Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров — это сводный документ, реестр, в котором необходимо фиксировать все соглашения с работниками. Это важный документ кадрового учета, он рекомендован для работы отдела кадров любой компании.

Обязателен ли учет трудовых договоров?

Нет, такую обязанность законодательство жестко не предусматривает. И санкций за отсутствие журнала, в котором содержатся данные по всем договорам с работниками, последовать со стороны контролирующих органов не может.

Зачем нужен такой журнал?

По сути, это один из элементов кадрового учета, пусть и недостаточно формализованный на правовом уровне. Однако, журнал трудовых договоров — это удобный инструмент в работе кадрового специалиста. В нем можно (и нужно) фиксировать сведения обо всех заключаемых трудовых контрактах.

Это позволяет:

  • следить за сроками действия договоров (если они срочные) и вовремя пролонгировать или не пролонгировать их;

  • систематизировать информацию обо всех договорах, чтобы при необходимости быстро найти нужный;
  • оперативно предоставлять сведения о договорных отношениях с работниками в случае соответствующего запроса со стороны контролирующих органов, руководителя или самого работника.

В спорных случаях или конфликтных ситуациях (например, в суде или в разбирательствах с Трудовой инспекцией) такой журнал может стать аргументом в пользу работодателя. И информацию из него можно быстро предоставить, и сам факт его наличия будет свидетельствовать о том, что в компании корректно налажен кадровый учет. Это немаловажно.

Форма журнала учета договоров

С 2013 года журнал учета трудовых договоров подобно всем остальным первичным учетным документам может составляться в произвольном виде. Обязательной формы такого документа нет и быть не может — со вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учета российским компаниям дано право самостоятельно составлять формы «первички».

Есть некоторые рекомендованные варианты документов — как правило, они разработаны отраслевыми ведомствами. Их удобно использовать, если содержание этих форм полностью отвечает требованиям учета в конкретной организации. Если же это не так, и в рекомендованном документе чего-то не хватает, то стоит доработать его самостоятельно. Это правомерно.

Как правило, журнал учета договоров состоит из обложки и внутренних листов с таблицами. Его формат - «книжный» или «альбомный» (то есть горизонтальная или вертикальная ориентация страниц) остается на усмотрение ответственного лица. Обычно формат диктуется необходимой шириной таблицы на внутренних листах.

На обложке должны быть указаны:

  • название предприятия,

  • название документа,

  • дата начала его ведения (дата открытия журнала),

  • фамилия и имя ответственного сотрудника, в ведении которого журнал находится.

Внутренние листы журнала удобно оформлять таблицей. В нее рекомендуется включать следующие столбцы:

  • номер по порядку;

  • фамилия, имя и отчество сотрудника, с которым заключен договор;

  • должность сотрудника согласно штатному расписанию;

  • номер и дата заключения договора с сотрудником;

  • отметка о выдаче сотруднику его копии договора;

  • подпись работника о получении этой копии.

Также рекомендуем последний столбец таблицы оставлять под примечания.

Как вести журнал учета трудовых договоров?

К ведению этого журнала применяются общие принципы оформления книг первичных документов в компании:

  1. Страницы должны быть пронумерованы, дальнейшие вставки в него не разрешаются.

  2. Журнал нужно прошить и заверить подписью руководителя и печатью организации.

  3. Записи нужно вносить вручную, синими или черными чернилами — в случае, если журнал ведется на бумаге. Его также можно вести в электронном виде или в специальной программе для кадрового учета и документооборота.

  4. Исправления и корректировки с помощью специальных канцелярских средств не допускаются. Если в запись вкралась ошибка или неточность, пометку об этом стоит сделать в графе «примечание», либо провести корректировку записи аналогично правилам внесения исправлений в трудовую книжку.

Срок хранения журнала учета трудовых договоров определен в 75 лет.

Также его ещё называют Журналом регистрации трудовых договоров

Бланк журнала учета трудовых договоров

Образец заполнения журнала учета трудовых договоров