По прошествии 1 года (но не позднее 3 лет) с момента завершения делопроизводства потерявшая актуальность и нужность кадровая документация подготавливается к передаче на хранение в архив. Но не все ответственные за архивирование лица имеют практический опыт и знания порядка подготовки дел на хранение. Мы расскажем, как не нарушить обязательные условия хранения документов по личному составу.
Коротко о главном: 5 пунктов
- Существует четкий порядок для передачи дел в архив предприятия.
- Важно разработать внутренний документ, регламентирующий этот процесс.
- Необходимо ориентироваться на действующие нормативные акты и правила.
- Перед архивацией документов следует определить их значение и срок хранения.
- Правильное оформление и подготовка документов обеспечивает их сохранность.
НПА, закрепляющие порядок передачи кадровых документов в архив
В обязанности кадровой службы (или любого другого ответственного отдела/сотрудника) входит своевременная подготовка и передача дел в архив предприятия. Для того чтобы работник кадровой службы (ответственный работник) знал алгоритм работы с документацией, подлежащей передаче в архив предприятия, я рекомендую разработать внутренний локальный акт: Положение, Регламент, Инструкцию об архиве (называйте, как захотите). Этот внутренний локальный акт не является обязательным, но позволит избежать грубых ошибок при подготовке документации на хранение.
Внутренний локальный акт разрабатывайте, опираясь на положения:
- Приказа Росархива № 77 от 31.07.2023 (действует с сентября 2023 г., утверждает правила работы с архивными документами);
- Приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 (действует с февраля 2020 г., регламентирует сроки хранения документов в архиве);
- закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в РФ";
- номенклатуры дел предприятия.
Советуем прочитать: правила ведения архивного делопроизводства
Делюсь с вами образцом номенклатуры дел. Надеюсь, что кому-нибудь он упростит работу по подготовке документации по передаче на хранение в архив предприятия:
Подробнее: как составить номенклатуру дел организации
Вы вправе и не разрабатывать дополнительную нормативку в виде положения, регламента или инструкции. Но в любом случае обязаны при архивировании руководствоваться вышеперечисленными НПА.
Кстати, законодатели позаботились и о том, чтобы недобросовестные хранители кадровых документов несли административную ответственность по статье 13.20 КоАП:
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 3000 рублей; на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Какие кадровые документы передавать в архив
Кадровые документы — это те, которые отражают трудовые отношения работника и работодателя.
Приведу вам приблизительный список кадровой документации моего предприятия, которые я передаю на хранение в архив:
- приказы или распоряжения по личному составу (приемы, переводы, увольнения, отпуска и др.);
- трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении;
- личные дела и карточки Т2 уволенных работников (если ведете);
- должностные инструкции (при наличии);
- журналы учета приема, перевода (перемещения), увольнения работников (при наличии);
- журналы учета личных карточек, личных дел, трудовых договоров;
- книги (журналы) учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- подлинные невостребованные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства);
- перечни профессий (вредные и (или) опасные условия труда).
По теме: сроки хранения должностных инструкций
Список не исчерпывающий. Журналы регистрации приказов по личному составу, трудовых договоров и соглашений многие предприятия не ведут, равно как и не формируют личные дела. Отсутствует карточка по форме Т2, от которой тоже многие отказались. Поэтому делопроизводство того или иного предприятия формирует состав кадровых документов.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, каков порядок уничтожения документов в связи с истечением срока их хранения в архиве (структурном подразделении) организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Подготовка к передаче кадровых документов в архив
В архив предприятия передаются дела, хранящиеся больше 10 лет или постоянно. Основой передачи дел в архив является номенклатура дел кадровой службы. В ней отражена документация, подлежащая архивированию со сроками хранения.
Для удобства представим подготовку документации к передаче в архив предприятия поэтапно.
Этап 1
Проведите экспертизу ценности. Это значит, что вам необходимо выявить документы, которые хранятся:
- постоянно;
- долговременно — свыше 10 лет;
- временно — до 10 лет.
