое доверенность в электронной форме, ГК РФ регламентирует общие положения (гл. 10 ГК РФ).

Поскольку ЭДО предполагает цифровое заверение документации, для подписи виртуальной бумаги применяют цифровую подпись (ЭЦП). Скан-копия бумажного варианта не является надлежащим документом без ЭЦП доверителя.

Правовое регулирование цифровой подписи осуществляет Федеральный закон от 06.04.2011 № 63.

Таким образом ЭД — это документ, который открывают с помощью компьютера (телефона, планшета и пр.), подписанный цифровой подписью лица, выдавшего бумагу. Сертификат ЭЦП подписанта доступен к проверке на актуальность.

Вот как выглядит электронная доверенность:

Некоторые организации формируют полномочия на своих сервисах, например Почта России. В таком случае бумага имеет иной формат, который отображается в личном кабинете пользователя.

Где пригодится цифровая доверенность

В обычной жизни электронная доверенность, подписанная ЭЦП, понадобится в случаях, когда представитель осуществляет за доверителя:

• подписание договора;
• получение почтовых отправлений;
• получение справок в госорганах и организациях;
• получение товаров;
• подачу бумаг для получения государственных услуг и пр.

Преимущество такого документа — его формат, для которого не требуется получать бумажный оригинал. ЭД легко передать представителю посредством пересылки на цифровой почтовый ящик, тогда как бумажный вариант передать в другой город затруднительно.

Кто может оформить ЭД

Перед оформлением необходимо уточнить в ведомстве или организации, возможно ли совершение доверенности в электронном виде для получения услуг, поскольку не все организации перешли на ЭДО. При положительном ответе приступайте к оформлению.

Оформить бумагу вправе физические и юридические лица, ИП.

Её оформляют самостоятельно или при обращении к нотариусу. Нотариальный вариант потребуется для совершения действий с государственными реестрами (регистрация недвижимости).

Как оформить полномочия

Для оформления полномочий необходимо составить текстовый файл и подписать его ЭЦП. В файл включите информацию:

• ФИО или наименование доверителя;
• паспортные данные доверителя, ИНН и ОГРН — для организаций;
• ФИО представителя;
• паспортные данные представителя;
• перечень действий, которые представитель вправе совершать;
• срок действия документа (если не указать — действует один год);
• дату выдачи (если не указать — бумага недействительна);
• место выдачи.

Вот как подписать доверенность электронной подписью:

1. Откройте документ в редакторе Word.
2. Вставьте в порт ключ с ЭЦП.
3. На панели программы выберите «Файл» — «Сведения» — «Добавить ЭЦП».
4. В открывшемся окне кликните «Подписать» и сохраните.

Готовый файл не требуется распечатывать. Ответ на вопрос, можно ли отправить доверенность по электронной почте, положителен, поскольку документ действителен в цифровом формате.

Такой вариант используют для заключения сделок, обращения в госорганы, сдачи отчетности и пр.

Если необходимо нотариальное заверение — доверитель обращается к любому нотариусу. Нотариус составляет бумагу, которую подписывает ЭЦП совместно с доверителем. Готовый файл записывают на флэш-носитель или отправляют на электронную почту.

Некоторые организации, например почтовые службы, формируют полномочия на собственных сервисах. Для этого не требуется самостоятельно составлять документ.

Алгоритм, как оформить электронную доверенность на почте России:

1. Зарегистрируйтесь на сайте Почты России.
2. Оформите ЭЦП на сайте почты или через Госуслуги.
3. Оформите цифровые полномочия в личном кабинете, указав ФИО и номер телефона представителя.
4. Подтвердите полномочия кодом из СМС.

Аналогичный порядок применяют СДЭК, Боксберри, Сберлогистика и пр.

Для юридических лиц доступно оформление на Госуслугах. Вот как получить электронную доверенность в Госуслугах: