Перейти на мобильную версию
Помогаем преодолевать трудности

Учет компенсации сотруднику за служебные поездки

Отправить на печать Распечатать
Учет компенсации сотруднику за служебные поездки

Смотрите также:

Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы?

В соответствии с коллективным договором и положением о разъездном характере работ работнику, чья работа носит разъездной характер, компенсируются фактически понесенные им затраты на проезд, наем жилого помещения и суточные. Условие о разъездном характере работы включено в трудовой договор с указанным работником. В соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на банковский счет работника. Размер компенсации определяется на основании представленного работником авансового отчета. Аванс на указанные расходы в сумме 20 000 руб. перечислен на банковский счет работника. Согласно представленному работником авансовому отчету и приложенным к нему подтверждающим документам (оформленным на бланках строгой отчетности с выделением сумм НДС отдельной строкой) фактические затраты работника на проезд составили 6 105 руб. (в том числе НДС 54 руб.), на наем жилого помещения - 10 620 руб. (в том числе НДС 1 620 руб.), суточные - 5 000 руб. Перерасход возмещен работнику после утверждения авансового отчета путем перечисления денежных средств на его счет в банке.
Для целей налогообложения прибыли учет доходов и расходов ведется методом начисления.

Трудовые отношения

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, в том числе расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).
При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В рассматриваемой ситуации в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и положением о разъездном характере работ, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, перечисляются на банковский счет работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер <*>. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления работником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.
Отметим, что денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Бухгалтерский учет

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).
Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на добавленную стоимость (НДС)

В общем случае суммы "входного" НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) принимаются к вычету после принятия на учет данных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов и при условии, что они предназначены для использования в облагаемых НДС операциях. Вычет производится на основании счета-фактуры либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В данном случае счета-фактуры у организации отсутствуют, НДС выделен в бланках строгой отчетности, представленных работником с разъездным характером работы. Порядок вычета НДС в таком случае налоговым законодательством прямо не урегулирован.
По мнению Минфина России, сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в порядке, применяемом для расходов на командировки (Письмо Минфина России от 11.08.2016 N 03-07-11/47114).
Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Придерживаясь позиции Минфина России, в данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются бланки строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Указанные документы регистрируются в книге покупок (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Страховые взносы

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей, поэтому не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
При этом, по мнению Минтруда России, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213) <**>.
Дополнительно об обложении компенсаций за разъездной характер работы взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний см. в Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.
Дополнительно о налогообложении НДФЛ компенсации за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по НДФЛ. Правоприменительную практику по вопросу обложения НДФЛ компенсации расходов, выплачиваемой работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Налог на прибыль организаций

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).
На возможность учета компенсации работникам расходов, связанных с разъездным характером их работы, в соответствии с пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ указано, например, в Письме Минфина России от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131 <***>.
Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованны и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.
Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
 

Содержание операций

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Первичный документ

Перечислены работнику денежные средства на расходы, связанные с разъездным характером работы

71

51

20 000

Выписка банка по расчетному счету

Отражена в составе расходов по обычным видам деятельности компенсация расходов работника, чья работа имеет разъездной характер

(6 105 - 54 + 10 620 - 1 620 + 5 000)

20

(26,

44

и др.)

71

20 051

Авансовый отчет

Отражен НДС, выделенный в бланках строгой отчетности

(54 + 1 620)

19

71

1 674

Билеты,

Счет гостиницы

Принят к вычету НДС по расходам на служебные поездки

68

19

1 674

Билеты,

Счет гостиницы

Перечислены работнику денежные средства в возмещение расходов (в сумме перерасхода)

(6 105 + 10 620 + 5 000 - 20 000)

71

51

1 725

Выписка банка по расчетному счету


<*> Отметим: по официальным разъяснениям выплата денежных средств с целью компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов может быть произведена в том числе путем перечисления денежных средств на банковский счет работника (см., например, Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013). И хотя в Письме речь идет о возмещении расходов на командировки, полагаем, что аналогичный подход применим в случае перечисления аванса на счет работника на расходы, связанные с разъездным характером работы.
<**> Приведенные разъяснения Минтруда России основаны на нормах Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", который не действует с 01.01.2017. По мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов в соответствии с гл. 34 НК РФ следует руководствоваться ранее данными разъяснениями Минтруда России по соответствующему вопросу (см. Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082).
<***> Относительно квалификации указанных расходов существует другая позиция: они учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ч. 2 ст. 255 НК РФ (см., например, п. 2 Письма Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562).
В связи с этим организация вправе самостоятельно определить, к какой именно группе она отнесет такие расходы (п. 4 ст. 252 НК РФ). В рассматриваемом случае исходим из предположения, что организация признает затраты на приобретение проездных билетов в качестве прочих расходов.
Дополнительно по этому вопросу см. Практическое пособие по налогу на прибыль. В данной консультации исходим из предположения, что названные расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях.
Читайте нас, где удобно. Будьте всегда в курсе главного!
icon-telegram-white Подписаться
e-mail рассылка
Подпишитесь на новости для бухгалтера!
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
Поделиться:

комментарии

Чтобы оставить комментарий нужно авторизоваться

Документы

  • <Письмо> Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 <О правомерности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации, а также компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов>
  • Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость"
  • Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" Документ утратил силу с 1 января 2017 года в связи с принятием Федерального закона от 03.07.2016 N 250-ФЗ.
  • Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению"
  • Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"
  • Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999 N 1790)

Кодексы

Петербургский правовой портал

PPT.RU - Власть. Право. Налоги. Бизнес


Вопрос юристу
Связь с редакцией
Tweet
Поделиться
+1
Like!
Класс
Свернуть
Наверх

Вопрос-ответ

Помощь опытных
юристов и адвокатов

Экспертный совет

Решение бухгалтерских и правовых
вопросов в профессиональном сообществе

Лучшие специалисты
Более одного ответа
Вы можете задать вопрос бесплатно

ЗАДАЙТЕ ВОПРОС здесь и сейчас