Перечень документов в личном деле сотрудника

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Заведение личных дел сотрудников — это инициатива компании, не требуемая законом, но важная для порядка в кадровой документации.
2. Несмотря на отсутствие прямой обязанности, неправильное ведение личных дел может привести к административной ответственности.
3. В личное дело включаются документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника, такие как трудовой договор и приказы.
4. Хранение персональных данных не связанных с работой, например, копий паспортов, может нарушать закон о персональных данных.
5. Личные дела должны храниться отдельно и в соответствии с установленными правилами, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Обязательно ли вести дела на сотрудников

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И неудивительно: закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И на первый взгляд кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2024 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации, чтобы оценить, насколько в вашей компании правильное оформление личных дел работников в 2024 году.

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос, что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону в 2024 году, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок составления и состав личного дела установлены только для госслужащих (закон № 79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента № 609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ № 609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2024 году, если он является государственным служащим (п. 16):

• заявление о приеме на работу;
• анкета;
• копия паспорта;
• копии актов гражданского состояния;
• копии документов воинского учета;
• копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Может пригодиться: как составить согласие на обработку персональных данных

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

• страницы паспортов;
• свидетельства о присвоении ИНН;
• карточки СНИЛС;
• свидетельства о браке и рождении детей;
• военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

За это предусмотрен административный штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФот 2000 до 6000 руб. на граждан, от 10 000 до 20 000 руб. — на должностных лиц и от 60 000 до 100 000 руб. — на юридических лиц. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае не оправдание.

Надо знать: ответственность за разглашение персональных данных

Что допускается хранить в деле с согласия работника

Указав то, что должно быть в личном деле сотрудника в 2024 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, то наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается и документов:

• об образовании;
• о повышении квалификации;
• об отсутствии судимости;
• аттестационных листов;
• характеристик с прошлых мест работы.

Может пригодиться: как проверить диплом на подлинность

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Подробнее: как хранить трудовые книжки

Как правильно вести личные дела работников

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить документы в личном деле сотрудника

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения Закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого необходимо в целях обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел сотрудников (по нормам делопроизводства):

• на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
• каждый лист нумеруется;
• документы подшиваются в хронологическом порядке;
• сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
• максимальное количество листов в одном томе — 250;
• каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

• ирина
  2021-09-01 10:34:07
  а если сотрудник уволился и личное дело закрыли, а он вернулся через 2 месяца, можно личное дело продолжить?
• Никита Костров
  2021-09-01 11:19:18
  ирина, смотрите что написано в ваших ЛНА по этому поводу, можно вернуть, можно заново начать
• Стелла
  2021-09-08 07:42:43
  Имев опыт работы кадрах и с личными делами, могу однозначно сказать, что копии этих документов нужны постоянно, то головной организации, то подрядчикам, то на обучение людей отправить, и везде нужны сканы документов. Мы постоянно их использовали в работе. Как себе Роструд представляет не хранить эти документы. Или завести отдельный шкаф для них, чтобы хранить тайно??
• Дурдом
  2021-09-20 17:45:01
  Нельзя держать копия военного билета... а для воинского учета мы обязаны держать копию военного билета... И что делать?
• Никита Костров
  2021-09-20 17:46:57
  Дурдом, инфу из военного билета переписать в Т-2
• Никита Костров
  2021-09-20 17:49:03
  Стелла, роструд себе мало что представляет, да, это как вариант, сделать отдельное место, которое никому не показывать, выездные проверки выемку документов не делают, а когда делают, то вопрос персональных данных как правило не стоит
• ы
  2022-12-17 16:14:28
  Имев опыт работы кадрах и с личными делами, могу однозначно сказать, что копии этих документов нужны постоянно, то головной организации, то подрядчикам, то на обучение людей отправить, и везде нужны сканы документов. Мы постоянно их использовали в работе. Как себе Роструд представляет не хранить эти документы.Статья достаточно информативна, что вследствии дает понять, что и где может пригодится в дальнейшем. Текст мне понравился и был полезен , автор однозначно потрудился.