Для налогового учета расходов на обучение главное - подтверждающие документы
(?) Впервые отправляем нашего работника на курсы повышения квалификации. Заключили договор с образовательным учреждением. Какие документы нужны для учета в расходах уплаченных сумм и надо ли при этом удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с дохода работника в виде стоимости обучения?
Т.Б. Быкова, г. Сызрань
Ответ
Для начала напомним, что в общем случае учесть такие "образовательные" затраты в прочих расходах для целей налогообложения прибыли вы можете, если образовательное учреждение, где будет обучаться ваш работник, имеет лицензию и получение им дополнительного образования нужно в первую очередь вашей организации. Что касается документального оформления, то вам понадобятся:
-
договор с образовательной организацией;
-
копия ее лицензии;
-
документ, подтверждающий, что работник прошел обучение. Это может быть, например:
-
< или> копия документа, полученного работником по окончании учебы (диплом, свидетельство, аттестат, сертификат, справка и т.д.) ;
-
< или> акт об оказании услуг. Конечно, налоговики при проверках часто хотят видеть и то и другое. Но достаточно будет либо акта, либо копии диплома (свидетельства и т.д.).
Не обязательными, но и не лишними будут такие документы, как приказ руководителя о направлении работника на обучение (так проще будет доказать "производственную" необходимость получения работником дополнительного образования), а также учебный план или программа.
НДФЛ со стоимости обучения начислять не надо (причем даже если вы оплатили работнику учебу исключительно в его интересах), так же как и страховые взносы . Поскольку к оплате труда стоимость обучения никакого отношения не имеет, и взносы "на травматизм" начислять не придется.
Продолжительность обучения для целей налогообложения не важна
(?) Хотим отправить работника на курсы повышения квалификации (всего 46 часов). Курсы короткие, к тому же это не вуз, а обычный образовательный центр, правда, с лицензией. Не будет ли проблем с признанием таких расходов для целей налогообложения?
А.И. Бурмистрова, г. Ухта, Республика Коми
Ответ
Проблем быть не должно. Ведь в Налоговом кодексе для включения стоимости обучения в расходы нет никаких условий относительно продолжительности учебы. Контролирующие органы с этим тоже согласны. И не обязательно образовательные услуги должны быть оказаны именно вузом, тем более государственным. Главное, чтобы у организации была лицензия, если услуги, которые она оказывает, лицензируются.
Напомним, не лицензируется деятельность в форме разовых лекций, семинаров и другого обучения, по итогам которого не проводится аттестация и не выдается документ об образовании. Затраты на такое обучение вы можете учесть в налоговых расходах и без лицензии. Но, скорее всего, возникнет спор с инспекцией. Суды в таких случаях обычно встают на сторону налогоплательщика.
Расходы на обучение можно признавать до его окончания
(?) Работник сейчас получает второе высшее образование за счет фирмы. Обучение оплачиваем перед началом каждого семестра. Договор заключили сами, платежки и учебная программа есть. Допустимо ли учитывать в налоговом и бухгалтерском учете расходы на его учебу до получения диплома, например на указанную в договоре дату оплаты?
В.С. Рахманович, г. Москва
Ответ
Предварительная оплата курсов (семестра, года обучения) до начала учебы признается авансом, а значит, в момент оплаты в расходах она учитываться не может Налоговый кодекс Статья 270. В налоговом учете вы имеете право признавать расходы на оплату второго высшего образования лишь после получения документов, подтверждающих, что работник учится. Но обязательно ли это должен быть диплом? Этот вопрос мы адресовали в Минфин.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВБАХВАЛОВА АЛЕКСАНДРА СЕРГЕЕВНА - Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Единой формы справки, о которой идет речь, нет. Вузы разрабатывают ее самостоятельно. Как правило, такой документ выдают по первому требованию с указанием конкретного периода обучения работника в образовательном учреждении, приказов о зачислении, переводе на следующий курс.
Чтобы доказать прохождение обучения, кроме справки подойдут:
-
< или> копия студенческого билета;
-
< или> копия страниц зачетки со штампом о переводе на следующий семестр;
-
< или> акт об оказании услуг (может составляться по итогам квартала, полугодия, учебного года).
Получается, если какой-то "промежуточный" документ у вас будет, то вам ничто не мешает учесть в расходах оплату обучения за этот период. Если же по каким-то причинам вы не можете добиться от работника или обучающей организации такой бумаги, то, безусловно, самый безопасный вариант для вас - признавать расходы по окончании обучения.
В бухучете на дату оплаты вы отражаете аванс на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" или 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". После получения документа о прохождении работником обучения (или его "части") стоимость семестра будет списана на счета учета затрат (расходов на продажу). То есть признаваться она будет по мере оказания образовательных услуг . Либо может быть учтена равными долями ежемесячно в течение срока обучения.
Если документа о завершении обучения нет, расходы на него все равно можно учесть
(?) Работник проходил обучение за счет организации, но не доучился и сертификат по итогам учебы не получил. Можно ли нам признать расходы в таком случае?
Е.В. Гузанова, г. Подольск, Московская обл.
Ответ
Расходы на обучение можно учесть независимо от того, завершил ли работник обучение. Но для этого вам понадобится документ, подтверждающий, что образовательные услуги были оказаны, пусть и частично. В арбитражной практике есть решение, в котором суд признал расходы обоснованными несмотря на то, что работник не прошел учебный курс до конца. Расходы были подтверждены актом об оказании услуг и справкой образовательной организации. В другом случае суд встал на сторону компании, когда ее работник и вовсе был отчислен из учебного заведения. Поэтому можно признать расходы на "незавершенное" обучение, хотя, как видим, есть вероятность, что доказывать свою правоту придется в суде.
