Рассчитываетесь наличными или безналично? Тогда вам точно нужен кассовый аппарат (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 54-ФЗ от 22.05.2003). Мы описали ситуации, когда нужна касса.
Кто обязан использовать кассовый аппарат
Практически весь бизнес. Принимаете расчеты наличными или безналично? Тогда вам точно нужен кассовый аппарат (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 54-ФЗ от 22.05.2003). Покупателя не устроил товар, и вам надо сделать возврат покупки? Проведите его через ККТ.
В таблице мы описали особые ситуации, как работать с кассой.
|
Что за ситуация |
Когда нужен или не нужен кассовый аппарат |
|---|---|
|
Расчеты с работниками |
Если платите зарплату, аванс, премию, матпомощь, то кассовый аппарат не понадобится. ККТ нужна, когда удерживаете средства из зарплаты работника за покупку товаров, работ, услуг, которые произвело ваше предприятие, — если такая реализация предусмотрена трудовым договором |
|
Выдача денег под отчет |
Тому, кто выдал подотчетные деньги, касса не нужна. А продавцу, который реализует товары подотчетнику, кассовый аппарат необходим для распечатки чека |
|
Выдача и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг |
В этом случае выдача займа — отсрочка или рассрочка по оплате, которую предоставили клиенту |
|
Передача покупателю подарка |
Операцию проводят через ККТ, если условие для подарка — приобретение товара на определенную сумму или покупка одного или нескольких продуктов. Поскольку у клиента есть встречное обязательство — это не дарение |
Вот кому еще надо применять кассовый аппарат:
- Ломбардам — когда кредитуют под залог вещей и когда хранят вещи клиентов.
- Комиссионерам — когда реализуют товары комитента, получают от него вознаграждение. А при передаче денег комитенту и получении денежных средств от комитента ККТ не нужна.
- Агентам — когда реализует товары принципала от своего имени.
- Принципалам — когда агенты действуют от их имени. Кассовый аппарат придется регистрировать принципалу, но он вправе передать зарегистрированную ККТ агенту. Но вся ответственность за неисполнении 54-ФЗ все равно лежит на принципале.
- Платежным агентам — когда принимают оплату от физлиц, в том числе через платежные терминалы.
- Страховым агентам-организациям — когда рассчитываются со страхователями.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, кто может работать без кассы, а для кого ее применение обязательно. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто может работать без кассового аппарата
Для некоторых сделали послабление — от кассовых аппаратов освободили:
- виды деятельности из п. 2 ст. 2 54-ФЗ: к примеру, ремонт обуви, сдача в аренду жилья, присмотр и уход за детьми и пр.;
- деятельность в отдаленных и труднодоступных районах;
- услуги по проведению обрядов, церемоний, реализация предметов религиозного культа;
- деятельность аптек и обособленных подразделений медорганизаций в сельской местности, но есть ряд условий (п. 5 ст. 2 54-ФЗ);
- деятельность банков;
- услуги ТСН и ТСЖ по их уставной деятельности;
- расчеты платежными поручениями;
- оплату за парковки и парковочные места, но при выполнении ряда условий (п. 10 ст. 2 54-ФЗ);
- услуги библиотек;
- услуги образовательных учреждений;
- услуги физкультурно-спортивных организаций;
- услуги домов учреждений культуры, культурно-досуговых центров и ряд других расчетов.
Полный перечень тех, кто сможет работать без кассового аппарата, — в статье 2 54-ФЗ.
Если вас освободили от кассового аппарата, то не используйте автоматическое устройство для расчетов. Исключение — торговые автоматы для продажи разливной питьевой воды и розничной продажи бахил (п. 8 ст. 2 54-ФЗ).
В таблице мы собрали виды деятельности, которые смогут работать без кассового аппарата.