Кроме того, необходимо отобрать документы, срок хранения которых истек. В дальнейшем они должны быть уничтожены по акту.
Этап 2
Проведите полное оформление дел для сдачи в архив, а именно необходимо сделать: подшивку/переплет, нумерацию листов, составить лист-заверитель и внутреннюю опись, оформить обложку или титульный лист. Обычно оформление дела начинается с момента его заведения до передачи в архив по окончании календарного года. В деле все должно быть корректно оформлено и находиться в единственном экземпляре.
Оформление может быть полным или частичным (зависит от срока хранения). Но отделу по делам кадровой службы предписано полное оформление.
Этап 3
Подшейте каждое дело в соответствии с номенклатурой дел. Объем папки не должен превышать 250 листов. Если превышен допустимый объем дела, то сформируйте тома.
Сами документы подшивайте в дела строго по алфавиту, по дате издания и сроку хранения и только подлинники.
Обязательно удалите скобы, скрепки и другие металлические предметы.
Затем подшейте за левое поле, оставив возможность для чтения текста, виз и резолюций.
Может пригодиться: как прошить договор
Этап 4
Пронумеруйте каждый лист дела. Нумерацию проставьте черным графитным карандашом в правом верхнем углу каждого листа арабскими цифрами. Листы больших размеров нумеруются как 1 лист.
Листы томов каждого дела нумеруются отдельно.
Лист-заверитель дела и лист внутренней описи не нумеруйте.
Дело необходимо перенумеровать, если по какой-либо причине вы допустили много ошибок. Вам необходимо зачеркнуть предыдущий номер одной чертой и написать новый. Если ошибки незначительные, то используйте литерную нумерацию (например, 13а и т.п.).
Может пригодиться: как пронумеровать и прошнуровать журнал
Этап 5
Обложку, или титульный лист, сформируйте одновременно с подшиванием кадровой документации в дело. На ней укажите название предприятия и структурное подразделение, проставьте номер/индекс дела, заголовок и сроки хранения документов.
Этап 6
Подготовьте внутреннюю опись дела на отдельном листе по установленной форме и подпишите. Опись необходима для учета и облегчения поиска документов. Листы описи пронумеруйте отдельно.
Оформляется опись для дел:
- с кадровыми документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- заголовки которых не раскрывают содержание документа.
Этап 7
Составьте лист-заверитель на отдельном листе (форма утверждена «Основными правилами работы архивов организаций») и подпишите. В нем укажите цифрами и прописью пронумерованные листы дела, листы внутренней описи.
Подробнее: как правильно заполнить лист-заверитель для архива
Порядок передачи кадровых документов в архив
После проведения сложной работы по архивированию документов предстоит передача их в архив предприятия.
Архив предприятия обязан быть подготовлен и отвечать требованиям к хранению.
Помещение архива должно быть безопасным в противопожарном отношении, защищено от затопления и не иметь газовых и водонесущих трубопроводов.
При отсутствии окон необходимо обеспечить искусственную или естественную вентиляцию.
Внутренняя отделка помещения должна быть осуществлена с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
Для хранения кадровой документации следует установить стеллажи.
Грамотное ведение кадрового делопроизводства — это не только знание и соблюдение Трудового кодекса, но и знание, обеспечение правил хранения и своевременной сдачи кадровой документации в архив предприятия.
-
Родионова Ольга
2024-03-13 12:56:05Впервые я столкнулась с передачей кадровых документов в архив в 2020 году. Руководитель секретариата направила начальникам всех подразделений требование о подготовке номенклатуры дел каждого отдела.
Для службы кадрового администрирования я разработала номенклатуру, включив в нее все кадровые документы со сроками хранения, указав, каким документам нужна экспертиза ценности, отдельно вынесла информацию о кадровых документах «вредников» (у этих документов больший срок хранения) и многое другое. Готовила я номенклатуру, опираясь на Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019. Архивирование документов осуществляли сотрудники секретариата, применяя номенклатуры дел подразделений и действуя по рекомендациям Росархива.
