Как оформить электронную трудовую книжку

Способы оформления ЭТК

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас. То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка». В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует. Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.

Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

Итак, оформляет этот документ работодатель. Он формирует в электронном виде информацию о стаже каждого работника и представляет ее по форме ЕФС-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п «Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения») в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Подробнее: как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1

Как оформить электронную трудовую

Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.

С 1 января 2023 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.

Для этого работодатель заполняет:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс Скачать бесплатно

Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.

Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.

Например, устраивается в организацию человек и говорит: нет у меня трудовой, заводите. А лет этому человеку далеко за 30. И сомнения у кадровика вполне обоснованны: трудовая где-то есть, а работник её просто не показывает. А потом выясняется, что работника уже несколько раз с разных мест увольняли по какой-то неприятной статье. Теперь довольно легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель не мог не передавать на него сведения в СФР (ПФР) о его стаже.

Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет. Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими. Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.

Подробнее: как получить выписку из электронной трудовой книжки

В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.

Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:

• укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
• в МФЦ;
• в Социальном фонде;
• на портале Госуслуг.

Информация о стаже формируется по форме СТД-Р. Эта форма и есть материализованное воплощение, собственно, электронной трудовой книжки. Она включает в себя следующую информацию (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»):

• СНИЛС;
• ФИО;
• место работы: наименование организации, её регистрационный номер страхователя;
• сведения о выполняемой работе и периодах деятельности: дата приема на работу, должность или профессия, сведения о переводах на другую постоянную работу, о приостановлении и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей увольнения);
• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
• информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной книжки или переходе исключительно на цифровой формат ведения сведений о работе.

Подробнее:

• как заполнить отчет СТД-Р;
• как, зная ИНН, узнать номер страхователя.

Какие документы понадобятся

Но вернемся к работодателю и разберемся, как оформить электронную трудовую книжку работнику и какие документы нужны для этого.

Необходимы только те документы, которые человек и так предъявляет при устройстве в организацию. Перечень этих документов закрытый, он определен в статье 65 ТК РФ. В частности, для заполнения формы ЕФС -1 потребуется паспорт (необходимо указать ФИО, дату рождения), СНИЛС и ИНН. С паспортом обычно вопросов не возникает, ИНН указывается при наличии. А вот со СНИЛС иногда появляются проблемы.

Например, иногда встает вопрос, как оформить электронную трудовую книжку новому сотруднику, если у него ещё нет СНИЛС.

С 01.04.2019 утратила силу ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которая полностью была посвящена порядку оформления СНИЛС. В настоящее время новые СНИЛС (зеленые пластиковые карточки) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР осуществляется по формам, утверждённым постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений».

То есть если у кандидата нет СНИЛС, то работодателю необходимо в рамках ч. 4 ст. 65 ТК РФ зарегистрировать этого работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Но без СНИЛС работодатель не сдаст ЕФС-1. Соответственно, для кадровика быстрее и удобнее будет отправить самого работника в МФЦ, чтобы он стал на учет самостоятельно. Таким образом, к моменту устройства кандидата на работу у него уже появится СНИЛС, так как работодателю оформить электронную трудовую без этого номера не получится.

• Илющенко Анна
  2023-05-12 10:48:19
  С 2020 года кадровики уже разобрались в том, как оформить переход на электронную трудовую книжку, но вопросы всё равно иногда возникают. Особенно если речь идет о некой нестандартной ситуации: например, если у работника нет СНИЛС (допустим, он иностранец) или есть сомнения по поводу предыдущего опыта работы.
• Андрей
  2023-05-16 13:36:00
  Добрый день! Может ли работодатель до приема конкретного человека проверить, где он работал ранее или будущий работник должен прийти на собеседование с уже распечатанной выпиской из электронной трудовой книжки?
• Валерия
  2023-05-17 06:33:40
  Работала на двух работах по совместительству. На одной была бумажная трудовая, на другой электронная. Сейчас уволилась с одной, как перенести запись теперь с электронной трудовой в обычную, или они и так будут суммироваться при расчёте стажа?
• Никита Костров
  2023-05-17 07:41:47
  Андрей, нет не может, можно распечатать и принести, хотя в общем то и не обязательно
• Никита Костров
  2023-05-17 07:44:35
  Валерия, что значит будут суммироваться? о чем речь?
• Ася
  2023-05-18 04:30:58
  В чем отличие трудовой книжки бумажной от электронной?
• Никита Костров
  2023-05-18 11:04:41
  Ася, в носителе
• Людмила
  2023-05-19 04:13:20
  Добрый день! А как быть, если моему сыну завели на месте работы электронную трудовую книжку, а через полгода он вспомнил, что после вуза он два года работал по трудовой, которая есть в бумажном виде. Можно ли добавить в электронную книжку этот стаж?
• Александр Шигаров
  2023-05-19 18:46:23
  Добрый день! При трудоустройстве на работу сказали, что заведут электронную трудовую книжку с первого рабочего дня. Я писал заявление о приеме, но больше нигде не расписывался. Через 2 месяца меня уволили как не прошедшего испытательный срок. В отделе кадров мне не ответили завели на меня трудовую или нет. Как узнать есть ли у меня трудовая?
• Наталья
  2023-05-20 05:34:09
  Здравствуйте. У меня есть бумажная трудовая книжка. Если я перейду на электронную книжку, смогу ли я опять через  какое -то  время вернуться  на бумажный вариант?
• Наталья
  2023-05-22 10:36:34
  После увольнения с работы обнаружила, что в электронной трудовой книжке предыдущий работодатель допустил ошибку. Сейчас я уже работаю на новом месте. К кому я могу обратиться для исправления ошибки? К предыдущему работодателю?
• Лидия Иванова
  2023-05-23 07:47:09
  Наталья, Не сможете
• Летисия Вита
  2023-05-23 13:20:03
  Добрый день! Если я много лет не работала официально, то есть ли шанс получить работу в государственной организации? Получается, что неофициальная занятость учитываться не будет?
• Лидия Иванова
  2023-05-23 14:47:08
  Летисия Вита, Как связано наличие официального стажа и трудоустройство?
• Инна
  2023-05-29 11:57:41
  Здравствуйте. Мне только два года до пенсии осталось. Электронной трудовой книжки у меня нет. Сейчас приходится менять место работы. Могу ли я отказаться от электронной книжки при приеме на новую работу? Просто хочется, чтобы все сведения были в уже в одной, бумажной книжке.
• Никита Костров
  2023-05-30 08:33:37
  Инна, можете, ваше право вести трудовую как хотите
• Ева
  2023-06-08 09:13:32
  Инна, Отказаться от электронной трудовой книжки нельзя, после того как работник отказался от ее бумажной версии (письмо Минтруда от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).
• Лена
  2023-06-30 12:36:30
  Подскажите, а если после трудовой деятельности открыла ИП и в нём работаю, как это отразить в электронной трудовой книжке? Все налоги плачу исправно