| Вид деятельности | Допусловия для работы без кассового аппарата |
|---|---|
| Торговля (исключение — подакцизные товары) | |
| Продажа бумажных газет и журналов, продажа сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках |
Доля продажи газет и журналов — не менее 50 % Ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти в регионе Учет выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведут раздельно |
| Торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других торговых территориях |
Торговлю ведут не в находящихся в указанных местах торговли магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках и пр. Торгуют не на открытых прилавках внутри крытых рынков непродовольственных товаров. Реализуемых изделий нет в Перечне непродовольственных товаров, для которых обязательно применение кассового аппарата |
|
Разносная торговля продовольствием и непродовольственными товарами не в торговых сетях, пассажирских вагонах поездов, на борту самолетов:
|
Продаваемые товары не относятся:
|
| Продажа мороженного в киосках, безалкогольных напитков, молока и питьевой водой на розлив | |
| Продажа кваса, молока, растительного масла, живой рыбы, керосина из автоцистерн | |
| Сезонная продажа вразвал овощей, фруктов, бахчевых | |
| Продажа народных художественных изделий производителем | |
| Продажа бахил в розницу | |
| Работы, услуги | |
| Питание учащихся и работников в образовательных организациях |
Учреждение реализует основные общеобразовательные программы Питание организовывают во время учебных занятий |
| Ремонт, покраска обуви | |
| Изготовление и ремонт металлической галантереи, ключей | |
| Присмотр и уход за детьми, больными, престарелыми и инвалидами | |
| Вспашка огородов, распиловка дров | |
| Носильщики на вокзалах, в аэропортах, морских и речных портах | |
| Прочее | |
| Продажа ценных бумаг | |
| Прием стеклопосуды, утилизованного сырья от населения | Принимают не металлолом, не драгметаллы и не драгоценные камни |
Какие бывают контрольно-кассовые аппараты
Выбирайте ККТ, которая подходит под потребности вашего бизнеса. Вариантов несколько:
- Автономные кассы. Это кнопочные кассовые аппараты старого поколения. Несмотря на модернизацию по нормам 54-ФЗ, их функциональные особенности улучшились незначительно — память такой кассы до сих пор мала, а автоматическое обновление просто невозможно. Еще на автономный аппарат нельзя установить современные кассовые программы.
- Смарт-терминалы. Это современные и недорогие кассовые аппараты. Пользуются популярностью у малого бизнеса. По сути, это небольшой планшет со встроенным принтером и фискальным накопителем. Через терминал вы сможете даже распечатывать чеки. Технических ограничений у смарт-моделей нет, все обновления проходят автоматически.
- Фискальный регистратор. Это устройство для печати и отправки чеков, то есть не совсем кассовый аппарат. Регистратор подключают к рабочему компьютеру, ноутбуку или планшету, на котором и установлена программа для кассы.
- Облачная касса. Это кассы, которые располагаются в спеццентрах, работают удаленно и используются для онлайн-продаж. Пользователи берут их в аренду и подключаются к программе дистанционно.
- POS-системы. Это сложный многофункциональный терминал. Используется в крупных магазинах и супермаркетах.
По теме: как проверить ККТ по заводскому номеру в ФНС
Выбор кассового аппарата
Ваш выбор зависит от многих критериев — вида деятельности, места расчетов, участников расчетных операций. Разберемся по порядку.
Вот как влияет вид деятельности на выбор кассового аппарата:
- Если принимаете или выплачиваете деньги, то нужна касса, которая формирует бумажные чеки.
- Если оказываете услуги населению и работаете с бланками строгой отчетности, то нужна автоматизированная система для БСО. Такую систему включают в реестр ККТ. Но также вы сможете воспользоваться любой моделью ККТ.
- Если оказываете услуги по перевозке пассажиров, багажа, грузов и рассчитываетесь с использованием электронных средств платежа через автоматические устройства, то используйте специальную ККТ — она подходит только для этих расчетов.
- Если реализуете товары и проводите расчеты через автоматическое устройство, а внутри корпуса этого устройства есть оборудование для выдачи продукции, то используйте ККТ, которая подходит только для этих расчетов. Подакцизную продукцию и технически сложные товары продавать таким способом нельзя.
- Если продаете маркированную продукцию, вносите или направляете информацию о ней в системы маркировки, то понадобится кассовый аппарат, который в момент расчета формирует электронный запрос о коде маркировки и уведомление о реализации маркированного продукта. Еще требуется, чтобы касса передавала сведения оператору информационных систем маркировки ОФД. Эти требования не применяются в случаях из п. 7 ст. 2, п. 2.1 ст. 5 54-ФЗ.
- Если реализуете маркированный товар в районе без связи или на территории военных объектов, то используйте кассу с фискальным накопителем, который сам проверяет достоверность кодов маркировки по коду проверки. Исключения — ситуации из п. 2.1 ст. 5 54-ФЗ.
Место проведения расчетов тоже имеет значение при выборе кассового аппарата. Для расчетов в организации выбирают стационарную кассу. Для мобильных расчетов, к примеру через курьера, нужна портативная ККТ. А если собираетесь вести торговлю в интернете, то выбирайте облачную кассу или ККТ, которая предназначена только для онлайн-расчетов.
И еще один важный критерий выбора — присутствие в расчетах представителей организации. Если в них непосредственно участвует представитель продавца, то используйте стационарный или портативный кассовый аппарат. Если же представители продавца не участвуют в расчетных операциях — работайте с платежным терминалом или облачной кассой.