После перехода на упрощенку в расходах можно учесть всю стоимость обучения
(?) Организация направила работника на двухгодичное обучение (2008 - 2010 гг.) по дополнительной образовательной программе в региональный центр переподготовки кадров. В 2008 г. фирма находилась на общей системе налогообложения. Осенью 2008 г. оплатила первый год обучения работника. А с 2009 г. и до сих пор применяет упрощенную систему налогообложения с объектом "доходы минус расходы". Второй год обучения фирма оплачивала, находясь на УСНО. Учеба завершилась в июне 2010 г. Все документы, подтверждающие обучение, есть. Но промежуточных актов выполненных работ за 2008 - 2009 гг. не было, никаких справок мы не брали, поэтому расходы не были учтены в отчетности за те периоды. Как правильно отразить в налоговом учете расходы?
Н.В. Курячая, г. Горячий Ключ, Краснодарский край
Ответ
Этот вопрос мы задали специалистам ФНС России, и вот что нам ответили.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВМЕЛЬНИЧЕНКО АНАТОЛИЙ НИКОЛАЕВИЧ - Государственный советник РФ 1 класса
Стоимость обучения можно возместить работнику без дополнительных налогов
(?) Договорились с работником, что он сам заключает договор с лицензированным образовательным центром и оплачивает свое обучение. А организация потом возместит его расходы. Сможем ли мы признать такое возмещение в расходах и не возникнет ли при этом у работника доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами?
Н.Е. Герасимова, г. Новочеркасск, Ростовская обл.
Ответ
На первый вопрос нам ответили в Минфине.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВБАХВАЛОВА АЛЕКСАНДРА СЕРГЕЕВНА, Минфин России
Мы советуем составить приказ о направлении работника на обучение. В нем стоит отметить производственную необходимость обучения и уточнить, что договор об оказании образовательных услуг заключает работник, а работодатель возмещает его затраты после представления подтверждающих документов.
При этом удерживать НДФЛ с суммы возмещения не придется. Минфин поддержал такую точку зрения. Здесь можно будет сослаться как на п. 21 ст. 217 НК РФ, который не уточняет, кто должен быть стороной договора об оказании образовательных услуг, так и на п. 3 ст. 217 Кодекса, согласно которому от НДФЛ освобождается возмещение расходов на повышение профессионального уровня работников в пределах установленных норм. Но таких норм в Трудовом кодексе нет. Работодатель сам определяет необходимость получения образования работником, а также будут ли ему возмещаться расходы на него и в каком размере. Поэтому вся сумма возмещения работнику не облагается НДФЛ.
Уплачивать страховые взносы тоже не нужно .
Сопутствующие обучению в другой местности расходы не облагаются страховыми взносами
(?) Отправляем работника в другой город на курсы повышения квалификации в образовательную организацию, имеющую лицензию. И, кроме стоимости самого обучения, оплачиваем ему проезд до места и обратно, проживание и выплачиваем ему средний заработок. Как быть со страховыми взносами в такой ситуации и учитываются ли такие расходы при налогообложении прибыли?
А.Ф. Кологривова, г. Сергиев Посад, Московская обл.
Ответ
Если вы направляете работника для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, то ему должны быть выплачены средний заработок за весь период обучения и командировочные (оплачивается проезд, проживание, суточные). На средний заработок вы должны начислить страховые взносы. А все остальные выплаты, так же как и стоимость обучения, ими не облагаются .
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы учитываются в прочих в обычном порядке. А средний заработок включается в расходы на оплату труда.
Увольнение работника до окончания срока отработки - не основание отражать доход
(?) Мы полностью оплатили стоимость обучения работнику. При этом в дополнительном соглашении к трудовому договору с ним прописали условие, что он после завершения учебы должен отработать в нашей организации 2 года либо возместить затраты компании на его обучение. Он отучился, но после получения диплома проработал всего полгода и написал заявление об увольнении. Деньги он еще не вернул. Слышала, что учитывать во внереализационных доходах сумму, которую нам должен работник, придется в любом случае, даже если он нам ее не возместит. Так ли это?
С.М. Чачия, г. Пятигорск
Ответ
Не всегда. Все зависит от условий соглашения с работником. По общему правилу если работник увольняется без уважительных причин, то он обязан вернуть часть стоимости обучения. Обычно она определяется пропорционально тому времени, которое работник не отработал в организации, хотя должен был. Ваше право установить в соглашении меньший размер возмещения вплоть до нулевого (не указывать условия о возмещении вообще). Но требовать возмещения бОльших сумм вы не можете. В данном случае работник не отработал 1,5 года из 2. Если никаких оговорок в соглашении не было, то он должен возместить вам 75% стоимости обучения (1,5 / 2 x 100%).
Компенсация части ваших затрат на обучение - это фактически санкция за нарушение договора. Она признается во внереализационных доходах на дату, когда долг будет признан работником, либо на дату, когда вступит в силу решение суда о взыскании долга с бывшего работника. Если же долг работник не признал и организация в суд с этим вопросом не обращалась, то внереализационного дохода у компании не будет.
Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" 2010, N 22
Бугаева Н.
Узнать подробнее о журнале "Главная книга"
