Роструд рассказал кадровикам, как правильно оформлять записи в трудовых книжках при переводе работников на другое место работы. Также чиновники ответили на вопрос, нужно ли заводить и вести трудовую книжку на дистанционного работника. Разъяснения чиновников помогут работодателям избежать ошибок, а значит, и штрафов.
Что случилось?
Специалисты Роструда на своем официальном сайте рассказали работодателям, какую запись сделать в трудовой книжке в той или иной ситуации. Например, как действовать при заключении договора с дистанционным работником, который находится за сотни или даже тысячи километров от организации. Или как сделать запись в трудовой при переводе работника на другую должность в той же организации. Ведение трудовых книжек работников является прямой обязанностью работодателя, и за ошибки и неверные записи можно получить крупный штраф по КоАП РФ.
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»).
Перевод работника — новая запись в трудовой
Как напомнили специалисты Роструда:
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Перевод работника с одной должности на другую в одной организации работодатель должен оформить подписанием дополнительного соглашения об изменении условий трудового договора. Такое изменение характера работы и должности также обязательно должно быть отражено в трудовой книжке. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо сделать запись о том, что человек теперь работает на другой должности. Указывать новый отдел работы сотрудника или нет, зависит от формулировки в трудовом договоре.
Такая запись должна быть заверена подписью ответственного лица, которое ее сделало, с указанием должности, фамилии и инициалов. Заверять запись печатью не нужно. Также должна быть указана дата, с которой работник начал трудиться в новой должности, и данные приказа о переводе. Работник должен быть ознакомлен как с этим приказом, так и с записью в своей трудовой.
Что написать в трудовой книжке дистанционного работника
Роструд разъяснил работодателям, что при приеме работника на дистанционную работу необходимо договориться с самим сотрудником об оформлении ему трудовой книжки. Дело в том, что нормами ч. 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ разрешено не оформлять трудовую книжку дистанционному работнику, даже если для него это начало трудовой деятельности. Но только при условии получения согласия самого работника на то, что у него не будет трудовой книжки и записей в ней. В этом случае для подтверждения стажа работы будет использоваться трудовой договор (ч. 2, 6 ст. 312.2 ТК).
При этом форма получения такого согласия работника в трудовом законодательстве не оговорена. Но в Роструде считают, что отказаться от оформления трудовой книжки в этом случае можно только при наличии письменного соглашения с работником. Как сказано в информационном сообщении Роструда:
При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник должен предоставить работодателю трудовую книжку лично или направить ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Аналогично должен действовать работодатель при оформлении дистанционному работнику новой трудовой книжки.