И не забывайте про требования, которые ввели для кассовых аппаратов, — ваша ККТ должна им соответствовать (ст. 4, 4.1 54-ФЗ):
- на корпус нанесен заводской номер;
- внутри корпуса есть фискальный накопитель и часы реального времени;
- в кассовый аппарат встроен принтер для печати чеков;
- в кассе есть программно-аппаратные средства, которые обеспечивают ее соответствие 54-ФЗ, кроме документов из п. 4.1 ст. 4.1 54-ФЗ;
- ККТ передает данные в фискальный накопитель и формирует электронные фискальные документы;
- кассовый аппарат принимает подтверждение оператора от техсредств ОФД и информирует об отсутствии такого подтверждения, сигнализирует о неисправностях в работе;
- ККТ ищет любой фискальный документ, который записали в накопитель, кроме документов из п. 4.1 ст. 4.1 54-ФЗ.
Если выбираете кассовый аппарат для расчетов за маркированные товары, то дополнительно изучите требования из п. 1, 1.1 ст. 4 54-ФЗ.
Стоимость кассового аппарата
И производителей, и моделей ККТ очень и очень много. Цена кассового аппарата зависит от его функциональных возможностей. Самые дорогие — POS-терминалы: их цена начинается от 30 000 рублей. Но они подходят только крупным ритейлерам, а малому бизнесу не нужны.
МСП чаще выбирают смарт-терминалы. Стоимость варьируется от 10 000 до 40 000. Опять же, все зависит от опций кассового аппарата. К примеру, ККТ с подключением к ЕГАИС и системам маркировки стоят дороже.
А если вам нужна облачная касса, чтобы вести бизнес в интернете, аренда обойдется минимум в 2000 рублей за месяц. Стоимость зависит от периода аренды: чем дольше, тем дешевле стоит месяц.
Кассовые аппараты и эквайринг
Бизнес заключает с банком договор обычного или интернет-эквайринга для безналичных расчетов через банковские карты покупателя. Суть договора эквайринга — компания оплачивает банку услуги по переводу безналичных расчетов по картам.
Если клиенты платят вам банковскими картами онлайн, то понадобится специальная онлайн-ККТ с функцией интернет-эквайринга. Такой кассовый аппарат предназначен только для безналичных расчетов в интернете. Кроме того, сможете применять эту кассу для банковских переводов, при оплате через электронный кошелек или через СБП по QR-коду. А вот использовать этот аппарат в режиме, который не предусматривает обязательную передачу электронных фискальных документов в ФНС через ОФД, нельзя (п. 1 ст. 4.3 54-ФЗ). Эквайринг-касса может не печатать чеки, но должна передавать их в электронной форме покупателям (п. 1 ст. 4, п. 5 ст. 1.2 54-ФЗ).
Можно ли арендовать кассовый аппарат
Да, бизнес арендует и обычные кассовые аппараты, и онлайн-кассы. Это довольно просто: достаточно заключить договор аренды и согласовать в нем все необходимые условия.
Существенное условие такого договора — его предмет (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Укажите все, что позволит определить имущество для аренды, права и обязанности сторон (ст. 606, 607 ГК РФ). И еще надо индивидуализировать кассовый аппарат, который передают по договору аренды: прописать его модель и уникальный заводской номер.
Вот пример формулировки в договоре:
Арендодатель обязуется предоставить Арендатору за плату во временное владение и пользование контрольно-кассовую технику (далее — ККТ):
Модель: Сириус-Б
Заводской номер: 031159180696
Обязательно пропишите в договоре:
- срок аренды кассы;
- порядок внесения арендной платы;
- обязанности сторон;
- ответственность за нарушение договора;
- порядок изменения, расторжения соглашения.
Как только получите в аренду кассовый аппарат, зарегистрируйте ее. Этим занимается именно арендатор, поскольку заявление на регистрацию надо подавать той компании или предпринимателю, которые непосредственно работают с ККТ (ст. 1.1, п. 2 ст. 4.2 54-ФЗ). Если арендуемая касса зарегистрирована на арендодателя, то он сначала снимает ее с учета и только потом передает арендатору.
Как зарегистрировать кассовый аппарат
Прежде чем работать с кассой и проводить оплату, зарегистрируйте аппарат в ИФНС. Сама процедура несложная и не займет много времени. По сути, от вас требуется только заполнить заявление и подготовить отчет о регистрации ККТ. Когда регистрационная процедура закончится, вам отправят карточку регистрации. Но обо всем по порядку.
Вот пошаговая инструкция по регистрации онлайн-кассы:
Шаг 1. Заполнить и подать заявление.
Заявление о регистрации ККТ подают в бумажном или электронном виде. Бумажный бланк приведен в приложении № 1 к приказу ФНС № ЕД-7-20/799@ от 08.09.2021. Порядок заполнения этой формы — в приложении № 5. Общие правила заполнения:
- Заявку подают отдельно на каждый кассовый аппарат.
