ФНС отказывается принимать для проверки скан-копии бумажных документов

ФНС России рассказала о том, какие документы налогоплательщик обязан предоставить проверяющим по запросу. Об этом идет речь в письмо от 17 мая 2016 г. № АС-4-15/8657@.

Налоговики разъяснили, что если проверяющие запросили у налогоплательщика подлинник документа, который был составлен в бумажной форме, нельзя представлять его электронный скан-образ взамен.

Скан-копия документа, даже удостоверенная усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц участников сделки, по мнению ФНС России, не является заменой оригинала. Если стороны первоначально составили документ на бумажном носителе, который был подписан собственноручно ответственными лицами, то именно он признается подлинником и должен быть предоставлен налогоплательщиком на проверку.

Такая позиция ФНС, как сказано в письме, подкреплена положением Национального стандарта РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185. В этом документе определены признаки подлинников документов, имеющих юридическое и учетное значение. Кроме того, несмотря на распространения электронных документов и внедрения ЭДО между государственными учреждениями и юридическими лицами, статьей 153 и статьей 161 Гражданского кодекса РФ регламентировано удостоверение действий юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, в простой письменной форме.

Также в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что организации должны составлять первичные учетные документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Если законодательство или договор предусматривают представление в государственный орган или стороннюю организацию первичного учетного документа, составленного в электронном виде, в бумажной форме, то субъект хозяйствования обязан самостоятельно и за свой счет изготовить копию этого документа на бумаге и заверить ее соответствующим образом. В своем письме налоговая служба фактически запретила обратный порядок действий - предоставление электронной копии бумажного документа.