Приглашаем контрагентов на переговоры и оплачиваем их расходы: что с налогами

• можно ли эти расходы учесть при исчислении налога на прибыль;

• можно ли принять к вычету НДС, относящийся к этим расходам;

• надо ли со стоимости проезда, проживания и питания платить "зарплатные" налоги.

Сразу скажем, что страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС со стоимости проезда, проживания и питания начислять не нужно. Ведь в рассматриваемой ситуации организация оплатила расходы физлиц, с которыми она никакие договоры не заключала - ни трудовые, ни гражданско-правовые на выполнение работ либо оказание услуг. То есть объект обложения взносами вообще не возникает.

А вот про остальные налоги поговорим подробнее.

ПУТЬ 1. Безопасный и накладный

В "прибыльных" расходах стоимость проезда, питания и проживания представителей контрагентов не учитываем. На первый взгляд может показаться, что все вышеперечисленные расходы - представительские. Ведь организация пригласила своих контрагентов не просто так, а с целью проведения переговоров.

Однако, по мнению Минфина и налоговиков, расходы на проезд, проживание и питание деловых партнеров нельзя учесть в расходах при исчислении налога на прибыль. Объясняют они это так:

• в составе представительских можно учесть только расходы на доставку деловых партнеров к месту проведения мероприятия и обратно. А не стоимость их авиа- и железнодорожных билетов и не стоимость доставки от вокзала или аэропорта до гостиницы;

• как представительские расходы можно учесть только стоимость питания во время официального приема (завтрака, обеда, ужина) с деловыми партнерами, участвующими в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества. А вовсе не расходы на питание в течение всего периода пребывания представителей контрагентов;

• перечень представительских расходов закрытый, и расходы на проезд, проживание и питание деловых партнеров там не поименованы.

Входной НДС, относящийся к стоимости проезда, питания и проживания представителей контрагентов, к вычету не принимаем. Ведь предъявить НДС к вычету можно только по тем представительским расходам, которые учитываются при исчислении налога на прибыль. А у нас, исходя из позиции контролирующих органов, это условие не выполняется.

НДФЛ с оплаченной стоимости проезда, питания и проживания исчисляем. По мнению ФНС, физлица в рассматриваемом случае получили доходы в натуральной форме. А организация признается налоговым агентом и обязана исчислить с этих доходов НДФЛ.

Кстати, Минфин тоже считает, что если организация для участия в различных мероприятиях, конференциях, форумах приглашает граждан и оплачивает им проезд и проживание, то у этих людей возникает натуральный доход, облагаемый НДФЛ. И организация в данном случае - налоговый агент, как говорится, со всеми вытекающими последствиями.

Поскольку денежных выплат от вашей организации физлица не получают и, скорее всего, до конца года так и не получат, то у вас нет возможности удержать НДФЛ из их дохода. Поэтому по окончании года вы должны:

• составить справки 2-НДФЛ по каждому лицу, которому оплачивались расходы, указав в них сумму дохода, а также сумму исчисленного, но неудержанного НДФЛ. В этих справках в поле "признак" надо указать цифру 2, что и будет свидетельствовать о том, что НДФЛ вы удержать не можете;

• представить эти справки в свою ИФНС не позднее 31 января;

• в тот же срок направить такие же справки физлицам - получателям дохода.

РАССКАЗЫВАЕМ КОНТРАГЕНТАМ

Если человек получил справку 2-НДФЛ с доходом в сумме оплаченных за него затрат и неудержанным налогом, ему нужно:

• не позднее 30 апреля следующего года подать в ИФНС по месту жительства декларацию по форме 3-НДФЛ;

• не позднее 15 июля следующего года заплатить НДФЛ в бюджет.

В то же время сам Минфин говорит, что если вы оформите оплату вышеперечисленных расходов как подарок каждому представителю контрагента, то в этом случае доход, не превышающий 4000 руб. в год, можно будет не облагать НДФЛ (и справки 2-НДФЛ не составлять). Для этого придется с каждым представителем контрагента заключить договор дарения. А если стоимость подарка (сумма расходов) больше 4000 руб., то НДФЛ исчислить все же придется, правда, только с суммы, превышающей 4000 руб. Имейте в виду, что в этом случае в справке 2-НДФЛ вы указываете как полученный доход всю стоимость проезда, проживания и питания (код дохода 2720), а также вычет в размере 4000 руб. (код вычета 501). В результате налоговой базой будет только разница. В этом случае экономия на НДФЛ будет всего лишь 520 руб. (4000 руб. х 13%). Так что решайте сами, будете вы заморачиваться и заключать договоры дарения или нет. К тому же есть вероятность, что не все представители контрагентов согласятся

эти договоры подписывать.