- Заявление разрешают заполнить как на компьютере, так и от руки.
- Ошибки нельзя исправлять корректором. Двусторонняя печать заявки тоже запрещена.
- Заполнить надо все графы. Исключение — случаи, установленные порядком заполнения заявки. Учтите, что форма из приказа № ЕД-7-20/799@ общая и для регистрации, и для перерегистрации кассы. Если регистрируете аппарат, то не заполняйте поле «Код причины перерегистрации» и поля раздела 4.
Еще при регистрации не надо заполнять:
- иностранным компаниям и предпринимателям — ОГРН/ОГРНИП в верхней части каждой страницы заявки;
- поля для сотрудников налоговой — сведения о регистрации кассы в ИФНС, количестве страниц заявки и приложений к нему, дате представления и регистрации заявления;
- организациям и ИП, которые не применяют и не печатают БСО, — строку 150;
- если заявитель использует кассовый аппарат без передачи электронных фискальных данных в ИФНС — разд. 3, но тогда надо заполнить строку 170 «ИНН оператора фискальных данных» и проставить в ней нули.
По теме: что такое ОФД
Если заполняете форму из приказа № ЕД-7-20/799@ на компьютере, то используйте шрифт Courier New 16–18 размера. Если вручную — пишите слева направо заглавными печатными буквами. Если в заявке остаются пустые графы или поля, то поставьте в них прочерк.
Заявление на бумаге подают в любую налоговую — место регистрации значения не имеет. Есть несколько вариантов подачи:
- Представить лично налогоплательщиком. Дополнительно понадобится документ, который подтвердит полномочия заявителя. К примеру, для руководителя ООО это — приказ или выписка из протокола о его назначении.
- Подать через доверенного представителя. Но вместе с заявкой надо показать доверенность.
- Направить по почте. Отправьте письмо с описью вложений.
Другой вариант заполнения заявки на регистрацию кассового аппарата — онлайн-заявление в личном кабинете ККТ (это один из разделов ЛК налогоплательщика) на сайте ФНС. Такое заявление подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют налоговикам в электроном виде (п. 3 приложения к Приказу ФНС № ЕД-7-20/673@ от 19.07.2021, п. 9 Порядка из Приказа ФНС № ЕД-7-20/798@ от 08.09.2021).
Шаг 2. Получить регистрационный номер ККТ.
Налоговики выдают его максимум на следующий день после получения заявления. Вариант получения зависит от того, как подавали заявку:
- Лично в инспекции.
- По почте. Но надо учитывать, что регномер направят не позднее следующего рабочего дня после получения заявки.
- В кабинете ККТ. Регномер автоматически появится в личном кабинете.
Шаг 3. Сформировать и отправить отчет о регистрации ККТ.
Отчет по кассовому аппарату надо отправить максимум на следующий рабочий день после получения регномера. Регистрационный отчет формируется через фискальный накопитель. В ФН вносят:
- регномер ККТ;
- полное название организации или ФИО предпринимателя;
- сведения о кассовом аппарате, фискальном накопителе и другую необходимую информацию.
Отчет передают через кабинет ККТ, ОФД или на бумаге в налоговую инспекцию.
Шаг 4. Получить карточку регистрации ККТ.
Ее выдают в течение 10 рабочих дней с момента подачи регистрационного заявления (п. 7, 11 ст. 4.2 54-ФЗ). Форма карточки утверждена приказом № ЕД-7-20/799@. Если подавали бумажные регдокументы, то карточку тоже выдадут на бумаге.
Если же отправляли электронную заявку, то электронную карточку подпишут УКЭП и передадут через кабинет ККТ или ОФД. Когда вам понадобится бумажная форма регистрационной карточки, составьте произвольное заявление и передайте его лично или по почте в ИФНС. Карточку выдадут на руки заявителю или направят по почте в течение 5 рабочих дней.
Шаг 5. Зарегистрировать ККТ обособленного подразделения.
Если у организации есть обособки, то надо регистрировать и их кассовые аппараты. Процедура регистрации практически ничем не отличается, но есть особенности в заполнении заявления. В поле КПП на каждой странице указывают код обособленного подразделения. А саму заявку подписывает руководитель такого подразделения.
По теме: особенности применения онлайн-касс при УСН
-
Задорожнева Александра
2023-07-31 15:42:38Расчеты в отдаленных и труднодоступных местностях можно вести без ККТ. Но есть условия. Во-первых, региональные власти сами определяют, относится ли местность к отдаленной и труднодоступной, — города, районные центры, поселки городского типа к ним не относятся. Во-вторых, по требованию покупателя выдают документ с подтверждением факта расчета, обязательными реквизитами и подписью выдавшего лица. А в-третьих, продавец не использует автоматическое устройство для расчетов и не торгует подакцизными товарами.
