Факсимиле - быть или не быть?

Факсимильная подпись не имеет абсолютно никакого определения в российском законодательстве. Единственная официальная формулировка, на которую можно сослаться содержится в пункте 7 постановлении Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП "О Регламенте правительства Москвы". Звучит она так: "факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий". Это значит, что фактически в глазах законодателей факсимильная подпись является аналогом личной подписи.

Тем не менее использование факсимильной подписи остается достаточно сложным моментом буквально во всех областях - в гражданских, финансовых, хозяйственных и налоговых правоотношениях. Петербургский правовой портал попробовал разобраться, когда все же можно поставить на документ факсимиле, а когда от этого все же лучше воздержаться.

Факсимиле при заключении сделок и договоров

Гражданский кодекс РФ содержит возможность использования факсимильной подписи. Так, в статье 160 ГК РФ, регламентирующей письменную форму заключения сделок, определено, что в случаях предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон допускается использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. И все бы хорошо, если бы ни одно небольшое "но". Нет в Российской правовой базе таких законов или иных правовых актов, которые бы определяли необходимость использования факсимильной подписи.

Именно поэтому в сложившейся практике использование факсимиле допускается только в тех случаях, когда это определено соглашением сторон, например, условиями самого договора или дополнительных соглашений к нему о порядке использования факсимиле. В любом случае, без такой процедуры, в случае возникновения спорных вопросов по сделке, документы заверенные факсимильной подписью могут быть признаны недействительными. А если факсимильной подписью будут заверены дополнительные соглашения, то они рискуют быть признанными незаключенными.

Если стороны решили заключить отдельное соглашение об использовании факсимиле, то в нем необходимо особо оговорить, что факсимильная подпись имеет равнозначную юридическую силу с личной подписью сторон. Не стоит и говорить о том, что подписать такое соглашение стороны должны лично.

Факсимильная подпись и бухгалтерия

Итак, сделка заключена, соглашение об использовании факсимиле составлено и подписано. В него, в числе прочих, стороны включили и документы на отгрузку, такие как товарные накладные и счета-фактуры. А потом пришла налоговая проверка и инспекторы ФНС не приняли такие документы, как подтверждающие факт совершения сделки и соответствующие нормам Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Более того, арбитражный суд, куда в любом случае поспешит обратиться налогоплательщик, также вряд ли назовет первичные документы, подписанные факсимиле, законными.

Примеров тому можно найти огромное множество. Так, Минфин России неоднократно информировал налогоплательщиков о том, что принимать к учету при формировании налоговой базы по налогу на прибыль и НДС первичные документы, удостоверенные факсимиле, нельзя. Чиновники, в частности, считают неправомерным предъявлять для возмещения или вычета НДС счета-фактуры, заверенные факсимильной подписью. Об этом идет речь в письме Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, письме Минфина от 17.09.2009 N 03-07-09/48 и письме ФНС России от 19.10.2005 N ММ-6-03/886@.

Самое свежее письмо на эту тему Минфин опубликовал совсем недавно. В письме от 13.04.15 № 03-03-06/20808 чиновники настаивают, что использование факсимильной подписи на первичных документах не соответствует нормам статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Материал по теме

Первичные учетные документы нельзя заверять факсимильной подписью

Эта статья регламентирует, что все хозяйственные операции в организации должны быть оформлены первичными учетными документами. И данные документы должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование экономического субъекта, составившего документ;

• содержание факта хозяйственной жизни;

• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;

• личные подписи перечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Поскольку в законе речь идет именно о личной подписи, на основании которой можно идентифицировать лицо, удостоверившее документ, то и использование факсимиле, которую может поставить на документ кто угодно, не допускается. Однако с такой постановкой вопроса согласны далеко не все. Некоторые эксперты и юристы относятся довольно критически к такой позиции Минфина и ФНС.

[C=795]

Отдельно надо отметить, что чиновники против использования факсимиле абсолютно на всех документах, несущих финансовые последствия. На доверенностях, актах приемки, платежных документах и отчетах. Кроме того, Минфин РФ настаивает, что даже если закон разрешает использовать на каких-либо документах электронную подпись, это не означает, что можно использовать и другие аналоги личной подписи, в том числе факсимиле. Об этом идет речь в письме Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404.

А что говорят суды?

Судебная практика по данному вопросу не так однозначна. Конечно, существует постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 N 4134/11, в котором судьи однозначно запретили возможность оформлять с использованием факсимильной подписи счета-фактуры. Ведь статья 169 Налогового кодекса РФ не предусматривает возможности применять факсимильное воспроизведение личной подписи при оформлении счета-фактуры.

А ведь до этого некоторые суды считали - что не запрещено, то фактически разрешено. Ведь тот же Налоговый кодекс РФ не содержит норм, запрещающих использовать факсимиле. Иногда арбитры поддерживали налогоплательщиков, которые заключили соглашение об использовании факсимиле. Ведь это соответствует нормам пресловутой статьи 160 ГК РФ. Именно такое постановление от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010 принял Арбитражный суд Поволжского округа.

А уже год спустя тот же Арбитражный суд Поволжского округа принимает постановление от 20.06.12 № А12-13422/2011, которым отказывает налогоплательщику в праве использования в учете счетов-фактур и других документов, заверенных факсимильными подписями. Кроме того, некоторые суды даже принимали решения о документах, не относящихся к налоговому учету. Таким, к примеру было постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010. В нем арбитры не приняли в качестве доказательств акты приема-передачи, подписанные факсимиле.

Резюмируя все вышесказанное можно сказать, что факсимильная подпись конечно же может использоваться при оформлении разных документов, наравне с личной подписью. Но вот случаи законного применения факсимиле довольно немногочисленны. Следовательно, на практике лучше воздержаться от проставления факсимиле на финансовых документах и следить за этим в отношении документов, поступающих от контрагентов.