ВЫВОД

Понятно, что путь 1 невыгоден организации, поскольку появляются не учитываемые при налогообложении расходы. Да и вашим деловым партнерам однозначно не понравится появление у них облагаемого НДФЛ дохода и перспектива подачи в инспекцию декларации 3-НДФЛ и уплаты налога.

Поэтому, если вы готовы к спору с налоговиками, для вас есть другой путь.

ПУТЬ 2. Спорный, но выгодный

В этом случае ваша главная задача - доказать, что все эти расходы произведены исключительно в ваших интересах. Однако сразу предупреждаем, что отстоять расходы путем написания возражений на акт проверки у начальника инспекции или в вышестоящем налоговом органе вряд ли удастся. Скорее всего, вам все-таки придется идти в суд.

Чтобы полностью учесть расходы при исчислении налога на прибыль и принять к вычету входной НДС по ним, не надо утверждать, что это ваши представительские расходы. Настаивайте, что это прочие обоснованные расходы, учитываемые в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Вы можете заявить, что налоговый орган не вправе оценивать ваши затраты на проведение деловых встреч с точки зрения экономической эффективности и целесообразности. А поскольку эти мероприятия проводились для удержания имеющихся и привлечения потенциальных клиентов, то услуги по их проведению (включая проезд, проживание и питание приглашенных лиц других организаций) правомерно отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Возможно, суд вас и поддержит.

Разумеется, для вычета входного НДС должны выполняться и другие условия - вы приобретаете услуги для облагаемых НДС операций, эти услуги приняты к учету и имеются счета-фактуры или бланки (документы) строгой отчетности, в которых выделена сумма НДС.

Теперь что касается НДФЛ. Налог с оплаченной стоимости проезда, питания и проживания начислять не нужно, поскольку эти расходы произведены в интересах вашей организации. А по НК доход у приглашенных физлиц возникает только в том случае, если организация оплачивает их расходы исключительно в их интересах. Если ваши инспекторы будут упорствовать, то скажите им, что даже ФНС согласна, что оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме у физлиц, если эти расходы производятся в интересах пригласившей их организации.

Кроме того, можно использовать еще и такой аргумент: проезд, проживание и питание каждого представителя контрагента связаны с выполнением каждым из них служебного задания своего работодателя. То есть опять-таки все расходы производятся не в интересах работника. Просто оплачивает эти расходы не отправляющая сторона, а принимающая. А появление дохода у физлица не должно ставиться в зависимость от того, кто из партнеров оплатил расходы.

Документальное оформление. Разумеется, для учета упомянутых расходов в целях налогообложения нужно иметь подтверждающие документы. Прежде всего, запаситесь письмами (приглашениями) в адрес ваших контрагентов о том, что все расходы по проезду, проживанию и питанию их представителей вы берете на себя. Конечно же, в приглашениях должны быть указаны дата, место проведения встречи (ваш город) и цель ее проведения (например, посещение выставки образцов продукции и заключение договоров). Несмотря на то что эти расходы вы будете учитывать как прочие, нужны еще такие же документы, как при подтверждении представительских расходов. Ведь деловые партнеры прибыли именно в представительских целях. Так что вам лучше еще иметь:

• приказ (распоряжение) руководителя компании об организации встречи, к примеру о посещении выставки;

• предварительный план встречи, где будут указаны общее количество участников (и ваших, и контрагентов) и должности каждого участника;

• смету расходов;

• первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость услуг (накладные, акты, счета-фактуры, счета (БСО, чеки) из гостиницы за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, счета (чеки ККТ) из ресторана (кафе) за питание, товарные чеки, другие платежные документы);

• отчет о проведенной встрече и фактических расходах по проведенным мероприятиям;

• авансовый отчет вашего работника, ответственного за встречу.

Совокупность всех этих документов и будет подтверждать, что расходы обоснованы и произведены с целью развития бизнеса и получения прибыли в будущем.

***

Имейте в виду, что даже если в рамках представительского мероприятия вы приобретали для своих деловых партнеров билеты в театр, музей, на концерт, экскурсию и т.п., то их стоимость однозначно в "прибыльных" расходах учесть нельзя. Ведь расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятся. А вот стоимость приобретенных для представительских мероприятий горячительных напитков вполне можно учесть в расходах <23>.

Узнать подробнее о журнале "Главная книга"